Trucs & Astuces #344 - La culture c’est…

Selon Geert Hofstede, psychologue social, définit la culture ainsi : « Nous sommes des animaux de groupe. Nous utilisons le langage et l’empathie, et pratiquons la collaboration et la compétition entre groupes. Les règles non écrites décrivant comment faire ces choses diffèrent d’un groupe d’humains à l’autre. La ‘’Culture’’ est la manière dont nous appelons cet ensemble de règles non écrites qui définissent comment être un bon membre du groupe. »

Communiquer avec diverses cultures peut être une expérience difficile. Lorsque nous avons affaire à des personnes issues de cultures avec lesquelles nous ne sommes pas familiers, il est facile de mal interpréter les significations et les intentions. Cela peut engendrer de la confusion, du mécontentement et de la frustration. Pour que le résultat d’une communication soit réussi, il faut que nous comprenions le sens et l’intention de ce que l’autre personne a dit. Plus on comprend l’influence de la culture et « ses ensembles de règles non écrites », plus la communication sera efficace.

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Trucs & Astuces #343 - Pour quelle raison devriez-vous peaufiner votre vocabulaire?

« Ce client est toujours si ______ (pointilleux, difficile, insistant, en colère, etc.) » ou « Ce collègue est toujours si ______ (têtu, insolent, arrogant, etc.). »

Cette étiquette fait ricochet et revient régulièrement, jusqu'à ce que vous soyez finalement convaincu qu'elle définit véritablement la personne.

Mais pourquoi ne pas peaufiner ces étiquettes péjoratives et ajuster ainsi la façon dont vous percevez ces personnes?

Nos cerveaux ont la capacité de se modifier en fonction de nos pensées à travers un processus appelé neuroplasticité.

En donnant un regard nouveaux à vos perceptions des événements quotidiens et les interprétations que vous en faites, vous pouvez faire de votre cerveau un espace plus invitant et bienveillant.

Changez votre vocabulaire. Remplacez « pointilleux » par « méticuleux », « difficile » par « exigeant », « têtu » par « déterminé »,  « insistant » par « passionné » ou « insolent » par « décidé », etc. Avec ce simple changement de perspective, les personnes vont soudain vous paraître différentes.

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Tips & Co. #343 - Why should you fine-tune your vocabulary?

"That customer is always so ________ (picky, difficult, pushy, angry, etc.)" or "That colleague is always so ____________ stubborn, brash, arrogant, etc.)."

That label ricochets and keeps on bouncing back, until you are convinced that it is the true definition of that person.

But what if you could tweak those critical classifications and, in the process, the way you perceive those people?

Our brains can change in response to our thoughts through a process called neuroplasticity.

By refreshing your perceptions in how you interpret day-to-day life, you can make your brain a more inviting, benevolent place.

Change your vocabulary. Replace "Picky" by "Discerning", "Difficult" by "Demanding", "Stubborn" by "Steadfast", "Pushy" by "Passionate" or "Brash" by "Confident", etc. All it takes is a change of perspective, and people suddenly look different to you.

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Tips & Co. #342 - What is considered to be a successful negotiation?

For some people, the mere mention of the word "negotiation" brings up images of fierce combat and a merciless struggle.

According to research conducted by Jard Curhan of the Massachusetts Institute of Technology, subjects (from either professional backgrounds or professional negotiators) did not prioritize objective or monetary results.

From their point of view, other more subjective factors were at least as important: for example, maintaining a good relationship with their trading partner; ensuring that the results are not blatantly against their moral values; making sure to avoid humiliation and ensuring that they were heard by the other party.

Excerpt from Cerveau & Psycho - February 2018

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Trucs & Astuces #342 - Qu’est-ce qu'une négociation réussie?

La seule évocation du mot « négociation » fait surgir chez certains des images de combat acharné et de lutte sans merci.

Selon les recherches de Jard Curhan de l’Institut technologique du Massachussetts, les sujets (issus des domaines professionnels ou négociateurs professionnels) ne faisaient pas du résultat objectif ou monétaire la priorité absolue.

À leurs yeux, d’autres facteurs plus subjectifs étaient au moins aussi importants : par exemple, maintenir une bonne relation avec leur partenaire de négociation; faire en sorte que le résultat n’entre pas en contradiction flagrante avec leurs valeurs morales, ne pas se sentir humilié et avoir été entendu par la partie adverse.

Cerveau & Psycho – Février 2018

 

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Tips & Co. #341 - What is a Culture of Care in customer service?

A culture of care and service is created by instigating people to inspire each other and encouraging leadership within.

Where people believe in what they do, and do what it takes. Where people take a stance with boldness and grit.

A culture of care and service is a mindset that is hard to create but that lasts. It's tarnished by shortcuts and by inattention, and nurtured by constant training, investment and care.

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Trucs & Astuces #341 - Cultiver la bienveillance au sein du service à la clientèle

On peut cultiver la bienveillance au sein du service à la clientèle en incitant les membres de l'équipe à s'inspirer les uns des autres et encourager l'émulation.

C'est lorsque l'employé croit en ce qu'il fait et fait ce qu'il faut. Lorsqu'il prend position avec courage et conviction.

