L’étiquette des communications modernes (Partie II)

Une bonne étiquette professionnelle vous aide à bâtir votre leadership, vos affaires et votre carrière. Elle peaufine les habiletés requises pour offrir un service exceptionnel. Sans étiquette, vous limitez votre potentiel, vous jouez votre image et vous mettez en danger les relations qui sont essentielles au succès de votre entreprise.

Notre numéro de juin vous présentait quelques lignes directrices et quelques trucs pour utiliser convenablement les outils traditionnels et électroniques de télécommunication. Dans ce numéro, nous concluons le sujet en abordant le téléphone cellulaire, le courriel, la conférence téléphonique et la visioconférence.

Le téléphone cellulaire

• Pour plusieurs professionnels, le téléphone cellulaire est un outil indispensable. Malheureusement, lorsque l’on utilise un cellulaire, c’est fort probablement que l’on est à l’extérieur du bureau et que l’on est occupé à autre chose, que ce soit conduire, monter à bord d’un avion, etc. Soyez conscient que votre interlocuteur n’est peut-être pas intéressé à obtenir une description de tout ce que vous faites pendant votre appel.
• Évitez de parler en conduisant. Il vous impossible d’accorder toute votre attention à votre interlocuteur. Les gens sont capables de détecter quand la personne à qui ils parlent ne les écoute pas vraiment. Rappelez-vous qu’il vaut mieux arrêter la voiture pour faire un appel. Ainsi, la conversation sera soutenue et vous serez en mesure de communiquer plus efficacement.
• N’émettez aucun commentaire sur la circulation, à moins que vous ayez à expliquer votre retard. Ne faites jamais un appel alors que vous êtes sur le point de passer dans un tunnel ou sous un viaduc. Votre interlocuteur trouvera irritant d’avoir à soutenir une conversation avec quelqu’un dont la voix a des ratées.
• Lorsque vous êtes en réunion ou à un repas d’affaires, fermez votre cellulaire ou, du moins, réglez-le pour vibrer au lieu de sonner. S’il vous faut répondre, allez dans un endroit retiré et soyez bref.
• Ayez conscience du volume de votre voix lorsque vous parlez au cellulaire dans un lieu public. Éloignez-vous à une distance d’au moins deux longueurs de bras des gens qui vous entourent (ou quittez la pièce, si possible).
   

Le courriel

• Rappelez-vous qu’un courriel est ni plus ni moins qu’une courte lettre. Appliquez les mêmes règles d’écriture et soignez votre grammaire et votre orthographe, par courtoisie professionnelle.
• Donnez à la ligne « sujet » un contenu précis. Il s’agit souvent du seul indice au sujet du contenu dont dispose le destinataire lorsqu’il classe et parcourt son courrier.
• Ne faites pas suivre (transférer) des messages comportant deux pages d’informations de transmission avant d’en venir au contenu du message. Supprimez les renseignements superflus (« Mémo à », sujet, adresses, dates) du message à faire suivre.
• Lorsque vous répondez à une question, copiez la question dans votre courriel, puis insérez votre réponse. Il n’est pas nécessaire de cliquer chaque fois sur « répondre », mais n’envoyez pas un message comportant le seul mot « oui ». C’est trop direct et cela embrouille le destinataire.
• Adressez et signez vos courriels. Même si ces renseignements sont inclus dans les champs « À » et « De », souvenez-vous que vous vous adressez une personne et non pas à un ordinateur.
• N’ÉCRIVEZ PAS EN MAJUSCULES, c’est l’équivalent électronique de crier. En plus, vous paraissez trop lâche pour écrire correctement.
• La transmission de blagues, de pourriels et de notes personnelles représentent généralement plus de courriels que ceux ayant un lien direct avec le travail. Souvenez-vous que vos courriels sont des exemples de votre correspondance professionnelle.

La conférence téléphonique

• Présentez tous les participants au début de l’appel, afin que tous sachent quelles sont les personnes présentes.
• Étant donné que vous n’êtes pas en mesure de voir le langage corporel et les signes non verbaux des autres participants, vous devrez compenser en communiquant d’une manière très claire.
• Faites attention à ne pas interrompre quelqu’un accidentellement et à ne pas ignorer l’un des participants simplement parce que vous ne pouvez pas le voir.
• Ne placez jamais quelqu’un sur le haut-parleur du téléphone sans lui avoir demandé la permission au préalable.

La visioconférence

• Écoutez attentivement; un délai d’une demi-seconde dans la transmission peut devenir déroutant.
• Gardez à l’esprit que vos interlocuteurs ne vous voient pas bien. Vos mouvements excessifs et certains gestes peuvent ne pas apparaître sur leurs écrans.
• Comportez-vous comme si tous les participants se trouvaient dans la même pièce. Vous n’êtes pas invisible et vos interlocuteurs ne sont pas sourds.

La communication par cyberespace n’est pas un substitut à la communication humaine. Elle ne remplace pas la rencontre en chair et en os, la lettre détaillée ou la conversation interactive. Une note de remerciement manuscrite ou dactylographiée et envoyée par la poste est toujours la bienvenue.