Organisme Formateur agréé par Emploi-Québec - Agrément # 0057911

Le blogue de Solutions & Co.

Le blogue de Solutions & Co.

La communication n’est pas ce que l’on dit – mais ce que l’autre comprend

La communication est un processus complexe. Il ne suffit pas de bien savoir s’exprimer ou d’avoir des bons arguments pour être un bon communicateur. Afin d’expliquer la complexité de la communication, j’utilise souvent la métaphore du « jeu du téléphone » (anciennement le jeu du téléphone arabe). Le principe du jeu est simple : une phrase est chuchotée à l'oreille d'un participant à un autre. Bien que l'objectif du jeu soit de faire passer le message sans le déformer en cours de route, une partie du plaisir est que, quoi qu'il en soit, celui-ci finit généralement par être déformé. Des erreurs s'accumulent à chaque transmission du message, de sorte que la phrase annoncée par le dernier joueur diffère significativement de celle du premier joueur, généralement avec un effet amusant ou humoristique. Ce jeu est exceptionnellement efficace pour démontrer l’échelle de déformation de la communication en action.

La communication est par sa nature source d’ambiguïtés et de distorsions non intentionnelles. Si cela est amusant lorsqu’on joue, ce l’est moins lorsque cette déformation se présente dans les échanges plus sérieux, voire nos communications professionnelles. Combien de fois avons-nous été certain de ce que nous avons dit, et tellement surpris en se rendant compte de ce que notre interlocuteur a compris ou interprété de nos propos? Vos propres expériences vous ont probablement enseigné que ce n’est pas parce que vous l’avez transmis qu’un message est correctement interprété.

Communiquer n’est pas seulement un échange d’information, c’est transmettre un message à une autre personne (ou à un groupe) afin d’être compris. « Communicare » du latin :  Mettre en commun, échanger, partager, se consulter, conférer, participer à… C’est entrer en contact avec une autre personne.

Cela ne peut se faire en solo, une interaction est nécessaire. Toute interaction implique que notre propre cadre de référence soit mis en relation avec celui du récepteur du message, puisqu’il participe à la signification du message émis en fonction de son propre cadre de référence. Comme le mentionne Timm (1980), pour créer des conditions optimales de communication, il importe de se rappeler que « Nous devons nous attendre à être mal compris par au moins quelques-uns de nos interlocuteurs, nous devons nous attendre à mal comprendre les autres; nous pouvons chercher à réduire l’incompréhension, mais nous ne pouvons jamais l’éliminer totalement. Quand nous tenons pour acquis que nous ne serons pas bien compris, nous sommes plus attentifs à faire clarifier, à écouter. Quand nous reconnaissons l’impossibilité d’éliminer toute incompréhension et prévoir toutes les réactions, nous reconnaissons la réalité ».

Les interférences freinent le procédé de communication et sont sources de distorsions, incompréhensions et mauvaises interprétations. Ce sont des barrières à une communication efficace. Plusieurs interférences peuvent survenir aux diverses étapes du processus de communication. Par exemple :

  • Les différences dans le système de référence (langue, âge, culture, éducation, expérience, cadre de vie, habitudes, etc…);
  • Lorsque le message est trop long ou trop dense, l’information est difficile à retenir;
  • Les interférences physiques (les environnements bruyants, les distractions, les interruptions, etc…);
  • L’état interne des interlocuteurs (émotions, attitudes, valeurs, etc…) ou la présence d’observateurs qui peuvent gêner. Ils produisent des « décrochages » ou une paralysie intellectuelle liée au stress;
  • Les distractions mentales telles que des préoccupations avec d'autres sujets et la préparation d'une réponse au lieu d'écouter.

Mais reconnaître les limites de la communication n’exclut pas d’essayer malgré tout d’atteindre la meilleure communication possible. Les efforts doivent viser la réduction des interférences qui brouillent la transmission du message.

Un communicateur efficace prévoit les défaillances possibles dans le procédé de communication et les multiples façons dont le message peut être compris.

La communication repose sur une suite d’actions et de réactions. Le récepteur, comme l’émetteur, est touché par les effets du message. Il peut exister un écart important entre le message émis et le message reçu.  Il est essentiel, lors de nos communications, de se rappeler qu’on n’est pas tout seul dans l’interaction et que le récepteur demeure un élément essentiel de la communication – ce que nous avons communiqué n’est pas ce que nous avons dit, mais ce que l’autre a compris !

  404 lectures
404 lectures

Trucs & Astuces #357 - Reformuler

Refléter consiste à redire, respectueusement, dans vos propres mots l’essentiel du message de la personne, en vous concentrant sur les émotions qu’il entraîne.