La bienveillance au sein du service à la clientèle est un état d'esprit difficile à mettre en place mais durable. Prendre des raccourcis ou faire preuve d'inattention ternissent cette culture. Inversement, la formation continue, l'investissement et l'attention la nourrissent.

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Les compétences professionnelles

Pour faire suite à l’article intitulé LE SAVOIR-AGIR… AU CŒUR DE LA PERFORMANCE ET DE L’EXCELLENCE, commençons par définir le terme de compétence dans un contexte professionnel :  la notion de compétence signifie la démonstration de posséder la capacité – c’est-à-dire les connaissances, les habiletés et les attitudes – de mobiliser et d’accomplir un ensemble de Savoirs nécessaires à l'exercice d'une activité professionnelle, permettant à un individu d’assumer son rôle et ses responsabilités avec succès. Ces compétences sont les outils qui vous permettent d’être efficace et d’atteindre les objectifs souhaités.

Tout comme les deux faces d’une même médaille, on peut classifier ces compétences sous deux grandes catégories, soit les compétences opérationnelles et les compétences relationnelles :

Compétences Opérationnelles

C’est le « Volet technique ». Ce sont les compétences reliées à la tâche (donc spécifiques à un métier précis) et elles comprennent :

  • Le Savoir, qui est l’ensemble des connaissances professionnelles théoriques, techniques ou tactiques (procédures, données, règles, normes, exigences, méthodes et outils) liées aux compétences intellectuelles, acquises par l'étude et l’information, nécessaires à l’exercice de sa profession.
  • Le Savoir-faire, qui est l’ensemble des pratiques liées à une vision opérationnelle, aux compétences techniques, à la connaissance des moyens, à la maîtrise des habiletés qui permettent l'accomplissement d'une tâche selon les situations et l’environnement (l’expérience, la pratique, l’efficience). On les désigne en anglais sous l’expression ‘’Know-how’’.

Ces compétences permettent de faire notre travail de façon efficiente.

Compétences Relationnelles

C’est le « Volet humain ». Ce sont les compétences reliées aux gens (donc en principe utiles dans tous les métiers). On les désigne en anglais sous l’expression « Soft Skills », c’est l’ensemble des qualités professionnelles (attitudes, aptitudes et comportements) que manifeste une personne lors de la réalisation d’une tâche et elles comprennent :

  • Le Savoir-être, qui est l’ensemble des habiletés interpersonnelles liées aux attitudes qui permettent d’entrer en relation avec soi-même (assurance, autonomie, dynamisme, intégrité, maîtrise de soi…).
  • Le Savoir-vivre c’est l’ensemble des attitudes comportementales qui permettent d’entrer en relation avec les autres: collègues, clients, fournisseurs… (respect, courtoisie, diplomatie, empathie…).

Ces compétences permettent de faire notre travail de façon agréable.

On les appelle les compétences personnelles, ou habiletés intra-personnelles et interpersonnelles, ou en anglais « Soft Skills » … Elles sont des compétences, mais elles ne sont pas molles !

La compétence relationnelle est une compétence professionnelle à part entière et il est souhaitable de la développer sur un pied d’égalité avec les compétences intellectuelles et techniques.   

Mais ce ne sont ni les compétences opérationnelles (qui vous assurent l’efficience) ni les compétences relationnelles (qui elles, vous assurent l’agréabilité) qui nous garantissent l’efficacité professionnelle.

Complémentarité des savoirs

Convenons que les compétences opérationnelles sont essentielles. Qu’embaucher des codeurs qui ne savent pas coder, des médecins qui ne savent pas soigner ou des chefs qui ne savent pas cuisiner est un chemin rapide vers l'échec. Ces compétences sont l'épine dorsale du processus RH. Mais comment expliquer que des organisations embauchant des gens avec des compétences opérationnelles similaires se retrouvent avec des résultats très différents ?

En déformant le terme « compétences professionnelles » et en se concentrant sur les compétences apparemment essentielles, nous avons diminué la valeur des compétences qui comptent vraiment. La plupart des manuels que les étudiants consultent et les tests et examens que ses étudiants font, portent sur ces compétences opérationnelles – simplement du copier-coller!

Nous donnons trop peu de respect et d’importance aux autres compétences quand nous les appelons « molles » et impliquons qu'elles sont facultatives.

Il s'avère que ce qui différencie les organisations prospères des organisations en difficulté, ce sont les attitudes, aptitudes et comportements des personnes qui font le travail, puisque parfois difficiles à mesurer.

Le déséquilibre actuel

Lorsque l’on regarde quelles sont les compétences utiles à un individu afin de maximiser son efficacité professionnelle (Savoir, Savoir-faire, Savoir-être et Savoir-vivre), on constate un déséquilibre dans la disponibilité de ces apprentissages.

On apprend le Savoir et le Savoir-faire sur les bancs d’école, de manière institutionnelle ainsi qu’avec l’expérience, mais on ne nous enseigne pas à nous affirmer, à inspirer confiance, à influencer, à communiquer et à collaborer avec les autres… Ces comportements sont donc plus ou moins bien acquis, souvent de manière tout à fait informelle, par imitation ou sur le tas.

