Commencez à mesurer votre succès dans la gestion du temps – non pas en déterminant votre niveau d’occupation journalière, mais plutôt en déterminant les tâches importantes accomplies et votre satisfaction personnelle.
Il n’est jamais bon de faire les choses à la dernière minute. Vous êtes propulsés par l’urgence et l’adrénaline. C’est plein de risques et d’efforts supplémentaires.
Il est beaucoup plus proactif de bien faire les choses dès la première minute. Vous êtes ainsi propulsés par la logique et une vision, ce qui est un type de carburant complètement différent.
Cela prend 64 secondes pour retrouver le fil de votre pensée après une interruption par courriel. (T. Jackson, PhD, Lourborough University)
Cela signifie que si vous vérifiez votre boîte de réception chaque 5 minutes, vous perdez 8,5 heures par semaine.
Essayez des intervalles de 45 minutes, et désactivez les alertes de courriel.
Lorsque vous avez la tête sous l’eau, il est tentant de réagir en travaillant plus fort. Mais les humains sont “cycliques”, ce qui veut dire que de travailler plus fort ne vous rend pas seulement malheureux mais fait en sorte que le travail produit est de moins bonne qualité.
Tout d’abord, donnez-vous la permission de respirer un peu. N’ajoutez pas de pression inutile en essayant de vous "motiver", ce qui revient souvent à vous reprocher de vous sentir dépassé.
Ensuite, réagissez correctement en prenant une action productive et en régularisant votre vitesse. Réintroduisez un rythme dans votre routine, une action à la fois.
Lorsqu’on ne prend pas une décision, la procrastination s’installe, on n’avance pas et on gaspille du temps. D'éviter une situation ou une tâche prend plus de temps que de décider. Quand vient le temps de prendre une décision ou d’accomplir une action, mieux vaut le faire tout simplement.
« Il n’y a rien de plus inutile que de très bien faire quelque chose qui ne doit pas être fait du tout. »
― Peter F. Drucker
Même si vous n’êtes pas en position de contrôler la réunion, vous pouvez toujours contrôler votre temps. La prochaine fois qu’on vous demande d’assister à une de ces réunions désorganisées, hors de contrôle et sans fin, laissez votre supérieur savoir que vous y serez, mais que vous ne pouvez qu’y accorder un certain temps. « J’y serez Michel, mais je devrai partir après 30 minutes. J’ai absolument besoin de travailler sur ce rapport / proposition / projet si nous voulons respecter l’échéance. Je pourrai demander à Sylvie de me mettre à jour sur ce que j’aurai manqué. » Votre supérieur devra choisir entre vous laisser sortir de la réunion plus tôt ou de vous donner la permission d’être en retard sur votre rapport / proposition / projet.
Êtes-vous toujours en train de dire “oui” aux priorités des autres au lieu de vous concentrer sur les vôtres? Vous ne pouvez pas protéger votre temps sauf si vous savez comment refuser les demandes. Lorsque vous dites « non », essayez de donner un « oui » conditionnel, tel que « oui, mais ce sera fait vendredi » ou un « oui » qualifié, tel que « vous pouvez compter sur moi en tant que Plan B ».
Essayez de prendre quelques minutes pour organiser vos pensées avant de débuter la rédaction de votre courriel. Bien que cela prenne plus de temps, cela vous aidera à éviter les malentendus et à gagner du temps à long terme.
La recherche démontre que le stress chronique en milieu de travail commence généralement au début de la journée de travail, puis dégénère lorsque la journée avance. Brisez le modèle en créant une nouvelle routine matinale. Allez à un endroit différent pour votre café. Faites votre travail administratif avant de vérifier vos courriels, etc.
" Beaucoup de gens croient qu'ils pensent alors qu'ils remettent seulement en ordre leurs préjugés..." - William James
Nous connaissons tous l'importance des premières impressions. Nous savons aussi que nous n'avons jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression et que les impressions sont parfois faciles à faire, mais difficiles à changer.
Faites bonne impression dès le départ. L’interaction personnalisée dès le premier contact est l’occasion parfaite de montrer votre sens de la courtoisie, du respect et de la considération envers votre interlocuteur.
Une théorie veut que lorsque nous répétons un geste encore et encore, ça provoque en nous un sentiment d'ennui (tel que celui de monter et descendre dans un ascenseur). Vous pouvez faire de même avec une pensée qui vous préoccupe. Répétez-vous intérieurement ce tracas lentement et de façon monotone. La monotonie préviendra l'escalade, vous évitera de vous enfouir dans une spirale de soucis et elle pourrait diriger votre esprit vers des pensées plus positives.
Jouer libère la créativité et l'innovation. Ça permet la détente et ça nous stimule; ce qui nous aide à découvrir de nouvelles façons de penser et de résoudre les problèmes.
La distinction entre "Aimer son travail" et "Aimer travailler".
"J’aime mon travail" fait référence à l’activité exercée et au travail proprement dit. "J’aime travailler" c’est plutôt aimer faire des efforts, se confronter, apprendre, se dépasser, donner un sens à son travail et permet la pleine réalisation de soi.
