Trucs & Astuces #355 - Réparez vos vitres brisées

Dans le domaine policier, il existe une théorie dite "de la vitre brisée", selon laquelle nous sommes influencés par notre environnement. Ainsi, si dans un quartier on constate des délits mineurs comme des graffitis ou du vandalisme et que ceux-ci ne sont pas corrigés, les habitants de ce quartier auront plus tendance à enfreindre des lois plus importantes. Mais si l'on remédie à ces infractions mineures, alors les gens commenceront à mieux se comporter.

Cette hypothèse s'applique également à votre travail. Il y a des petits indicateurs de désordre qui soulèvent en nous le sentiment que les choses sont hors de contrôle.

Même si le déclic est simplement une pile de projets sur notre bureau, cela déclenche des sentiments plus intenses - culpabilité, défaite ou impression d'inefficacité.

Votre vitre brisée est peut-être un bureau encombré, une boîte courriels pleine de messages non traités, ou encore une pile de documents non classés. Quelle qu'elle soit, elle sape vos objectifs car elle vous donne une impression de chaos.

Réparer une vitre brisée, en revanche, est libérateur. La tâche prend une charge symbolique. Vous ne faites pas que classer des courriels que vous êtes supposé classer - c'est comme si vous faisiez le premier pas de tous les pas que vous êtes supposé faire.

Les choses que nous négligeons - ou décidons de ne pas faire - infuencent nos perspectives et leurs résultats. Alors trouvez votre vitre brisée et allez la réparer!

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Tips & Co. #355 - Fix your broken windows

 

There’s a concept in law enforcement known as the broken windows theory, which says that we take cues from our environment – so if a neighborhood shows evidence of minor lawbreaking, like graffiti or vandalism, and these things go unchecked, people in that neighborhood become more likely to break bigger laws. But if you address these minor infractions, people start behaving better.

That concept applies to your work as well. There are small indicators of disorder that unleash in us a feeling that things are out of control. Even if the trigger is just a stack of unfinished projects on our desk, that feeling triggers bigger feelings – namely guilt, defeat or a sense of ineffectiveness.

Maybe your broken window is a cluttered desk, an inbox full of unanswered email, or a pile of unfiled documents. Whatever it is, it undermines your goals because it gives you a sense of chaos.

The act of fixing broken windows, however, is liberating. The task takes a symbolic weight. It doesn’t just feel like you’re sorting the emails you’ve been meaning to sort – it feels like you’re taking the first step toward doing everything you’ve been meaning to do.

The things we neglect – or decide not to do – influence our outlook and its outcome. So, find your broken window, and go fix it!

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Tips & Co. #354 - A common code for headphones

In an open work environment, it is sometimes difficult to focus. Put on noise-canceling headphones for times when you are working on a task that requires concentration. Earphones serve as a visual cue to your colleagues so they do not bother you unless absolutely necessary.

Have a common "code" that symbolizes the unavailability.

Example:

  • Two earpieces mean "Leave me alone. I'm focusing."
  • Only one earpiece means "Ask before interrupting me."
  • Without earphones means "You can interrupt me."
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Trucs & Astuces #354 - Un code commun pour les casques d'écoute

Dans un environnement de travail ouvert, il est parfois difficile de se concentrer. Mettez des casques d'écoute antibruit pour les moments où vous travaillez sur une tâche nécessitant de la concentration. Les écouteurs servent de repère visuel à vos collègues pour qu’ils ne vous dérangent pas sauf si cela est absolument nécessaire.

Ayez un « code » commun qui symbolise la non-disponibilité.

Exemple :

  • Deux oreillettes signifient « Laissez-moi tranquille. Je me concentre. »
  • Une oreillette seulement signifie « Demandez avant de m'interrompre. »
  • Sans écouteurs signifie « Tu peux m’interrompre »
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Demonstrating Courtesy and Respect in the Workplace

Do good manners at work really matter? Should you really be expected to be polite all the time, or can you bend the rules in the name of efficiency and productiveness? The answers are yes, yes, and no!

Most people don’t intend to be rude or discourteous. In an attempt to be efficient and productive we sometimes forget to consider the impact of our behaviours on our colleagues. Courtesy and respect towards others should be standard behavior in every workplace, regardless of role, rank, stress or circumstances.

The following actions help ensure a respectful, civil, considerate, professional workplace. These might all be evident behaviours for you, but for those that have forgotten …here is a work etiquette 101 crash course:

  • Be cordial – Greet people when you arrive, when you leave, when you pass in the hall or when you encounter them in the elevator. A simple "Good morning", "Hello", "Goodbye" or "Goodnight” will do. Look them in the eye. Make an effort to exchange polite conversation and shake hands when you're introduced to someone. You don’t have to get into a long conversation, but simply acknowledge that a person exists.
  • Be polite – Hold doors (even the elevator) for people. If you're asking for something, or asking someone to do something, say "please." If someone does something for you, or gives you something, say "thank you." Say "Excuse me." if you want someone to get out of your way, if you bump into someone, if you walk between two people having a conversation, or if you need to interrupt a conversation.
  • Be tactful – Avoid being blunt. Say "I'm sorry" if you intentionally or unintentionally hurt someone. Sometimes we are rude or grumpy when we are tired, rushed or having a bad day, and then when we realize we have made a mistake, we are too embarrassed to apologize and we just continue on as though nothing has happened. Don't do that. Take a moment to own up and make verbal amends. Don’t mock or belittle colleagues, not tell offensive jokes that sting.
  • Be considerate – Respect personal space and belongings, don't help yourself to things that aren't yours. Don't barge into someone’s workspace without knocking or announcing yourself, and don't interrupt when other people are having a private conversation. Clean up after yourself. Wipe crumbs from the counter and splatters from the microwave. Replace the ink cartridge, clear the paper jam or fill the paper tray if you are the last one using the printer. Make a fresh pot of coffee if you poured the last cup. Leave the conference room clean when you leave.
  • Be thoughtful – Acknowledge remembrances and celebrations (Birthdays, anniversaries) and be attentive to a colleague’s state of mind and health (Sickness, condolences, personal challenges).
  • Be inclusive – Avoid forming cliques that might exclude people, giving colleagues the silent treatment or speaking to people in a condescending way. Those are forms of bullying. Encourage healthy relationships in the office.
  • Be attentive – Don't check your phone in meetings or when someone is talking to you, not even a peek from time to time. Look at the person who is talking to you, stop texting or typing on the keyboard and turn away from your computer screen. Pay full attention to the person in front of you.
  • Be punctual – Demonstrate professional courtesy by showing up on time and respecting deadlines. Being late sends the message that you don’t have respect for other people's time or schedules.
  • Be neat – Your work, workspace and your appearance should always be orderly. Being untidy, cluttered and unkept sends a message that you don't really care how you look or whether it brings down the professional image of the office.
  • Be discreet – Keep your voice down and your personal phone calls private and wear headphones if you're playing music at work. If you have an open-space set-up don’t have calls on speaker phone. Be a good neighbor!
  • Be gracious – Listen more than you speak. Pay attention when co-workers are talking to you. Don't interrupt people when they're speaking. Let them finish. If you must interrupt, say "excuse me," or if you catch yourself after the fact, say "Sorry for interrupting you." Don’t make personal remarks about someone’s appearance or clothing. Keep judgmental or nasty comments to yourself and avoid gossiping and talking behind someone's back. Sharing credit, humbling asking questions, acknowledging others and smiling all have positive impacts and demonstrate civility.
  • Be decent – Leave the personal grooming for home. Don’t floss, clean your ears, give yourself a manicure, put on make-up or clip your nails at the office. Personal grooming should be done at home or at least in the bathroom.

Demonstrating workplace courtesies, it’s not about simply being nice, it’s about the effect you have on your colleagues and your workplace. Incivility makes people less motivated and decreases work performance whether you are the one experiencing the incivility or witnessing it. Being unaware or uncaring of your behaviour will eventually create an unproductive, toxic and hostile environment. There's no excuse for discourtesy in the workplace. Ralph Waldo Emerson said, “there is always enough time to be courteous.” Take the time. Be mindful of it. The results — a productive, pleasant, creative, helpful, happy and healthy workplace for everyone.

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Faire preuve de courtoisie et de respect en milieu de travail

Les bonnes manières sont-elles importantes au travail? Devrait-on vraiment s'attendre à ce que vous soyez poli tout le temps, ou bien les règles sont-elles flexibles pour des questions d'efficience et de productivité? Les réponses sont : oui, oui et non!

La plupart des gens n'ont pas l'intention d'être impoli ou peu courtois. La volonté d'être efficient et productif nous fait parfois oublier de prendre en considération l'impact de nos comportements sur nos collègues. Courtoisie et respect envers les autres devrait être un comportement de base en milieu de travail, indépendamment du poste, du titre, du stress ou des circonstances.

Les comportements suivants aident à assurer un milieu de travail respectueux, civilisé, avenant et professionnel. Cela peut vous paraître évident, mais pour celles et ceux qui ont besoin d’un petit rappel… Voici un cours 101 sur l’étiquette au travail :

  • Soyez cordial – Saluez les gens lorsque vous arrivez, lorsque vous partez, quand vous les rencontrez dans les couloirs ou dans l’ascenseur. Un simple « Bonjour », « Salut », « Au revoir », « Bonne soirée » suffit. Regardez-les dans les yeux. Faites un effort pour échanger quelques amabilités et serrez la main d’une personne que l’on vous présente. Pas besoin d’entamer une longue conversation, mais n’ignorez personne.
  • Soyez poli – Tenez la porte aux gens (ou retenez celle de l’ascenseur). Si vous demandez quelque chose ou si vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose, dites « S’il vous/te plait ». Si quelqu’un vous donne ou fait quelque chose pour vous, dites « Merci ». Dites « Excusez-moi » ou « Pardon » si vous bousculez quelqu’un, s’il est sur votre passagesi vous passez entre deux personnes qui sont en train de discuter ou encore si vous interrompez une conversation.
  • Ayez du tact – Évitez d’être brutal. Dites « Je suis désolé » ou « Je vous/te prie de m’excuser » si vous avez heurté quelqu’un intentionnellement ou pas. Nous sommes parfois discourtois ou de mauvaise humeur lorsque nous sommes fatigués ou lorsque la journée est difficile, et réalisons alors que nous avons fait une erreur. Mais il arrive que nous soyons trop gênés pour nous excuser et continuons alors comme si rien ne s’était passé. Ne faites pas cela. Prenez le temps d’avouer votre tort et présenter des excuses. Ne vous moquez pas, ne rabaissez pas vos collègues et ne faites pas de plaisanteries qui risqueraient de les offenser.
  • Soyez prévenant – Respectez les espaces et les effets personnels de chacun, ne vous servez pas des choses qui ne vous appartiennent pas. Ne faites pas interruption dans l’espace de travail de quelqu’un sans frapper ou vous annoncer, et n’interrompez pas des personnes ayant une discussion privée. Nettoyez après votre passage. Enlevez les miettes du comptoir et les éclaboussures du micro-ondes. Remplacez la cartouche d’encre lorsque c’est nécessaire, enlevez le bourrage papier ou remettez du papier si vous êtes le dernier à utiliser l’imprimante. Refaites du café si vous vous servez la dernière tasse. Laissez la salle de conférence propre lorsque vous la quittez.
  • Soyez attentif – Souvenez-vous des événements spéciaux (fêtes, anniversaires de travail) et soyez soucieux de la santé et de l’état d’esprit de vos collègues (maladies, deuils, défis personnels), sans être envahissant.
  • Soyez inclusif – Évitez de former des groupes qui pourraient exclure les autres personnes, d’imposer le « traitement silencieux » à des collègues ou parler aux autres de façon condescendante. Ce sont des formes d’intimidation. Encouragez des relations de travail saines au bureau.
  • Soyez attentif – Ne vérifiez pas votre téléphone lors de réunions ou lorsque quelqu’un vous parle, pas même un coup d’œil de temps en temps. Regardez la personne qui vous parle, arrêtez de texter ou de taper sur le clavier et détournez-vous de votre écran d’ordinateur. Accordez toute votre attention à la personne qui s’adresse à vous.
  • Soyez ponctuel – Faites preuve de courtoisie professionnelle en vous présentant à l’heure et en respectant les dates limites. Être en retard envoie le message que vous ne respectez pas l’horaire des autres ou leur calendrier.
  • Soyez ordonné – Votre travail, votre espace de travail et votre apparence devraient toujours être impeccables. Être désordonné, encombré, négligé, envoie le message que votre apparence vous importe peu, même si celle-ci nuit à l’image professionnelle de votre lieu de travail.
  • Soyez discret – Ne parlez pas trop fort, gardez vos appels personnels privés et portez des écouteurs pour la musique. Si vous travaillez dans un espace à aire ouverte, ne faites pas d’appels avec le haut-parleur. Soyez un bon voisin !
  • Soyez courtois – Écoutez plus que vous ne parlez. Prêtez attention lorsque vos collègues vous adressent la parole et ne les interrompez pas. Laissez-les finir. Si vous deviez les interrompre, dites « excuse(z)-moi », ou « désolé de te/vous interrompre ». Ne faites pas de remarque personnelle sur l’apparence de quelqu’un ou sur sa tenue. Gardez les commentaires désobligeants pour vous, évitez les commérages et ne parlez pas dans le dos de quelqu’un. Partagez les honneurs et succès, posez humblement des questions, prenez en compte les autres et souriez : tout cela a des impacts positifs et démontre la courtoisie.
  • Soyez décent – Laissez les soins de beauté personnels pour la maison. Ne sortez ni votre fil dentaire, ni votre coupe-ongles, ni votre nécessaire à manucure. Ne faites pas de séance maquillage ou de nettoyage d’oreilles. Tout cela devrait être fait chez soi, ou tout au moins dans la salle de bains.