Centrée sur l’acquisition de connaissances et sur le développement intellectuel, l’école traditionnelle néglige la formation des compétences relationnelles. Former les individus à connaître et à appliquer les habiletés interpersonnelles peut les aider à bonifier leur vie professionnelle et sociale.

Les employeurs et clients actuels exigent plus que simplement des compétences opérationnelles. D’où l’importance d’investir dans ce type d’apprentissage, pour une meilleure efficacité professionnelle ou une réalisation de son plein potentiel.

Être compétent, c’est savoir agir avec compétence !

Nous avons tous, à un moment donné, travaillé avec quelqu’un d’extrêmement efficient qui misait sur son savoir et savoir-faire. Ces gens peuvent être brillants, assidus, rigoureux et confiants. Malgré ces compétences, il arrive qu’il soit désagréable de travailler avec ces gens. Ils peuvent être perçus comme étant arrogants, impatients, méprisants, froids ou fermés d’esprit. Travailler avec eux nous laisse parfois un arrière-goût.

De même, nous avons tous eu l’occasion de travailler avec des gens hyper-agréables, qui misent sur leurs savoir-être et savoir-vivre. Ils sont réceptifs, sociables, bienveillants, plaisants et attentifs… Mais quel labeur pour obtenir quelque chose promptement, leur faire respecter les échéances, les suivre dans leur discours et se retrouver dans leur désorganisation.

C’est en s’attardant sur la dualité de ces deux dimensions qu’on se rend compte que lorsque nos forces sont surexploitées ou mal utilisées, elles peuvent devenir des faiblesses en réduisant les possibilités d’entente et d’efficacité professionnelle.

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Professional Competencies

To continue where the article entitled THE ABILITY TO ACT… AT THE HEART OF PERFORMANCE AND EXCELLENCE left off, let’s begin by defining the term “competence” in a professional context:  the notion of competence means to demonstrate having the ability – that is the knowledge, skills and attitudes – to mobilize and leverage the different kinds of knowledge required to carry out a professional activity, enabling an individual to successfully perform their role and responsibilities. These competencies are the tools that enable you to be effective and to achieve your desired goals.

Just like two sides of a coin, these competencies fall into two broad categories: operational competencies and relational competence.

Operational Competencies

This is the “technical” component. These are task-related competencies, therefore specific to a particular profession, and they include:

  • Knowledge is the set of theoretical, technical or tactical professional knowledge, including procedures, data, rules, standards, requirements, methods and tools. These are the intellectual skills learned through study and acquiring information, which are required to exercise a profession.
  • Know-how is the set of practices related to having strong operational vision, technical skills, knowledge of the methods, and mastery of the practical skills (experience, practicality, efficiency) required to perform a task depending on the situation and the environment.

These skills help us do our jobs efficiently.

Relational Competencies

This is the “human” component. These are the competencies relating to people, which are useful in all professions, in principle. They are sometimes called “soft skills”, and are the set of professional qualities such as attitudes, aptitudes and behaviours that a person demonstrates when performing a task, and they include:

  • Know-how-to-be, which is the set of emotional skills involving attitudes like assuredness, autonomy, enthusiasm, integrity, and self-control, which enable a person to enter into a relationship with themself.
  • Know-how-to-interact is the set of social skills such as respect, courtesy, diplomacy and empathy, enabling you to enter into relationships with others, including co-workers, customers and suppliers.

These competencies enable us do our work in an enjoyable way.

They are called personal competencies, or intra-personal and interpersonal skills, or even “soft skills”. They are indeed competencies, but they are not soft!

Relational competence is a professional competence in its own right and it is desirable to develop it on equal footing with the intellectual and technical competencies.   

But it is not only the operational skills (which make you efficient) or the relational skills (which make you pleasant) that guarantee professional effectiveness.

COMPLEMENTARITY OF KNOWLEDGE

We agree that operational competencies are essential, that hiring coders who do not know how to code, doctors who do not know how to treat or chefs who do not know how to cook, is a quick path to failure. These skills are the backbone of the HR process. But how do you explain why organizations that hire people with similar operational skills end up with very different results?

By distorting the term “professional competencies” and by focussing on seemingly “essential” skills, we have diminished the value of competencies that really matter. Most of the textbooks that students consult, and the tests and exams that they do, relate to these operational competencies – it’s simply copy and paste!

When we call other skills “soft” and imply that they are optional, we give them little respect and importance.

It turns out that the difference between successful organizations and struggling organizations are the attitudes, aptitudes and skills of the people doing the work, which are sometimes difficult to measure.

THE CURRENT IMBALANCE

When we consider which competencies are useful to an individual to maximize their professional effectiveness (Knowledge, Know-how, Know-how-to-be and Know-how-to-interact), there is much less opportunity to learn them.

We learn Knowledge and Know-how in the school classrooms, in an institutional way and through experience, but we are not taught to affirm ourselves, to inspire confidence, to influence, to communicate and to collaborate with others. These behaviours are therefore acquired in varying degrees, often quite informally, by imitation or by learning on the job.