Quand on aime travailler on est absorbé par notre travail et on n’a pas l’impression de travailler.
La "Nonversation '' est ... quand, au lieu d'accorder à votre interlocuteur toute votre attention, vous prétendez l'écouter tout en faisant autre chose. Lorsque vous faites cela, vous êtes trop distrait pour vraiment comprendre, vous feignez une réponse en émettant des 'hum, oui, ' et vous risquez de manquer des indices subtils mais importants.
Réservez un moment prédéterminé pendant la journée pour retourner tous vos appels et vous concentrer uniquement sur la personne au bout du fil avec une 'conversation' appropriée.
Vérifiez vos courriels à des moments prédéterminés afin que votre charge de travail ne soit pas continuellement interrompue.
L’efficacité n’est pas quelque chose qu’on FAIT, mais quelque chose qu’on EST. L’efficacité est un état d’esprit!
À une époque où tous sont à la course et tout bouge plus rapidement, la clientèle exige de plus en plus que les services soient rendus rapidement. Le mot-clé est PROMPTEMENT.
En tant que personne qui dispense les services, m’arrive-t-il de faire attendre les clients des heures ou des semaines… pour une simple réponse à une lettre/ un courriel, un appel téléphonique, une mise à jour de dossier?
II faut constamment viser à répondre avec diligence aux besoins des clients.
Il y aura toujours des obstacles (défis, dates limites, ressources limitées, et des gens qui vous nuisent), et il y aura toujours des opportunités (nouvelles personnes, situations et idées, des occasions de partager, de donner, de contribuer). C’est ce qu’on pratique et sur quoi on se concentre qui forme notre attitude et nos actions.
Se concentrer sur les opportunités ne signifie pas que les problèmes n’existent pas, cela signifie que nous sommes plus enclins à faire quelque chose qui compte vraiment.
Dans notre environnement de travail, nous sommes constamment submergés par l’information, les sollicitations, les demandes (interruptions, sonneries, bips, etc.), qui représentent pour la plupart du bruit non-nécessaire. S’appuyer sur des raccourcis mentaux est important, mais une approche méthodologique est essentielle et nous devons ainsi apprendre à quitter le mode « automatique » et filtrer l’information. Prendre le temps de penser et réfléchir est crucial. Les solutions et les idées ont besoin d’espace et de temps pour se développer.
Ne bombardez pas vos collaborateurs de courriels inutiles. Si vos échanges dépassent les trois courriels, pensez à changer votre canal de communication; un appel téléphonique ou une rencontre pourraient s'avérer plus efficaces.
Commencez à mesurer votre succès dans la gestion du temps – non pas en déterminant votre niveau d’occupation journalière, mais plutôt en déterminant les tâches importantes accomplies et votre satisfaction personnelle.
La réussite n’est pas le succès. La réussite est une succession d’échecs et de succès. Les deux nous apprennent des leçons incontournables et ont leurs propres valeurs. Réussir c’est apprendre à éviter l’arrogance du succès et l’abattement de l’échec!
C’est impossible de trouver « plus » de temps! Si vous avez besoin de temps pour faire quelque chose d’important, vous devrez en créer en éliminant des activités qui sont de valeur moindre.
Se barricader dans un bureau avec des bouchons enfoncés dans les oreilles permet de mieux se concentrer, mais ne permet pas de mieux réfléchir. Un peu de brouhaha est même préférable.
Ravi Mehta, professeur en sciences commerciales de l’université de l’Illinois, a étudié l’impact du bruit ambiant sur la créativité, et la capacité de notre cerveau à penser de façon plus abstraite lorsqu’il est confronté à des perturbations sonores. Conclusion : le niveau de bruit le plus stimulant se situe autour de 70 décibels. Représente à peu près le bruit ambiant qu'on retrouve dans un petit resto-café !
Lors des moments d’attente, profitez-en pour faire de la réflexion créative. Cette pratique vous aidera à faire preuve d'esprit innovateur dans votre résolution de problèmes, votre planification et votre organisation.
L’ouverture de chaque courriel doit être suivie d’une action :
- Classer – dans un dossier dédié
- Supprimer
- Répondre
- Planifier un suivi
Traitez TOUS vos courriels jusqu’à ce que vous vidiez votre boîte de réception.
À chaque fois que vous dites « Je n’ai pas le temps ». ce que vous dites vraiment est « Ce n’est pas assez important pour être en tête de ma liste ». Nous avons tous la même quantité de temps disponible, soit 24 heures par jour, 168 heures par semaine. Donc, pourquoi est-ce que certaines personnes réussissent à tout faire, et d’autres courent toujours après leur temps?
L’efficacité, c’est déterminer ce qui est une priorité pour nous, c’est faire des choix.
Manquer de temps est un message que nous ne faisons pas cette distinction, que nous ne faisons pas ce choix. Au final, où nous avons choisi d’investir notre temps est notre choix.
« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »
Ville de Québec
« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »
Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.