La courtoisie au travail ce n'est pas juste être sympathique, c'est aussi l'effet que vous avez sur le monde autour de vous. L’impolitesse démotive les gens et diminue la performance au travail, que vous soyez partie prenante à l’incivilité en question, victime de celle-ci ou simple témoin. Ignorer ou être indifférent vis-à-vis de votre comportement finira par créer un environnement contre-productif, toxique et hostile. Il n'y a aucune excuse à l'impolitesse au travail. Selon Ralph Waldo Emerson : « La vie est courte, mais elle nous laisse toujours du temps pour la courtoisie ». Prenez le temps. Soyez conscient de cela. Les résultats : un milieu de travail productif, plaisant, créatif, serviable, agréable et sain pour tout le monde.

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Tips & Co. #353 - When rejection occurs

If you seek to make a change or do something important, your work might be rejected along the way.

What will you do after that?

Instead of losing hope, deciding to back off, keeping your head low and do what you're told from now on, or worse, learn nothing and persist. Why don’t you:

  • Realize that what might have happened is that you asked the wrong person, who wants something other than what you want. Resolve to do a better job of seeing where your work will be needed and recognized.
  • Accept that you didn't tell a story that resonated, that your homework, your details, your promise--something didn't resonate. Figure out what it was, and learn to do better next time.

It takes grit and resilience, but it will be better than being terminally frustrated.

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Trucs & Astuces #353 - Face au rejet

Si vous cherchez à apporter un changement ou faire une chose importante, votre travail peut être rejeté en chemin.

Que ferez-vous si cela arrive?

Au lieu de perdre espoir, décider de vous retirer, garder la tête basse et ne faire que ce que l'on vous demande de faire à partir de ce moment-là ou, pire, ne plus rien apprendre et persister... Pourquoi ne pas essayer de :

  • Réaliser qu'il est possible que vous vous soyez adressé à la mauvaise personne, et que celle-ci voulait quelque chose de différent que ce que vous proposiez. Anticipez mieux où votre travail sera nécessaire et reconnnu. 
  • Accepter que votre narration, votre travail, votre promesse... Quelque chose n'a pas résonné. Trouvez ce quelque chose, et apprenez à mieux faire la prochaine fois.

Cela requiert conviction et résilience, mais c'est mieux que de rester frustré.

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Trucs & Astuces #352 - Qu’est-ce que « Paraphraser » ?

Paraphraser consiste à s'assurer de la signification des mots de l'autre en utilisant des mots différents. Ce n’est pas reformuler, parce qu’on se concentre surtout sur le contenu du message.

  • Cela permet de s’assurer qu’on a bien compris et d’éviter les malentendus.
  • Cela donne de l’importance aux propos de l’autre.
  • C’est du renforcement positif. Cela montre à l’autre qu’on est attentif.

On ne peut paraphraser sans écouter activement. Pour cette raison, la paraphrase est un élément important de l’écoute active.

Effets de la paraphrase

Lorsque les gens sont paraphrasés, ils ont immédiatement l’impression d’être compris. Ils sont rassurés; la personne à qui ils parlent les écoute et s’intéresse à ce qu’ils disent. En retour, cela les incite à parler davantage. En fait, la paraphrase est très utilisée par les conseillers et les psychologues pour encourager les gens à s’exprimer.

Même une paraphrase inexacte a des effets positifs puisqu’elle encourage l’interlocuteur à préciser sa pensée.

La paraphrase est donc utile et pour la personne qui est paraphrasée, puisqu’elle se sentira comprise et encouragée, et pour la personne qui paraphrase, puisque cela l’aidera à se concentrer sur son interlocuteur et à s’assurer qu’il a compris le message.

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Tips & Co. #352 - What is ‘Paraphrasing’?

Paraphrasing involves making sure that you understand the other person's words by using different words. This is not rephrasing, because the idea is to focus on the content of the message.