Traditional schools focus on acquiring knowledge and intellectual development, but neglect coursework on relational competencies. Training individuals to understand and apply interpersonal skills can help them improve their professional and social lives.

Current employers and customers demand more than just operational competencies, hence the importance of investing in this kind of learning for better professional effectiveness, or to realize a person’s full potential.

BEING COMPETENT IS KNOWING HOW TO ACT WITH COMPETENCE!

We have all, at one time, worked with someone who was extremely efficient because they relied on their knowledge and know-how. These people can be brilliant, hardworking, meticulous and confident. Despite these competencies, working with these people can sometimes be unpleasant. They can be perceived as being arrogant, impatient, contemptuous, cold or closed-minded. Working with them can sometimes leave an after-taste.

Similarly, we have all had the opportunity to work with extremely pleasant people, who rely on their emotional and social skills. They are receptive, sociable, caring, pleasant and attentive… But it can a struggle to get something from them promptly, to make them respect deadlines, to follow their logic while they speak and to find yourself pulled into their disorganized worlds.

When we consider the duality of these two dimensions, we realize that when our strengths are overexploited or misused, they can become weaknesses as they can limit opportunities for agreement and professional effectiveness.

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Tips & Co. #340 - Do you need to change job – or just a good night’s sleep?

When we are tired, we are less equipped to handle life. Getting too little sleep can affect our emotional control and regulation capacities, as well as our ability to think a few steps ahead.

According to William Killgore, PhD, professor of psychiatry and psychology, and medical imaging at the University of Arizona, just one off-night can compromise your ability to "tap the brakes on the emotional centers of your brain".

That leaves you prone to overreacting in situations (bad or good). You’re more inclined to feel frustrated, hurt and oversensitive, or you may feel anxious and out of it.

When you are tired, every interaction may seem a little worse and this can chip away at your happiness.

So, before you quit your job, or worst, stay at a job you think you hate, try to significantly improve your sleep, and see if you wake up a newer, saner, brighter person.

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Trucs & Astuces #340 - Avez-vous besoin de changer de travail - ou avez-vous juste besoin d'une bonne nuit de sommeil ?

Lorsque nous sommes fatigués, nous sommes moins bien équipés pour faire face à la vie. Manquer de sommeil peut affecter nos aptitudes à contrôler et réguler nos émotions, ainsi que notre capacité à réfléchir de façon proactive.

Selon William Killgore, PhD, professeur en psychiatrie, psychologie et imagerie médicale à l'Université de l'Arizona, une simple mauvaise nuit peut compromettre votre capacité à «mettre les freins sur le centre émotionnel de votre cerveau».

Cela vous rend susceptible de sur-réagir (en bien ou en mal) dans certaines situations. Vous êtes plus enclin à vous sentir frustré, blessé et hypersensible, ou encore anxieux ou dépassé.

Lorsque vous êtes fatigué, chaque interaction peut paraître pire qu'elle n'est vraiment et miner votre bonheur.

Alors, avant de démissioner ou, pire, rester dans un travail que vous pensez détester, essayez d'améliorer de façon significative votre sommeil et voyez si vous vous réveillez en étant une nouvelle personne, plus en forme et plus allumée.

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Tips & Co. #339 - Why work as a team?

There is an African proverb that says: “Alone, I go faster; together, we go further”. A team goes further and is more successful than a single individual when the task at hand is complex, the procedure is unclear or when more than one skill is required.

Working as a team is an asset when what is required is:

  • - Creativity
  • - Cooperation
  • - Innovation
  • - Results
  • - Effectiveness

However, a team is not built by simply grouping people together. The members of a successful team volunteer their skills. There is a synergy created through the relationship that is established between team members, both at the organizational and the relational level, that allows everyone to go beyond their individual limitations.

It's just like a synchronized swimming team where members swim together! It might take longer to master, but it’s definitely more impressive.

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Trucs & Astuces #339 - Pourquoi travailler en équipe?

Un proverbe africain dit : « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » . Une équipe va plus loin et réussit mieux qu’un individu lorsque la tâche est complexe, le processus n’est pas clair ou lorsque plusieurs compétences sont requises.

Travailler en équipe est un atout lorsqu’on a besoin de :

  • - Créativité
  • - Coopération
  • - Innovation
  • - Performance
  • - Efficacité

Mais ce n’est pas simplement en regroupant des personnes qu’on bâti une équipe. Dans une équipe qui va loin, les membres de l’équipe contribuent volontairement leurs compétences . La relation qui s’établit entre les membres d’une l’équipe, tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel, crée une synergie qui permet à chacun de dépasser ses capacités individuelles.

C’est à l’image de la nage synchronisée où les membres de l’équipe nagent de concert! C’est peut-être plus long à maîtriser, mais définitivement plus impressionant.

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Trucs & Astuces #338 - La théorie du bol à poissons

La théorie du bol à poissons stipule que les poissons tropicaux peuvent grandir autant que leur aquarium le leur permet; plus grand est l’aquarium, plus les poissons grandiront. La théorie du bol à poissons est applicable aussi pour les humains.

Concevoir le prochain aquarium vous procure le même sentiment que d'avoir une vision, de créer une image pour votre vie ou vous pourrez grandir.

