Un employé de bureau reçoit en moyenne 80 courriels chaque jour. Cet afflux d'informations entrantes peut provoquer du stress, de la tension, et ainsi l'amener à passer à côté de messages importants ou mal les interpréter.
Suivez ces règles simples :
- Faites bon usage des lignes de sujet. La ligne de sujet de votre courriel devrait avoir deux fonctions : attirer l'attention du destinataire et résumer le courriel, afin d'en décider sa lecture ou non.
- Rédigez des messages clairs et courts. Les courriels doivent être clairs et concis. Le corps du message devrait être direct, informatif, et contenir les informations pertinentes. Evitez d'utiliser un langage informel, l'argot ou un jargon. N'utilisez des emoticons qu'avec les personnes que vous connaissez bien. Gardez en tête que les destinataires de vos courriels pourraient les partager avec d'autres collègues voire avec des clients.
- Soyez poli. Les gens pensent souvent qu'il est possible d'être moins formel dans un courriel que dans un courrier traditionnel. Mais les messages que vous envoyez sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs, de votre attention au détail ; un certain niveau de formalité est donc nécessaire.
- Vérifiez le ton de votre courriel. Les mots que vous choisissez, la longueur de vos phrases, la ponctuation et l'utilisation de majuscules peuvent facilement être mal interprétés sans les signaux visuels et auditifs. Refléchissez à la manière dont votre courriel « passe » émotionnellement parlant et formulez vos phrases de la façon la moins ambiguë possible.
- Relisez-vous. Enfin, avant de cliquer sur « envoyer », prenez un moment pour relire votre message. Vos courriels font partie de votre image professionnelle autant que les vêtements que vous portez ; vous perdez de la crédibilité en envoyant un message contenant des fautes de frappe.