  • This helps verify that we understood properly and helps avoid misunderstandings.
  • This gives importance to what the other person is saying.
  • It is positive reinforcement. It lets the other person know that we are attentive.

It is impossible to paraphrase without actively listening. For this reason, paraphrasing is an important part of active listening.

Effects of Paraphrasing

When people's words are paraphrased, they immediately feel understood. They are reassured; the person that they are talking to is listening and is interested in what is being said. In return, this encourages them to talk more. In fact, paraphrasing is widely used by counselors and psychologists as a technique to encourage people to express themselves.

Even inaccurate paraphrasing has positive effects because it encourages the speaker to clarify their ideas.

Therefore, paraphrasing is useful for someone who is being paraphrased, since this person will feel understood and encouraged to speak. At the same time, the person who is doing the paraphrasing also benefits because this will help him concentrate on the speaker and will make sure that he understands the message.

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Trucs & Astuces #351 - L’importance de la gestion des plaintes

Quand un client a un problème, votre organisation a un problème. Saviez-vous que :

  • Un client mécontent partagera avec 20 personnes du traitement pourri qu'il a subi chez vous; ces 20 personnes le repartageront à 400 autres, ce qui signifie des répercussions possiblement gigantesques pour votre organisation?
  • 96 % des clients mécontents ne se plaignent pas au responsable ou à l'organisation?
  • Si vous parvenez à résoudre le problème du client, celui-ci vous sera plus fidèle que s'il n'avait pas eu de problème?

Le traitement des plaintes constitue donc un élément clé de l'organisation. Chaque plainte résolue à la satisfaction du client vous fait gagner des points auprès des clients mécontents.

Le message qui se dégage de ces chiffres est évident :«Faites-le bien du premier coup. Sinon, vous avez intérêt à bien le faire la deuxième fois!»

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Tips & Co. #351 - The importance of dealing with complaints

When a customer has a problem, your organization has a problem. Did you know that:

  • A dissatisfied customer will share the “rotten” treatment that he has experienced with you with 20 other people ... These 20 people will share with 400 others, which could represent huge consequences for your organization?
  • 96% of dissatisfied customers do not complain to the manager or the organization?
  • If you are able to resolve the customer's problem, they will be more faithful to you than if they had never encountered a problem?

Dealing with complaints is therefore a key element for the organization. Every complaint that is resolved to the customer's satisfaction earns you points with dissatisfied customers.

The message that stands out based on these figures is clear: “Do it right the first time. Otherwise, it is in your best interest to do it right the second time!”

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Tips & Co. #350 - Avoiding the "microwave mentality"

Born of the modern world, this way of thinking tells you that if something can’t be done in five minutes or less, then it’s not worth doing. Unfortunately, most of work’s important tasks (as well as life’s) take up more than just a few minutes of our time.

Divide daunting chores into several mini-tasks, each of which should take about five minutes to complete.

Even those with a microwave mentality should be able to achieve bigger objectives in no time.

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Trucs & Astuces #350 - Éviter la « mentalité micro-ondes »

Issue du monde moderne, cette manière de penser vous dicte que si quelque chose ne peut être fait en 5 minutes ou moins, elle ne vaut pas la peine d'être effectuée.

Malheureusement, la plupart des tâches importantes au travail (ou dans la vie) prennent plus que quelques minutes de notre temps.

Divisez des tâches intimidantes ou des corvées en plusieurs mini-tâches, chacune d'elles devant prendre environ 5 minutes à accomplir.

Même les personnes avec une « mentalité micro-ondes » devraient être capables d'atteindre de plus gros objectifs en un rien de temps.

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Tips & Co. #349 - Why is teamwork so effective?

The human mind is an outstanding problem solver but a less impressive storage device. We can hold, according to some estimates, about 1 gigabyte of memory, maybe as much as 10. But our minds are not computers. They don’t rely entirely on memory and objectiveness, as a machine must, but on pattern recognition and insight.

Most of our knowledge resides outside of our heads -in our bodies, in the environment, and most crucially, in other people. In other words, the world is part of our memory.

We don’t necessarily have all the knowledge, but we know where the information is, and we know how to access it or retrieve it.

We have a social brain, we are not built to rely on a single mind. We have succeeded as species because of how well communities of brains work together and of how we share intentionality. We are collectively capable of brilliance.

If we can’t make use of other’s people knowledge, we can’t succeed. We can barely function.

Psychology Today 2017

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Trucs & Astuces #349 - Pourquoi le travail d'équipe est-il si efficace?

L'esprit humain est exceptionnel pour résoudre des problèmes mais moins impressionnant quant au stockage des données. Nous pouvons retenir, selon certaines estimations, environ 1 gigabyte de mémoire, peut-être jusqu'à 10. Mais notre tête n'est pas un ordinateur. Elle ne repose pas entièrement sur la mémoire et son objectivité comme les machines ; mais elle se base sur sa capacité de reconnaître des schémas et percevoir des symboles.

La plupart de nos connaissances résident hors de notre tête - dans notre corps, dans l'environnement ; et plus encore dans les autres personnes. En fait, le monde fait partie de notre mémoire.

Nous n'avons pas nécessairement tout le savoir, mais nous savons où l'information se trouve, et nous savons comment y accéder ou la récupérer.

Nous avons un cerveau social, nous ne sommes pas construits pour nous reposer sur un seul cerveau. Notre espèce a perduré et réussi car nos communautés de cerveaux ont travaillé ensemble et nous avons partagé cette intention. Nous sommes collectivement capables de génie.

Si nous ne pouvons utiliser le savoir des autres, nous ne pouvons réussir. Nous pouvons à peine fonctionner.

Psychology Today 2017

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Open Office Environment: How to Make it Work

There is an ongoing debate about the pros and cons of open offices. Some research indicates they are a playground for collaboration, innovation, creativity and camaraderie where ideas flow and problems get solved quickly. On the other hand, newer studies suggest that open offices are a distracting environment, detrimental to productivity and a source of stress, conflict, and turnover. More than ever people in open office environments seem to avoid one another, isolating themselves and using instant messaging or email to interact.