Changer pour un aquarium plus grand, implique de savoir s’étirer vers la prochaine étape même avant d’être vraiment prêt.

Cette théorie peut se mettre en pratique si on a une vision claire et définie, et si l’on prend un risque calculé et prémédité, car si l’aquarium que vous voulez aménager est démesuré, vous allez probablement sauter dedans et vous noyer.

 

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Tips & Co. #338 - The Fish Bowl Theory

The Fish Bowl Theory states that tropical fish can grow as large as their aquarium will permit; the bigger the aquarium, the larger the fish are able to grow. The fish bowl theory is also applicable to humans.

Picturing your next aquarium creates the same effect as having a vision or an image for your life that dictates your ability to grow.

Moving to a bigger aquarium implies knowing how to move forward towards the next step, even before you’re truly ready.

This theory can be put into practice by having a clear and definite vision in mind and by taking a calculated, premeditated risk, because if the aquarium you decide to build is disproportionate, you will most likely drown.

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Tips & Co. #337 - Are you using speakerphones correctly?

When the speakerphone is on in the conference room, do you talk differently? Most people do.

They seem to breathe differently, hold their chest differently, pronounce their words differently … and they shout as if their voice had to reach the distance between them and the receiver.

But when our body is rigid, our words are spoken slower and we raise our voice, we sound different, we sound more aggressive and less credible. That may have a significant impact on how we are perceived on the other end.

Most modern speakerphones don’t need all that extra effort (they have adjustable speakers and microphones), you should speak authentically and normally… Your words will be credible, people will listen and you’ll be communicating more effectively.

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Trucs & Astuces #337 - Utilisez-vous le haut-parleur de façon appropriée ?

Lorsque le haut-parleur est en fonction dans la salle de conférence, parlez-vous différemment ? La plupart des gens le font.

Ils respirent et se tiennent différemment, ont une prononciation différente... Et ils crient comme si leur voix devait porter jusqu'à l'endroit où se trouve leur interlocuteur.

Mais quand notre corps est statique, nous parlons moins vite, nous élevons la voix et notre façon de parler sonne différemment, plus agressive et moins crédible. Cela peut influencer la façon dont notre interlocuteur nous perçoit.

La plupart des haut-parleurs modernes ne requièrent pas cet effort supplémentaire (ils ont des écouteurs et microphones réglables), vous devriez donc parler de façon normale et authentique... Vos mots seront crédibles, les gens vous écouteront et vous communiquerez de manière plus efficace.

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LE SAVOIR-AGIR… AU CŒUR DE LA PERFORMANCE ET DE L’EXCELLENCE

« Nous sommes ce que nous faisons sans cesse.  Et donc, l’excellence n’est pas un acte isolé, mais une habitude. » - Aristote

« Savoir-Agir » c’est l’agencement intentionnel et efficace d'un ensemble de « Savoirs » (acquis, intégrés, mobilisés et utilisés) dans une situation donnée. C’est la combinaison gagnante qui permet à un individu d’assumer son rôle et ses responsabilités avec succès dans un contexte d’action… Bref, d’être efficace !

Pour nombre d’entre nous, le travail occupe une portion primordiale de nos journées. Il est source de satisfaction ou de frustration, théâtre de nos émotions et de nos défis, c’est l’endroit où l’on évalue, à la vue de tous, nos réussites et nos échecs.

Quels sont les facteurs d’une carrière professionnelle réussie ?  Pourquoi certains réussissent et d’autres sont simplement fonctionnels tout le long de leur cheminement ou, pire, survivent carrément ? Indubitablement, la chance ou les diplômes peuvent contribuer au succès de certains, mais ils n’expliquent qu’une infime partie de ces réussites. Qu’arrive-t-il à ceux qui ont eu les mêmes opportunités ou obtenu les mêmes diplômes mais qui, malgré tout, n’atteignent pas les mêmes sommets?

Nous en connaissons tous – des avocats, comptables, ingénieurs ou des secrétaires, agents administratifs, vendeurs, préposés au service à la clientèle, techniciens informatiques, analystes, maçons, entrepreneurs, chefs ou coiffeurs…. Qu’ils aient choisi une profession, un métier, une carrière ou une vocation… Il y en a qui réussissent… D’autres qui trainent en queue de peloton et regardent les autres réussir.

Quelles sont ces habiletés qui permettent à un individu parmi tant d’autres de se différencier, de se séparer de la masse et de réussir professionnellement?

Un coffre à outils efficace

Afin de réussir dans tout contexte professionnel il faut avoir un coffre à outils. Le médecin a son coffre à outil… Le mécanicien a son coffre à outils…  Le boulanger a son coffre à outils…

Tous les outils ne sont pas concrets et tangibles tels des marteaux, des clés anglaises et des stéthoscopes… Souvent nos outils sont intangibles… Ce sont nos compétences professionnelles!

Définissons le terme de compétence dans un contexte professionnel :  la notion de compétence signifie la démonstration de posséder la capacité – c’est-à-dire les connaissances, les habiletés et les attitudes – de mobiliser et d’accomplir un ensemble de « Savoirs » nécessaires à l'exercice d'une activité professionnelle, permettant à un individu d’assumer son rôle et ses responsabilités avec succès. Ces compétences sont les outils qui vous permettent d’être efficace et d’atteindre les objectifs souhaités.

