Votre patron, vos collègues, vos clients… tant de demandes et si peu de temps! Le temps, c’est comme si on n’en avait jamais assez. Pourtant, dans bien des cas, ce n’est pas le manque de temps qui nous stresse, mais bien les attentes exagérées.
La gestion du temps au travail est une habileté qui s’acquiert. Une fois maîtrisée, elle vous rendra plus efficace et productif, sans sentiment de surcharge.
Cela passe par l’élimination des « grugeurs de temps », comme les interruptions et les distractions et ainsi que par l’établissement de priorités. Ensuite, il s’agit de s’en tenir à ces priorités et d’avancer, mais pour cela, il faut aussi apprendre à dire non.
Dans nos formations en gestion du temps, la plupart des participants hésitent, voire s’opposent, à l’idée de dire « non ». Leurs commentaires ressemblent souvent à ceci :
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« On me paie pour faire ce que mon directeur me demande. » - « Mais j’aime aider les autres! »
- « Bien sûr! Je vais me retrouver au chômage! »
- « Si je dis non à mes collègues, ils me tourneront le dos quand j’aurai besoin d’eux. »
- « Je me sens coupable de dire non. »
- « Je doute que ça fasse de moi le meilleur choix pour une augmentation ou une promotion. »
- « Il y aura un gros NON sur ma prochaine évaluation de rendement. »
Ce sont toutes de bonnes raisons d’accepter un nouveau mandat ou une nouvelle échéance, mais à force de tout accepter, vous en viendrez rapidement au point où vous tenterez d’en faire trop. Rendu là, votre surcharge de travail deviendra source de stress, ce qui affectera votre bien-être physique et mental, réduisant d’autant votre efficacité et votre productivité.
Dire non n’est pas toujours facile, surtout si vous avez l’habitude de toujours dire oui, d’autant plus si les autres sont habitués à ce que vous tentiez de tout faire.
Dire oui a ses avantages! Une bonne gestion de votre temps et de vos mandats peut être source de satisfaction personnelle, en plus d’ouvrir la voie aux promotions, bonis et augmentations. Par contre, dire oui devient un problème lorsque vous le faites pour tout et pour tous, sans égard à votre charge de travail.
Penchons-nous sur les raisons qui, à ce jour, vous ont poussé à dire oui :
1. Vous dites oui automatiquement sans vraiment réfléchir à ce qui vous est demandé.
Prenez l’habitude d’étudier chaque demande avant de l’accepter, peu importe la personne qui demande et ce qui vous est demandé. Ainsi, vous choisirez consciemment ce que vous êtes prêts à laisser tomber afin d’accepter la tâche supplémentaire.
2. Vous dites oui pour des motifs personnels.
Les motifs les plus répandus sont la culpabilité, la peur du rejet et le désir de plaire. Il se peut que vous disiez oui à cause de ce que cela vous procure (le sentiment d’être utile) ou parce que c’est la solution la plus simple (éviter de confronter la personne qui demande). Vous souciez-vous de ce que les autres pensent de vous? Qu’est-ce que dire oui vous apporte? La reconnaissance, le respect, l’estime?
Ce sont là de vraies barrières, de vraies peurs et de vrais sentiments, mais à quel prix?
Il faut comprendre que chaque fois que vous dites oui à une nouvelle tâche, vous dites non à vos priorités personnelles ou à un engagement antérieur. En tentant d’en faire trop à la fois, vous risquez la réputation de ne pas tenir parole ou d’être toujours en retard. Qu’adviendra-t-il alors de tous ces motifs qui vous poussaient à dire oui? C’est ce qu’on appelle SUR-PROMETTRE ( faire croire qu’on peut le faire) et SOUS-LIVRER ( décevoir plus tard).
Voici quelques trucs pour dire non :
- « Oui, je peux m’en charger, mais il faudrait que ce soit à la place du mandat que tu m’as confié hier. »
- « Je ne peux pas m’en charger maintenant, mais je pourrais le faire la semaine prochaine. Est-ce que cela t’irait? »
- « J’ai déjà pris beaucoup d’engagements envers les autres; en acceptant autre chose, je me mettrais dans le pétrin. »
- « Bien sûr que je peux t’aider, mais le travail pour lequel je t’ai dit oui hier devra attendre. Est-ce que cela te convient? »
- « Je n’ai pas mon agenda sur moi. Est-ce que je peux te revenir là-dessus? »
- « Non, je ne peux pas, mais peut-être que Michel peut te donner un coup de main. »
- « Je n’ai pas le temps de te parler maintenant, mais je peux te rappeler plus tard aujourd’hui ou encore demain. »
- « Je peux bien réécrire la proposition pour toi aujourd’hui, si c’est ce que tu souhaites, mais je n’aurai pas le temps de terminer la facturation. »
- « Si je fais ton travail, ça va retarder le travail que je fais déjà pour Marie. Vas-tu lui expliquer la situation? »
En théorie, vous ne répondez pas non, vous expliquez simplement les conséquences qu’entraînerait votre oui. À partir de là, vous pouvez déterminer ensemble les tâches qui sont prioritaires et celles qui peuvent attendre, voire être abandonnées. Vous pouvez aussi dire non tout en aidant la personne à se débrouiller autrement.
N’inventez pas d’excuses. Soyez honnête et direct. Justifiez votre non, pour ne pas paraître bête ou agressif. Ainsi, les gens ne vous en voudront pas de leur dire non et vous ne décevrez personne en disant oui sans pouvoir tenir promesse.
Nous avons pu le constater à maintes reprises dans nos formations : dire «non» entraîne une satisfaction exceptionnelle à la longue. Essayez-le. C’est ce qu’on appelle SOUS-PROMETTRE et SUR-LIVRER!