The open office environment began with good intentions, but it is full of distractions and can become a daytime nightmare. People talking while you are on the phone, noisy background when you need to focus, co-workers having loud conversations, people laughing, coughing, screaming, cell phones constantly chirping … Staying focused in a noisy open office is a real challenge.

As companies increasingly adopt an open layout, it is important to develop survival strategies in order to stay productive while avoiding tensions. Here are some suggestions:

Have a team talk

Have a conversation with your manager and your team about how you can all work optimally in an open office. Define together some “agreed-upon” rules and norms.  For example:

  • When one colleague is on the phone, the rest will speak with a low voice.
  • When the phone rings, the conversation stops.
  • Speakerphone conversations should be done in conference rooms.
  • Moving to a different environment when sharing and collaborating.
  • Establish a “earbud code” to signify the level of focus.
  • Use "Library Rules".

Have dedicated "Quiet" Space

Once in a while it’s good to get away to a quiet place within your workspace. Quiet rooms have grown so popular, some companies incorporate dedicated "Private work rooms" within their office layout. While empty conference rooms make for a great quiet space, they are not always available.  Investigate and identify private spaces in your office where you can isolate yourself, to be alone and silent, somewhere you can think and focus free of distraction.

Have a dedicated "Collaboration" Space

When it’s time to collaborate or brainstorm, moving to a different environment can help shift gears. Delegate a larger central “community” table where conversation and ideas can flow freely. And encourage co-workers to go there when chatter amongst neighboring desks begins.

Create a “Virtual Wall”

Use signs and signals —If you frequently require uninterrupted periods of time with which to complete your work, consider making some kind of sign or signal that serve as a visual cue to your colleagues that you’re not to be disturbed unless it’s absolutely necessary.

Purchase a set of noise-canceling headphones – for those times when you are working on something that requires concentration. You can listen to white noise or classical music or whatever it is that helps you feel and perform at your best. The best sounds for concentration are natural and unpredictable. Ambient electronic music tends to work well at blocking out noise yet it doesn’t create a distraction.

Use a common code for headphones – Earphones serve as a visual cue to your colleagues so they do not bother you unless absolutely necessary. Have a common "code" that symbolizes the unavailability.

Example:

  • Two earpieces mean "Leave me alone. I'm focusing. "
  • Only one earpiece means "Ask before interrupting me. "
  • Without earphones means "You can interrupt me"

 Reserve a “Do Not Disturb” block of time

Trying to get things done and simultaneously be available for others imposes a heavy “cognitive load”. To counteract this, set aside a block of time every day when you’re not to be disturbed so you can concentrate on your work without distraction and focus on your top priorities. You can go to the "Quiet" space or put on your headphones. You can collaborate with and help colleagues during the rest of the day.

Be green

Well-placed plants have proven effective in reducing noise levels in an open office setting. The larger the plant, the bigger the impact - not to mention the appeasing benefits and overall impact on air quality.

Raise the issue with tact

When the “agreed-upon” rules and norms are not followed don’t suffer in silence, but don’t snap by screaming “Can you just shut up” either, try a gentle:

  • “Can you take it down a notch please? "
  • "Please keep it down. I know you probably don't realize it, but it's really distracting."
  • "I’m having trouble concentrating while you are talking. I’d be so grateful if you could take the conversation down the hall."

.. most of the time, people don’t realize how loud they’re being, and they'll probably appreciate a gentle reminder. Do it with a smile, and in just about every occasion, no one will get offended. Be direct and diplomatic, but never attack someone personally.

Encourage a compromise

This doesn’t have to be an all-or-nothing proposition. If you have tried these suggestions but haven’t gotten the results you were hoping for, you don’t need to hand over your resignation letter. It might be time to start a conversation with your manager about finding a happy medium.  A solution that can improve your productivity while still being part of the team. Maybe doing some of the work remotely, having flexible hours to come in earlier or staying later, or simply moving desks. Finding an alternative might be a challenge, but it’s not impossible.

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Comment survivre à un environnement de travail à aire ouverte

Il y a actuellement un débat sur le pour et le contre des espaces de travail partagés. Selon certaines études, ils sont un terrain de jeu propices à la collaboration, à l’innovation, à la créativité et la camaraderie, où les idées affluent et les problèmes se résolvent rapidement. D’autres études plus récentes suggèrent que ces espaces de travail à aire ouverte représenteraient non seulement une source de déconcentration, au détriment de la productivité, mais également une source de stress, de conflit et de roulement important du personnel. Plus que jamais, les employés travaillant dans ces bureaux semblent s’éviter les uns les autres, s’isoler et utiliser la messagerie instantanée ou les courriels pour communiquer.

L’intention était bonne au départ, mais l’espace de travail à aire ouverte est plein de distractions et peut devenir un cauchemar quotidien. Les personnes qui parlent lorsque vous êtes au téléphone, un bruit de fond constant quand votre attention est requise, des collègues qui parlent fort, des personnes qui rient, qui toussent, qui crient, des téléphones cellulaires qui sonnent ou bipent sans cesse… Rester concentré dans un espace de travail bruyant est un vrai défi.

Les entreprises adoptent de plus en plus souvent un espace de travail à aire ouverte ; il est donc important de développer des stratégies de survie pour rester productif tout en évitant les tensions. Voici quelques suggestions :

Ayez une discussion d’équipe

Ayez une conversation avec votre superviseur et votre équipe sur la façon dont vous pouvez travailler de façon optimale dans un espace à aire ouverte. Convenez ensemble des règles et normes. Par exemple :

  • Quand un collègue est au téléphone, les autres parleront à voix basse.
  • Quand le téléphone sonne, la conversation devrait s’arrêter automatiquement.
  • Les conversations téléphoniques sur haut-parleur devront avoir lieu dans les salles de conférence.
  • Déplacez-vous vers un autre espace pour collaborer ou partager.
  • Établissez un « code » avec votre casque d’écoute ou vos écouteurs, pour signifier votre disponibilité.
  • Utilisez le règlement de bibliothèque.