Nous couvrirons plus en détail ces compétences dans le prochain article, mais retenons pour l’instant qu’elles sont toutes des compétences prisées dans les milieux de travail et essentielles à notre réussite professionnelle. Cultiver des bonnes compétences professionnelles exige la maîtrise d’un bon nombre d’habiletés qui vont au-delà d’une simple « taxonomie des compétences professionnelles ». Chaque Savoir-Agir se déploie simultanément sur 4 dimensions : relation aux connaissances, relation à la tâche, relation à soi et relation à autrui.

Diriger nos savoirs vers les résultats escomptés

Toutefois, ce n’est pas parce que l’on a accumulé ces habiletés que l’on saura agir en conséquence. En d’autres termes, les habiletés ce sont nos outils, mais l’objectif ciblé est de les mettre en pratique, de les transformer en action… De savoir agir!

Savoir agir requiert d’avoir appris à combiner les autres savoirs dans des proportions ajustées au contexte et selon un certain ordre pour passer à une action efficace. Il s’agit de pouvoir puiser dans le répertoire des savoirs, choisir celui qui est la plus adapté à la situation et savoir l’appliquer. C’est la capacité d’envisager les actions appropriées et leur influence sur votre rendement.

Le Savoir-Agir est un ensemble d’habiletés d’action (liées aux normes de jugement, aux capacités d’adaptation, aux habiletés communicationnelles, de gestion, etc…) qui permettent de produire des actions adaptées et qui visent à assurer l’équilibre des éléments critiques (relations, environnement, etc…) vis-à-vis des résultats escomptés.

Savoir-Agir c’est savoir…

  • Travailler en équipe
  • Communiquer efficacement
  • Faire preuve de professionnalisme
  • S’avoir s’adapter
  • Gérer ses émotions
  • Gérer le temps et les priorités
  • Gérer le stress
  • S’approprier le changement
  • Influencer
  • Gérer les conflits
  • Innover
  • Développer des relations professionnelles conviviales
  • Être diplomate
  • Etc…

Dans cette ère où le changement survient à une vitesse époustouflante, Savoir-Agir en temps réel devient le sceau de l'efficacité à tous les niveaux et pour tous les types d'organisations. Comme la complexité augmente, les individus, les équipes et les organisations doivent continuellement savoir mettre à jour leurs connaissances et leurs compétences afin de demeurer compétitifs dans des environnements qui sont fluides, souvent ambigus et où il existe des méthodes multiples pour réaliser les objectifs.

On se donne rendez-vous au prochain article, où nous allons approfondir la notion de compétence professionnelle. À bientôt!

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The Ability to Act… At the Heart Of Performance and Excellence

“We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit.”

- Aristotle

“The ability to act” is the intentional and effective leveraging of a “set of knowledge” (acquired, integrated, mobilized and used) to deal with a given situation. It’s the winning combination that enables an individual to successfully perform their role and responsibilities in a context of action…In short, to be effective!

For many of us, work takes up the bulk of our days. It is a source of great satisfaction or frustration, and the stage for our emotions and our challenges. It’s the place where, in front of everyone, we evaluate our successes and failures.

What are the factors of a successful professional career? Why do some people succeed while others are simply functional for the duration of their careers, or, worse, only barely survive? Obviously, having some luck or getting a degree does contribute to some people’s success, but this only explains a tiny part of these successes. What happens to those who have had the same opportunities or obtained the same diplomas but who, despite everything, don’t reach the same heights?

We all know lawyers, accountants, engineers, receptionists, administrative clerks, salespeople, customer service representatives, IT technicians, analysts, masons, contractors, chefs or hairstylists. Whether they have chosen a profession, a trade, a career or a vocation, some do very well and others fall to the back of the pack and watch those in the front succeed.

What are the skills enabling one individual to be different from the many others, to separate themselves from the masses and to succeed professionally?

HAVING AN EFFECTIVE TOOLBOX

In order to succeed in any professional context you must have a toolbox. A Doctor has a toolbox… A Mechanic has a toolbox… A baker has a toolbox… Not all tools are concrete and tangible like hammers, adjustable wrenches or stethoscopes… Our tools are often intangible… They are our professional skills!

Let’s define the term “competence” in a professional context:  the notion of competence means to demonstrate having the ability – that is, knowledge, skills and attitudes – to mobilize and accomplish a set of "knowledge" required to carry out a professional activity, enabling an individual to perform their role and responsibilities successfully. These skills are the tools that help you to be effective and to achieve the desired goals.

We will discuss these skills in more detail in the next article, but for now, let’s remember that they are all skills that are valued in the workplace and essential to our professional success. Cultivating good professional skills requires mastery of a number of skills that go beyond a simple “taxonomy of professional skills”. The ability to act unfolds simultaneously in 4 dimensions: relationship to knowledge, relationship to task, relationship to oneself and relationship to others.

