Déléguer consiste à modifier la contribution du collaborateur en lui confiant une activité (mission/projet) et les moyens pour l’accomplir. C’est un contrat dont l’objet est le transfert, limité dans le temps, d’un pouvoir d’autonomie sur une activité dont on a la responsabilité.
En bref, déléguer signifie :
- Confier une activité orientée vers un objectif ;
- Donner les moyens pour réussir ;
- Garder son entière responsabilité.
La délégation n’est pas un moyen de se débarrasser d’une tâche désagréable ou ingrate, ni le déversement d’un excès d’activités sur les membres de son équipe, ni un ordre ou une simple attribution d‘exécution d’une tâche. La délégation n’est surtout pas l’abdication de sa responsabilité vis-à-vis la mission.
La délégation est une composante essentielle des relations humaines interdépendantes, elle libère le pouvoir, les ressources et les responsabilités des membres de l’équipe et encourage la prise en charge, l’engagement et l’atteinte des résultats souhaités; c’est l’art d’habiliter les gens à l’action.
Pourquoi déléguer?
Peu importe vos talents, votre discipline et votre ambition, il arrive un moment où l’on peut plus tout faire soi-même, et il devient nécessaire d’inclure (et d’intéresser!) d’autres individus afin d’atteindre les résultats souhaités et maintenir une productivité maximale. La délégation est le moyen d’y parvenir.
La délégation porte la productivité au-delà des aptitudes et des connaissances individuelles, elle permet à vos efforts aussi bien qu’à votre vision et vos buts de proliférer.
Savoir déléguer est une compétence essentielle pour tous ceux qui ont d’autres individus sous leur responsabilité.
Déléguer est un moyen de:
- Gérer efficacement son temps
- Former et motiver son équipe
- Accroitre stratégiquement la productivité de son organisation
En bref : Délégation = Efficacité
Une délégation efficace transmet le message suivant : Passez à l’action, vous avez le talent qu’il faut.
Processus de la mise en place d’une délégation
La chronologie est la dimension essentielle sur le plan méthodologique. Passer de la décision de déléguer à la fin de la tâche, implique de passer par un certain nombre de phases successives, selon un enchainement rigoureux, qui ne peuvent être évitées sans séquelles. Vous devrez y consacrer un temps proportionnel à l’ampleur et aux enjeux de la mission.
Phase 1 – Décision de déléguer
Pour être réussie, une délégation doit être préparée en amont, cela suppose de prendre un recul sur les objectifs, les résultats souhaités et les éventuels collaborateurs. La Phase 1 vous permet d’analyser ce que vous voulez déléguer et à qui.
Phase 2 – Préparation des modalités
Après avoir choisi ce qu’on veut déléguer et à qui on veut le déléguer, on doit définir avec précision le cadre et les modalités de la délégation.
Phase 3 – Présentation et attribution de la délégation
Une fois qu’on sait précisément ce qu’on veut déléguer et comment on souhaite organiser la délégation, on présente son projet au collaborateur et on incite l’implication, l’engagement et l’assurance que les résultats souhaités seront atteints. Il faut maintenant préparer votre rencontre de délégation. Cette phase, même si elle garde une dimension opérationnelle, à une dominance relationnelle.
Phase 4 – Implantation
Lorsque l’on s’est mis d’accord sur les objectifs, les actions à entreprendre et les modalités de réalisation, il faut mettre en place un suivi pour s’assurer de son bon déroulement et remédier à des éventuels dérapages.
Phase 5 – Exécution
Une fois la délégation implantée, le délégateur doit laisser le délégataire mener sa mission en maintenant un encadrement.
Phase 6 – Validation
Après avoir accompagné avec succès le délégataire tout au long du processus de délégation, il est temps de valider les résultats, de conclure et d’intégrer la mission au poste du délégataire.
Les bonnes attitudes de délégation
Voici plusieurs actions que vous pouvez utiliser régulièrement afin d’établir un environnement de délégation efficace :
- Permettez aux autres de prendre des décisions et ils s’engageront davantage.
- Donnez le sentiment d’appartenance à autrui et il adhérera à votre vision et votre plan d’action.
- Pensez et parler en « nous », non seulement en « moi »
- Reconnaissez que les erreurs font partie du processus d’apprentissage.
- Apprenez à connaître vos forces et vos limites personnelles.
- Incluez le nom de tous ceux qui ont contribué aux projets dans les rapports mémoires et autres communications.
- Communiquez continuellement et réitérez la raison pour laquelle vous travaillez ensemble.
- Soyez disponible pour les autres; en même temps, encouragez l’ingéniosité, la créativité et l’engagement.
Si vous n’avez pas encore développé l’habitude de déléguer, vous expérimenterez probablement un certain inconfort lorsque vous déléguerez des tâches que vous accomplissiez auparavant. Apprendre à déléguer exige de modifier des attitudes et des habitudes de pensée qui sont souvent enfouies profondément.
Rappelez-vous, le plus grand obstacle à l‘habitude est l’habitude elle-même. Résistez à la tentation de ne pas déléguer simplement parce que vous vous sentez inconfortable au début. Plus vous déléguerez, plus il devient facile de déléguer. Avec le temps, choisir de déléguer des activités et de donner du pouvoir à autrui apporte des résultats accrus.