Dédiez un espace « calme »

Une fois de temps en temps, il est bon de s’échapper dans une espace calme au sein même de votre bureau. Ces espaces tranquilles sont devenus si populaires que certaines entreprises intègrent dans leurs locaux des « salles de travail privées ». En effet, même si les salles de conférence offrent d’excellents espaces tranquilles, elles ne sont pas toujours disponibles. Au bureau, cherchez et identifiez les espaces privés dans lesquels vous pouvez vous isoler, être seul et silencieux, un endroit où vous pouvez réfléchir et vous concentrer sans aucune distraction.

Dédiez un espace « collaboration »

Lorsque vient le temps de la collaboration ou du remue-méninge, un changement de cadre peut aider.  Disposez une grande table centrale “communautaire”, autour de laquelle les conversations et les idées ont libre cours.  Encouragez vos collègues à aller dans cette salle lorsque les discussions autour des bureaux à cloison commencent.

Créez un « mur virtuel »

Utilisez des signes et signaux – si vous avez fréquemment besoin de périodes de temps de travail sans interruption, vous devriez établir un signal pouvant servir d’indice visuel à vos collègues et signifiant que vous ne devez pas être interrompu sauf en cas de nécessité absolue.

Achetez un casque d’écoute à réduction du bruit – pour les moments où vous travaillez sur quelque chose qui requiert de la concentration. Vous pouvez écouter du bruit blanc, de la musique classique ou quoi que ce soit qui vous aide à vous sentir au mieux et accomplir votre travail. Les sons les plus appropriés pour la concentration sont des bruits de la nature et des bandes sonores inconnues. La musique d’ambiance électronique semble fonctionner pour bloquer les bruits extérieurs sans pour autant créer une distraction.

Utilisez un code commun pour les casques d'écoute – Les écouteurs servent de repère visuel à vos collègues pour qu’ils ne vous dérangent pas sauf si cela est absolument nécessaire. Ayez un « code » commun qui symbolise la non-disponibilité.

Exemple :

  • Deux oreillettes signifient « Laissez-moi tranquille. Je me concentre. »
  • Une oreillette seulement signifie « Demandez avant de m'interrompre. »
  • Sans écouteurs signifie « Tu peux m’interrompre »

 

Réservez un bloc de temps « ne pas déranger »

Essayer de faire avancer les choses tout en restant disponible pour les autres implique une lourde « charge cognitive ». Pour contrecarrer cet aspect, réservez chaque jour un bloc de temps pendant lequel vous ne devrez pas être dérangé, afin de vous consacrer à votre travail sans distraction et vous concentrer sur vos priorités. Vous pouvez aller dans l’espace « calme » ou mettre votre casque d’écoute. Le reste de la journée, vous pouvez collaborer avec vos collègues ou les aider.

Utilisez du « vert »

Il est prouvé que certaines plantes vertes bien placées réduisent le niveau de bruit dans un espace à aire ouverte. Plus grande est la plante plus son impact sur le bruit ambiant sera important – cela sans même mentionner les effets bénéfiques d’apaisement et sur la qualité de l’air.

Soulevez le problème avec tact

Lorsque les règles ou normes établies ne sont pas respectées, inutile de souffrir en silence mais ne vous emportez pas pour autant en criant « Pouvez-vous enfin vous taire? ». Essayez de demander gentiment :

  • « Pourriez-vous baisser d’un ton s’il vous plait? »
  • « S’il vous plait, faites un peu moins de bruit. Je sais que vous ne réalisez probablement pas mais c’est vraiment gênant ».
  • « J’ai du mal à me concentrer pendant que vous parlez. J’apprécierais vraiment si vous pouviez aller discuter un peu plus loin ».

… La plupart du temps, les gens ne réalisent pas à quel point ils parlent fort, ils apprécieront donc probablement un rappel aimable. Faites-le avec un sourire et c’est presque certain que personne ne se sentira offensé. Soyez direct et diplomatique, mais n’attaquez jamais personnellement.

Encouragez le compromis

Ces propositions ne sont pas obligatoirement à considérer comme un « tout ou rien ». Si vous avez essayé ces suggestions mais n’en avez tiré aucun résultat satisfaisant, vous n’êtes pas obligé de rédiger votre lettre de démission. Ce serait peut-être, le cas échéant, l’occasion d’initier une conversation avec votre gestionnaire afin de trouver un juste milieu. Une solution qui vous permette d’améliorer votre productivité tout en restant partie intégrante de l’équipe. Pourquoi ne pas faire une partie du travail à distance, avoir des heures de travail flexibles, arriver plus tôt ou partir plus tard, ou encore changer de bureau ? Trouver une alternative peut s’avérer un défi mais n’est pas impossible.

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Tips & Co. #348 - There is no empathy in snap judgments

Snap judgments are a biological necessity handed down from our ancestors. Often a glance was the only thing they had to go on when sizing up their surroundings and calculating risk. But in our modern world, it’s a little odd to be lugging around baggage full of biases that shape and warp our perception.

We shouldn’t question every experience, but sociologist Janis Prince, PhD suggests that we try to be occasionally conscious of the flawed or problematic ideas our unconscious might be hinting at.

The next time you find yourself rushing to judgement, about a customer or a colleague, try asking yourself these questions:

• What other explanations are there for this situation?
• How might I feel if I were the other party in this situation?
• How might the other party describe this situation, if they were recounting it?

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Trucs & Astuces #348 - Il n'y a pas d'empathie dans un jugement hâtif

Les décisions impulsives sont une nécessité biologique héritée de nos ancêtres. Souvent, un coup d'œil rapide était la seule manière d'évaluer leur environnement et calculer le risque. Mais dans notre monde moderne, n'est-il pas un peu étrange de traîner cet héritage plein de préjugés qui façonnent et déforment notre perception?