LEVERAGING OUR KNOWLEDGE TO ACHIEVE THE DESIRED RESULTS

However, just because we have accumulated these skills doesn’t mean that we will be able to act accordingly. In other words, the skills are our tools, but the goal is to put them into practice, to transform them into action… To have the ability to act!

Knowing how to act requires having learned to combine other knowledge in a context-specific and orderly way to take an effective action. It is a matter of being able to draw on your repertoire of various kinds of knowledge, to choose the kind that is the most suitable for the situation, and to know how to apply it. It's the ability to consider appropriate actions and their influence on your performance.

The ability to act is a set of “action” skills, such as having good standards of judgment, coping skills, communication skills, management skills, etc., which enable you to take suitable actions leading to a balance of critical elements (relationships, environment, etc.) in relation to the desired results.

Having the ability to act is to know how to…

  • Work in a team
  • Communicate effectively
  • Demonstrate professionalism
  • Adapt yourself
  • Manage your emotions
  • Manage time and priorities
  • Manage stress
  • Take ownership of change
  • Influence
  • Manage conflicts
  • Innovate
  • Develop friendly business relationships
  • Be diplomatic
  • Etc…
  • In this era of change occurring at breathtaking speed, knowing how to act in real-time becomes the seal of effectiveness at all levels and for all types of organizations. As complexity increases, individuals, teams and organizations must continually be able to update their knowledge and skills in order to remain competitive in fast moving, often-ambiguous environments in which there are multiple ways to accomplish your goals.

    In the next article we will explore the notion of professional competence in greater detail. Until next time!

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    Trucs & Astuces #336 - Attention à la façon dont vous «éduquez» votre clientèle

    Si vous offrez fréquemment des ventes, des rabais ou promotions de dernière minute, ne soyez pas surpris si vos clients arrêtent de faire des achats en avance. Vous les «éduquez» à attendre.

    Si vous annoncez les événements plusieurs fois, un peu plus fort à chaque fois, ne soyez pas surpris si vos clients ignorent les premières annonces que vous faites. Vous les «éduquez» à attendre vos relances.

    Si vous n'offrez pas à vos clients un service à la clientèle de qualité jusqu'à ce qu'ils se plaignent, ne soyez pas surpris que vos clients soient difficiles. Vous les «éduquez» à taper du poingt ou crier pour obtenir un bon service.

    La façon dont vous agissez avec vos clients les informe sur leurs interactions futures avec vous.

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    Tips & Co. #336 - Be careful how you train your customers

    If you frequently run last-minute sales, specials or promotions, don't be surprised if your customers stop buying things in advance. You're training them to wait.

    If you announce things several times, getting louder each time, don't be surprised if your customers ignore the first few announcements. You've trained them to expect reminders.

    If you don't offer your customers quality service until they complain, don't be surprised if your customers are difficult. You’re training them to kick and yell in order to get good service.

    The way you engage with your customers trains them on what to expect from interactions with you.

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    Trucs & Astuces #335 - «Je n’ai pas le temps»

    À chaque fois que vous dites «Je n’ai pas le temps», ce que vous dites vraiment est «Ce n’est pas assez important pour être en tête de ma liste». Nous avons tous la même quantité de temps disponible, soit 24 heures par jour, 168 heures par semaine.  Pourtant, certaines personnes réussissent à atteindre leurs objectifs et d’autres courent toujours après leur temps. L’efficacité, c’est déterminer ce qui est une priorité pour nous, c’est faire des choix.

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    Tips & Co. #335 - “I Don’t Have Time”

    Every time you say ”I don’t have time”, what you are really saying is ”It’s not important enough to be at the top of my list.” We all have the same amount of available time – 24 hours a day, 168 hours a week. However, certain people succeed in reaching their objectives and others are always running behind. Effectiveness is determining what is a priority to us and making choices.

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    Trucs & Astuces #334 - Trucs pour travailler avec chaque génération

    De nos jours, les milieux de travail demandent la collaboration de cinq générations. Un des plus grands défis est de faire en sorte que ces générations voient au-delà de leurs préjugés et apprennent à travailler ensemble afin d’atteindre des objectifs communs, puisqu’elles ont tendance à être différentes sur plusieurs aspects, dont les horaires de travail, le travail à distance, et la dynamique entre bureaux.

    Les trucs suivants sont utiles afin de travailler efficacement avec n’importe quelle génération.  

    • Reconnaissez que les différences entre générations influencent nos idées, nos attentes, nos valeurs et notre comportement au travail.
    • Ne faites pas de suppositions.
    • Prenez conscience que tout le monde veut être traité avec respect, et reconnaissez que le respect peut avoir l’air différent selon différentes expériences et perspectives.
    • Sachez que vous avez des expériences de vie différentes et que vous pouvez apprendre des expériences et des perspectives des autres.
    • Trouvez des façons de créer des valeurs partagées et des points en commun.
    • Donnez à vos collègues des suggestions spécifiques sur ce qu’ils peuvent faire afin de vous aider à mieux performer.
    • Mettez l’emphase sur ce qui compte vraiment: la productivité, le travail d’équipe et les relations client.
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    Tips & Co. #334 - Tips for Working with Every Generation

    Today’s workforce requires cooperation from five generations. One of the biggest workplace challenges is getting these generations to see past their biases and learn to work together toward common goals since they tend to differ on everything from work hours, etiquette, working remotely and inter-office dynamic.

