Arrivés au moment de décider, beaucoup de gens retardent ou remettent à plus tard afin d’éviter de trancher. Ce syndrome a été appelé « paralysie d'analyse ». Plus longtemps on repousse une décision difficile, plus difficile il devient de la prendre. S’il y a erreur, chaque délai diminue le temps disponible pour corriger la situation.
Apprendre à dire « Non » fait partie des règles d’or de la gestion du temps. Dans 80 % des cas, vous n’aurez pas besoin de dire « Non ». Proposez un « Oui conditionnel » et votre interlocuteur sera satisfait : « J’aimerais bien pouvoir t’aider »; déclinez poliment sa demande en expliquant pourquoi : « mais je dois terminer ce dossier »; mais ne le laissez pas repartir les mains vides : « je peux t'aider seulement ... je te suggère... as-tu pensé à… la prochaine fois… » Proposez deux options réalisables et laissez votre interlocuteur choisir celle qui lui convient le mieux.
Si vous avez vu le visage froncé instantanément, vous avez de bonnes capacités d'attention. Mais si cela vous a pris quelques secondes, vous avez besoin de hausser votre capacité de concentration. Essayez d'éviter de faire plusieurs tâches simultanément, car si faire plusieurs choses à la fois vous semble efficace, ça fatigue beaucoup plus que de porter son attention sur une seule chose à la fois. Finaliser vos tâches prend donc beaucoup plus de temps.
Acquiescez à toutes les demandes, dites toujours "Oui" et vous serez submergé de travail. N'essayez pas de plaire à tous. Établissez des priorités, faites votre planification. Évaluez le temps nécessaire pour chacune des tâches compte tenu de votre charge de travail.
Vous arrive-t-il d’être au téléphone et que quelqu’un entre dans votre espace de travail et reste planté là à attendre que vous ayiez terminé ou, pire, qu’il vous pose une question? Gardez un calepin et un crayon sur le coin de votre bureau pour faire comprendre à cette personne de vous laisser un message. Ainsi, vous pourrez lui accorder toute votre attention, après votre appel!
Déléguer consiste à modifier la contribution du collaborateur en lui confiant une activité (mission/projet) et les moyens pour l’accomplir. C’est un contrat dont l’objet est le transfert, limité dans le temps, d’un pouvoir d’autonomie sur une activité dont on a la responsabilité.
En bref, déléguer signifie :
La délégation n’est pas un moyen de se débarrasser d’une tâche désagréable ou ingrate, ni le déversement d’un excès d’activités sur les membres de son équipe, ni un ordre ou une simple attribution d‘exécution d’une tâche. La délégation n’est surtout pas l’abdication de sa responsabilité vis-à-vis la mission.
La délégation est une composante essentielle des relations humaines interdépendantes, elle libère le pouvoir, les ressources et les responsabilités des membres de l’équipe et encourage la prise en charge, l’engagement et l’atteinte des résultats souhaités; c’est l’art d’habiliter les gens à l’action.
Peu importe vos talents, votre discipline et votre ambition, il arrive un moment où l’on peut plus tout faire soi-même, et il devient nécessaire d’inclure (et d’intéresser!) d’autres individus afin d’atteindre les résultats souhaités et maintenir une productivité maximale. La délégation est le moyen d’y parvenir.
La délégation porte la productivité au-delà des aptitudes et des connaissances individuelles, elle permet à vos efforts aussi bien qu’à votre vision et vos buts de proliférer.
Savoir déléguer est une compétence essentielle pour tous ceux qui ont d’autres individus sous leur responsabilité.
Déléguer est un moyen de:
En bref : Délégation = Efficacité
Une délégation efficace transmet le message suivant : Passez à l’action, vous avez le talent qu’il faut.
La chronologie est la dimension essentielle sur le plan méthodologique. Passer de la décision de déléguer à la fin de la tâche, implique de passer par un certain nombre de phases successives, selon un enchainement rigoureux, qui ne peuvent être évitées sans séquelles. Vous devrez y consacrer un temps proportionnel à l’ampleur et aux enjeux de la mission.
Phase 1 – Décision de déléguer
Pour être réussie, une délégation doit être préparée en amont, cela suppose de prendre un recul sur les objectifs, les résultats souhaités et les éventuels collaborateurs. La Phase 1 vous permet d’analyser ce que vous voulez déléguer et à qui.
Phase 2 – Préparation des modalités
Après avoir choisi ce qu’on veut déléguer et à qui on veut le déléguer, on doit définir avec précision le cadre et les modalités de la délégation.
Phase 3 – Présentation et attribution de la délégation
Une fois qu’on sait précisément ce qu’on veut déléguer et comment on souhaite organiser la délégation, on présente son projet au collaborateur et on incite l’implication, l’engagement et l’assurance que les résultats souhaités seront atteints. Il faut maintenant préparer votre rencontre de délégation. Cette phase, même si elle garde une dimension opérationnelle, à une dominance relationnelle.
Phase 4 – Implantation
Lorsque l’on s’est mis d’accord sur les objectifs, les actions à entreprendre et les modalités de réalisation, il faut mettre en place un suivi pour s’assurer de son bon déroulement et remédier à des éventuels dérapages.