La sociologue Janis Prince, PhD ne suggère pas de remettre en cause chaque expérience mais plutôt d'essayer de prendre conscience des idées biaisées ou imparfaites que notre inconscient nous laisse supposer.

La prochaine fois que vous êtes sur le point de porter un jugement hâtif au sujet d'un client ou d'un collègue, essayez de poser ces questions :

  • Y'a-t-il d'autres explications pour cette situation?
  • Comment me sentirais-je à la place de l'autre personne?
  • Comment l'autre personne décrirait-elle cette situation, si elle était amenée à la raconter?
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Tips & Co. #347 - What to do in a challenging intercultural situation

 

In a challenging intercultural situation follow these steps:

1. Define the facts, not your perception.
2. Analyze your own reactions and emotions. Where do they come from? Values, beliefs, the way you view the world?
3. Analyze the other person’s reactions and emotions. Where do they come from? Values, beliefs, the way they view the world?
4. Together look for a way to engage in a conversation that will help you validate / understand, to find solutions together.

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Trucs & Astuces #347 - Que faire dans une situation présentant un défi interculturel

Lorsque vous vous trouvez dans la situation où échanger avec votre interlocuteur représente un défi interculturel, suivez ces étapes:

1. Définissez les faits et non votre perception des faits.

2. Analysez vos propres réactions et émotions. D'où proviennent-elles? De vos valeurs, croyances, de la façon dont VOUS voyez le monde?

3. Analysez les réactions et émotions de votre interlocuteur. D'où proviennent-elles? De ses valeurs, croyances, de la façon dont IL voit le monde.

4. Ensemble, cherchez un moyen d'engager une conversation qui vous aidera à valider/comprendre, pour trouver ensemble des solutions

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Tips & Co. #346 - Dealing with threats

A threat is a declaration of an intention to cause physical harm. The threat could be personal (e.g. a punch) or addressed to the organization (e.g. a bomb). Wanting to talk to your superior, writing a complaint or calling the local news is not a threat. It is a right the client has.

People who make threats often do carry them out. Every organization/department should have a security policy in place which outlines how to behave and report a threat, to ensure the safety of employees.

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Trucs & Astuces #346 - Gérer les menaces

Une menace consiste à déclarer à quelqu'un son intention de porter atteinte à sa personne. La menace peut être de nature personnnelle (par exemple un coup de poing) ou adressée à l'organisation (par exemple une bombe). Qu'un client veuille parler à votre superviseur, écrire une plainte ou contacter les journaux locaux n'est pas une menace. C'est son droit.

Les personnes qui font des menaces les mettent souvent à exécution. Chaque organisation/département devrait avoir une politique de sécurité en place, donnant les lignes directrices pour agir face à une menace et indiquer comment la signaler, afin de garantir la sécurité des employés.

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Question du mois - Février 2019

Nos participants ont répondu à la question du mois de Février. Et vous, qu'est-ce que vous appréciez dans le fait d'avoir l'âge que vous avez aujourd'hui? ...

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Tips & Co. #345 - At your next training … don’t take your mobile devices

Often participants show up at trainings with their smartphones or laptops … to quickly check e-mails or plan for the next meeting. Although it might look honorable and diligent - it is highly ineffective.

Multitasking engages large parts of the brain’s working memory. Without freeing that up, we cannot successfully learn new information. In short, multitasking and learning cannot occur effectively at the same time.

If you thought you were effective by multitasking at your training, you are actually wasting your time. You should have stayed at the office instead.

Next time you go to a training, remove the temptation of using your distractive tools by leaving them at the office (or in your bag) so you can fully concentrate on the learning session.

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Trucs & Astuces #345 - Lors de votre prochaine formation… Ne prenez pas vos appareils mobiles

Les participants à des formations se présentent souvent avec leur téléphone intelligent ou leur ordinateur portable… Pour vérifier rapidement les courriels ou planifier la prochaine réunion. Même si cela peut paraître honorable et scrupuleux - c'est tout à fait inefficace.

Avec le « multitâches », de larges parties de la mémoire-tampon du cerveau sont engagées. Si nous ne les libérons pas, nous ne pouvons pas réussir à retenir de nouvelles informations. En bref, « multitâches » et apprentissage ne peuvent avoir cours simultanément de manière efficace.

Si vous pensiez être efficace en faisant du multitâches à votre formation, vous étiez en fait en train de perdre votre temps. Vous auriez plutôt dû rester au bureau.

La prochaine fois que vous allez en formation, évitez la tentation d'utiliser ces appareils qui vous distraient en les laissant à votre bureau (ou dans un sac), afin de pouvoir vous concentrer pleinement sur la session d'apprentissage.

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Travailler dans un milieu multiculturel

Travailler dans un environnement multiculturel peut s’avérer une expérience professionnelle satisfaisante et enrichissante. Vous pouvez élargir vos horizons en apprenant diverses compétences et approches communicationnelles lorsque vous interagissez avec des gens du monde entier. Cependant, travailler avec des personnes aux origines culturelles différentes requiert un certain tact et une volonté d’apprendre et s’adapter.

Les différences culturelles sont nombreuses et diverses, des croyances jusqu’aux normes culturelles.  Les personnes d’origines culturelles diverses arrivent dans l’environnement de travail avec des pratiques personnelles et professionnelles dont l’acceptabilité sociale est différente. Celles-ci ne sont ni correctes ni incorrectes, seulement différentes. Que vous soyez d’accord ou pas, il est important de comprendre ces différences.

Les clients et les collègues proviennent de milieux divers et leurs habitudes et coutumes, leur raisonnement, leur comportement, leurs valeurs et leur style de communication varient en fonction de leurs origines. Notre compréhension culturelle, de même que nos préjugés, sont mis au défi par les changements démographiques qui nous mettent face à face avec des personnes nouvelles et des notions qui ne nous sont pas familières.

CULTIVER LA SENSIBILISATION CULTURELLE

La sensibilisation culturelle est la compréhension des différences entre soi et les personnes provenant d’autres pays ou milieux, surtout les différences de comportements et de valeurs.