    The following tips are useful for working effectively with ANY generation.

    • Recognize that generational differences influence our ideas, expectations, values and behaviors at work.
    • Don’t make assumptions.
    • Acknowledge that everyone wants to be treated with respect—and recognize that respect might look and feel different, based on differing experiences and perspectives.
    • Know that you have different life experiences and can learn from others’ experiences and perspectives.
    • Find ways to create shared values and common ground.
    • Give your colleagues specific suggestions on what they can do to help you perform your best.
    • Focus on what really matters—productivity, teamwork and customer relationships.
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    Trucs & Astuces #333 - Accomplir trop de tâches à la fois

    Dès qu’une personne se fixe deux objectifs simultanément, chacun d’eux est analysé et pris en charge dans un hémisphère du cerveau. Or, il n’existe, par définition, que deux hémisphères. Au-delà de deux buts, le cerveau humain sature et ne semble plus gérer l’information. Évitez d’accomplir trop de tâches à la fois.

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    Tips & Co. #333 - Accomplishing too many tasks at once

    As soon as someone sets two objectives at the same time, each one is analyzed and managed in one hemisphere of the brain. However, by definition, there are only two hemispheres in our brains. Beyond two goals, the human brain reaches saturation and does not seem to process information. Avoid accomplishing too much at once.

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    Tips & Co. #332 - The Broken Record Technique

    The broken record technique is an efficient tactic for self-affirmation. It’s most likely one of the best techniques to start asserting yourself. Its principle is very simple. The technique consists in repeating the same thing as many times as necessary. We must present ourselves nicer and kinder with each repetition – just like a broken vinyl record that repeats the same lyrics again and again – until the other person gives up. It’s not because you ask something ONCE that you will get it. And it’s not because you refuse something ONCE that the other person will drop it. The broken record technique can be used for a request and for a refusal.

    1. Keep in mind the message you want to communicate.
    2. During the conversation, repeat your message again by using the same language, again and again, as often as necessary.
    3. With each repetition, grow nicer, more courteous and concise.
    4. Don’t give in.
    5. Without justifying yourself, explain in a way that is adapted to this specific context.

    Finally, the person will realize that you really mean what you’re saying.Be careful with this technique. If you use it to avoid being taken advantage of, it’s a good thing. If you use it to intimidate, it’s manipulative and dishonest.

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    Trucs & Astuces #332 - La technique du "Disque rayé"

    La technique du disque rayé est une technique efficace dans l’affirmation de soi. C’est probablement une des meilleures méthodes pour commencer à vous affirmer. Son principe est très simple… La technique consiste à répéter la même chose autant de fois que nécessaire. On doit se montrer de plus en plus gentil et aimable à chaque répétition. A l’image d’un disque rayé qui répète sans arrêt les mêmes paroles, jusqu’à ce que l’autre abandonne. Car ce n’est pas parce que vous demandez quelque chose UNE fois, que vous allez l’obtenir. Et ce n’est pas parce que vous refusez UNE fois que l’autre ne va pas vous relancer. La technique du disque rayé peut donc être utilisée aussi bien pour une demande que pour un refus.

    1. 1. Sachez reconnaître le message que vous voulez exprimer.
    2. 2. Au cours de la conversation, réaffirmez votre message en utilisant le même langage, encore et encore, aussi souvent  que nécessaire.
    3. 3. À chaque répétition de votre message, soyez de plus en plus concis, courtois et gentil.
    4. 4. Ne fléchissez pas.
    5. 5. Sans dériver ni vous justifier, expliquez de manière adaptée au contexte.
    6. 6. Finalement, la personne constatera que vous pensez vraiment ce que vous dites.

    Soyez prudent avec la technique du disque rayé. Si vous l'utilisez pour éviter qu’on vous exploite, c’est une bonne chose. Toutefois, si vous l'utilisez pour intimider, c'est manipulateur et malhonnête.

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    Trucs & Astuces # 331 - Les situations délicates

    Au cours de votre profession au service à la clientèle, il est probable que vous affrontiez des situations que vous auriez préféré éviter. Les « gros » problèmes comme un client en colère, menaçant, agressif constituent un défi de taille, mais sont quand même rares.Toutefois, nos journées sont souvent parsemées de « petits » problèmes ou de situations délicates qui s’avèrent difficiles à gérer, en raison de leur nature qui semble anodine et de l’absence de protocoles et lignes directrices. Qu’il s’agisse de dire « non » à un client, de lui annoncer une mauvaise nouvelle ou de lui présenter des excuses, rares sont les personnes qui sont à l’aise de devoir aborder ces situations délicates.

    Cependant, ces situations sont inévitables: il faut les aborder. Si elles sont ignorées, elles risquent de devenir des situations difficiles à gérer et votre professionnalisme et votre crédibilité pourraient être remis en cause.

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    Les participants le disent…


    « Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

    Ville de Québec

    Témoignages des participants

    …et nos clients aussi!

    « C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

    Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

    Témoignages des clients

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