Phase 5 – Exécution
Une fois la délégation implantée, le délégateur doit laisser le délégataire mener sa mission en maintenant un encadrement.
Phase 6 – Validation
Après avoir accompagné avec succès le délégataire tout au long du processus de délégation, il est temps de valider les résultats, de conclure et d’intégrer la mission au poste du délégataire.
Voici plusieurs actions que vous pouvez utiliser régulièrement afin d’établir un environnement de délégation efficace :
Si vous n’avez pas encore développé l’habitude de déléguer, vous expérimenterez probablement un certain inconfort lorsque vous déléguerez des tâches que vous accomplissiez auparavant. Apprendre à déléguer exige de modifier des attitudes et des habitudes de pensée qui sont souvent enfouies profondément.
Rappelez-vous, le plus grand obstacle à l‘habitude est l’habitude elle-même. Résistez à la tentation de ne pas déléguer simplement parce que vous vous sentez inconfortable au début. Plus vous déléguerez, plus il devient facile de déléguer. Avec le temps, choisir de déléguer des activités et de donner du pouvoir à autrui apporte des résultats accrus.
Le mois précédent nous vous citions 7 des 13 mythes de la gestion du temps. Nous espérons qu’ils vous ont permis de prendre du recul, d’analyser votre gestion du temps et de déceler certains de vos comportements nuisibles. Nous vous proposons les autres 6, en souhaitant qu’ils vous aident à mieux gérer votre temps et progresser dans vos démarches.
Quand la «gestion participative» a été implantée, ses partisans ont logiquement suggéré que la disponibilité des directeurs envers leurs subalternes était un élément important. Pour assurer ceci, ils ont proposé que la porte du directeur soit considérée “ouverte” à ces subalternes qui auraient besoin d’aide. Ils n’ont pas suggéré de la garder physiquement ouverte à tout moment, mais de la garder ouverte à ceux qui auraient besoin d’aide, quand ils en auraient eu besoin. Malheureusement la «porte ouverte» est devenue ouverte à tous, tout le temps. Le directeur toujours disponible trouve impossible d’exécuter son propre travail et se concentrer sur ses propres objectifs et ses priorités. Les directeurs efficaces s’entendent sur le besoin impératif d’une indisponibilité planifiée. Obtenue en «bloquant du temps» pour acquérir quelques heures de concentration sans interruption.
Beaucoup d’effort et de temps sont gaspillé à résoudre les mauvais problèmes. D’où l’axiome: un problème bien énoncé (donc identifié) est à demi résolu. Souvent c’est un simple cas de mauvaise identification du problème – On se mobilise pour résoudre le symptôme du problème, sans jamais s’ancrer pour trouver la vraie cause.
Si le temps est un nombre fixe et prédéterminé, comment peut-on gagner du temps? Techniquement, on ne peut pas. Peut-on véritablement parler de gain de temps quand les choix empressés font prendre des chemins imprudents et qui finalement coûtent plus chers? Abréger une conversation importante avec le prétexte d’une autre échéance importante peut laisser un problème incommodant non résolu qui réapparaîtra dans une crise plus tardive. Engendrer prématurément sans analyse consciencieuse une action peut se révéler à la fin comme étant un gaspillage de temps, d’effort et d’argent. «Si vous n’avez pas le temps de bien faire les choses» a demandé un sage, «quand aurez-vous le temps pour le refaire?»
Le temps en soi n’est pas le problème, mais plutôt comment nous et tous les autres utilisons cette provision limitée. La pénurie de temps est une illusion qui résulte généralement d’une mauvaise gestion du temps, tel qu’entreprendre trop de choses dans trop peu de temps, l’incapacité de dire «Non» aux distractions, se donner ou accepter des évaluations du temps irréalistes, se laisser interrompre à tout moment et confondre les priorités en travaillant sur une tâche moins importante mais plus urgente en premier lieu.
Nous disons que le temps vole. Et peu savent où ou pourquoi. Nous l’accusons de courir, de voler, de nous défier avec des dates limites chaque fois que nous vérifions notre agenda. Nous n’en avons jamais assez. Nous disons que le temps passe. Mais en réalité le temps ne bouge pas, il ne va nulle part. C’est nous qui bougeons. Le temps est éternellement présent. Pour chacun de nous, il passe à la même vitesse. Dire que le temps vole, c’est avouer que nous accomplissons les choses d’une façon que le temps paraît voler. À travers une mauvaise gestion du temps et des priorités, nous nous retrouvons avec trop de choses à faire dans si peu de temps.
Le directeur pressé qui ne se rattrape jamais, qui est occupé à éteindre les feux et manque les délais, envisagera toujours le temps comme un ennemi. Cependant, comme dans la plupart des choses, nous sommes notre propre ennemi. Le temps est de notre côté au moment où nous l’organisons.
Tout est une affaire d’attitude et de technique. Une bonne gestion de votre temps ne peut vous donner plus de temps, mais elle peut vous aider à utiliser votre temps de façon beaucoup plus productive. Prenez un temps d’arrêt et commencez à mesurer votre succès dans la gestion du temps – Il ne s’agit pas de mesurer votre taux d’occupation, mais plutôt de mesurer ce que vous avez accompli et comment vous vous sentez à la fin de la journée. Bonne chance!
« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »
Ville de Québec
« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »
Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.