La sensibilisation culturelle est le fondement même de la communication, impliquant la capacité à avoir du recul et à devenir conscient de nos valeurs culturelles, de nos croyances et de nos perceptions. Pourquoi agissons-nous de cette manière? Comment voyons-nous le monde? Pourquoi réagissons-nous de telle façon spécifiquement? La sensibilisation culturelle devient centrale lorsque nous devons interagir avec des personnes de culture différente.

Les gens voient, interprètent et évaluent les choses de façon différente. Ce qui est considéré comme un comportement approprié pour une culture donnée est souvent inapproprié pour une autre. Les malentendus surviennent lorsque l’on utilise son propre cadre de significations pour tenter d’expliquer la réalité d’une autre personne.

DÉVELOPPER LA COMPÉTENCE CULTURELLE

La compétence culturelle fait référence à l’habileté d’interagir de manière efficace avec des personnes issues de cultures différentes et de réussir à gérer des situations interculturelles. C’est le procédé en continu de recherche de la sensibilité culturelle, des connaissances et des aptitudes qui vont permettre de répondre de manière respectueuse et efficace aux personnes issues de cultures différentes, de telle façon que leur valeur est reconnue, affirmée et valorisée.

La méconnaissance du multiculturalisme peut amener à la mauvaise interprétation, le quiproquo voire l’insulte involontaire. Des habiletés telles que la sensibilité culturelle, la flexibilité et la communication efficace sont essentielles pour gérer les attentes des personnes de cultures différentes. Plus vous comprendrez la culture, plus vous serez performant dans une large variété d’interactions interpersonnelles.

Notre espace de travail moderne est très multiculturel, polyglotte, intergénérationnel, etc… Cela requiert la capacité de voir des perspectives différentes, afin de prendre les meilleures décisions et créer un système inclusif qui permet à tous d’être performant dans le milieu de travail.

Communiquer avec diverses cultures peut être une expérience difficile. Lorsque nous avons affaire à des personnes issues de cultures avec lesquelles nous ne sommes pas familier, il est facile de mal interpréter les significations et intentions. Cela peut engendrer de la confusion, du mécontentement et de la frustration. Pour que le résultat d’une communication soit réussi, il faut que la personne comprenne le sens et l’intention de ce que l’autre personne a dit. Les aptitudes associées à une communication interculturelle efficace et fructueuse peuvent paraître vagues à quiconque manque d’expérience dans cette forme d’interaction.

Plus une personne comprendra l’influence de la culture, plus la communication sera efficace.

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Working in a Multicultural Environment

Working in a multicultural environment can be a satisfying and rewarding professional experience. You can broaden your horizons by learning various skills and communicational approaches when you interact with people from other parts of the world. However, working with people from different cultural backgrounds requires a degree of tact and a willingness to learn and to adapt.

There is a wide multitude of cultural differences, ranging from beliefs to cultural norms. People from diverse cultural backgrounds bring personal and professional practices into the work environment that may differ in terms of being socially acceptable. These are neither right nor wrong…only different. Whether you agree with them or not, it is important to understand these differences.

Customers and co-workers come from a variety of backgrounds, and their habits, customs, reasoning, behaviours, values, and communication styles vary according to their background. Our cultural understandings, as well as our prejudices, are challenged by demographic changes that bring us face-to-face with new people and unfamiliar notions.

CULTIVATE CULTURAL AWARENESS

Cultural awareness is the understanding of the differences between oneself and people from other countries or backgrounds, especially differences in behaviour and values.

Cultural awareness is the very foundation of communication, involving the ability to step back and become aware of our cultural values, beliefs and perceptions. Why do we act this way? How do we see the world? Why do we react in such a way, specifically? Cultural awareness becomes key when we have to interact with people from different cultures.

People see, interpret and evaluate things differently. What is considered appropriate behaviour for one culture is often inappropriate for another. Misunderstandings occur when a person uses their own frame of reference when trying to understand another person’s reality.

DEVELOP CULTURAL SKILLS

Cultural skills refer to the ability to interact effectively with people from different cultures and to successfully manage intercultural situations. It is the on-going process of seeking cultural awareness, knowledge and skills that will enable you to respond to people from different cultures in a respectful and effective way, so that their value is recognized, affirmed and valued.

Lack of multicultural knowledge can lead to misinterpretation, misunderstanding or even involuntary insult. Skills such as cultural awareness, flexibility and effective communication are essential to manage the expectations of people from different cultures. The more you understand culture, the more successful you will be in a wide variety of interpersonal interactions.

Our modern workspace is very multicultural, multilingual, intergenerational, etc. It requires the ability to see different perspectives, in order to make the best decisions and to create an inclusive system that enables everyone to be successful in the workplace.

Communicating with different cultures can sometimes be challenging. When we are dealing with people from unfamiliar cultures, it is easy to misinterpret meanings and intentions. This can lead to confusion, discontent and frustration. For communication to be effective, one person must understand the other person’s meaning and intent. The skills associated with effective and successful intercultural communication may seem vague to anyone lacking experience in this form of interaction.

The more you understand the influence of culture, the more effective communication will be.

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Tips & Co. #344 - Culture is...

Geert Hofstede, a social psychologist, defines culture as follows: “We are pack animals. We use language and empathy and work together and engage in competition as a group. The unwritten rules that govern these aspects differ from one group of humans to another. 'Culture' is how we describe this set of unwritten rules that defines how to be a good group member.”

Communicating with different cultures can be difficult. When we deal with people from unfamiliar cultures, it is easy to misinterpret meanings and intentions. This can lead to confusion, unhappiness and frustration. For communication to be successful, we need to understand the meaning and the intent of what the other person has said. The better one understands the influence of culture and its unwritten sets of rules, the more effective communication will be.

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Les participants le disent…


« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

Ville de Québec

Témoignages des participants

…et nos clients aussi!

« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

Témoignages des clients

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