Refléter est une déclaration par laquelle vous soulignez les sentiments que vous percevez de la personne, surtout si celle-ci exprime une plainte, du mécontentement, de la frustration, de la colère, etc.

Dans notre culture, on a tendance à craindre et à fuir les émotions fortes, surtout en milieu de travail. Lorsqu’on se trouve face à un client ennuyé, notre premier réflexe pourrait être de ne pas tenir compte de ses sentiments, en souhaitant que les sentiments ou le client lui-même disparaissent. Malheureusement, ignorer le malaise du client pourrait avoir l’effet de le transformer en colère.

Souvent, tout ce que veut la personne, c’est de se défouler (c.-à-d. parler, sans être interrompue, et dire à quel point elle est ennuyée) pendant quelques minutes et communiquer ses sentiments. Une écoute calme et respectueuse permettra au client de s’exprimer. Le simple fait d’assumer la contrariété du client, sous forme de reformulation, dissipera souvent alors l’émotion et calmera la personne de façon très efficace.

Les reformulations sont semblables aux paraphrases (que nous avons abordées dans notre Truc & Astuce du 30 avril), en ce qu’elles consistent à répéter une partie du message que l’on a reçu du client. Dans ce cas, cependant, ce que l’on répète, c’est le sentiment ou l’émotion qu’affiche la personne, et non le contenu de ce qui a été dit.

Évidemment, le ton de la voix et la physionomie doivent également correspondre au sentiment de compréhension que vous voulez transmettre au client par votre reformulation.

La reformulation est comme un miroir, qui renvoie les émotions à l’interlocuteur.

  266 lectures
266 lectures

Trucs & Astuce #322 - Le défi de communication en contexte de diversité

Les différences de communication entre générations, sexes, origines ethniques et cultures ont toujours été un défi. Le problème avec la communication est qu’on interprète les messages en se basant sur notre bagage personnel, nos croyances, nos présomptions, nos attitudes et nos valeurs. Nos perspectives sont formées par ces caractéristiques et, par conséquent, notre interprétation diffère.

Nos présomptions sur ce qui se passe sont basées sur nos expériences personnelles ou sur des contextes culturels familiers qui influencent nos actions.

Par exemple, si nous croyons que quelqu’un qui ne nous regarde pas dans les yeux n’est pas amical ou est malhonnête, notre réponse à l’individu reflètera cette croyance.

Dans les cultures occidentales, le contact visuel est essentiel à une interaction sociale qui démontre l’intérêt et l’engagement d’une personne envers votre conversation.  Il est souvent vu comme un signe de confiance et de sincérité.

Mais pour plusieurs cultures à travers le monde, le contact visuel n’est pas considéré essentiel à l’interaction sociale.  Au contraire il est souvent considéré agressif, de confrontation ou irrespectueux.

Dans une société où les différents comportements et pratiques ont une signification aussi diverse que les gens qui les démontrent, des présomptions incorrectes mènent souvent à une mauvaise communication.

  728 lectures
728 lectures

Trucs & Astuces #296 - Le téléphone n’est pas désuet

Le courriel semble être l'outil de communication professionnelle de prédilection pour nombre d’entre nous.

Cela nous donne du temps pour réfléchir. C'est rapide et concis. Et surtout, il y a une preuve écrite.

Mais même s'il semble que les téléphones sont en voie d’extinction, il y a des moments où ils sont encore essentiels – surtout lorsque le problème est complexe ou le sujet inconfortable.

Lorsque nous communiquons par téléphone (en comparaison au courriel) nous améliorons les chances de nous comprendre. Choisissez ce canal de transmission lorsqu’il y a des possibilités de malentendu ou de confusion.

Si vous devez avoir une entente écrite (car les écrits restent), vous pouvez envoyer un courriel de confirmation suite à l’appel téléphonique. Cela deviendra aussi une deuxième validation.

  559 lectures
559 lectures

Trucs & Astuces #292 - Les deux dimensions de la communication interpersonnelle

shutterstock_643985125 - Copy.jpg

La communication interpersonnelle implique deux dimensions : la dimension du contenu explicite et la dimension relationnelle qui véhicule des significations liées à l’état affectif des interlocuteurs et leur relation.

En résumé :

  • La dimension du contenu correspond à ce qui est dit ou exprimé
  • La dimension relationnelle correspond à la façon dont cela est dit et surtout reçu

La dimension relationnelle de la communication comporte des significations qui ont autant de poids et d’impact que le contenu du message. Ces significations passent souvent par la communication non-verbale et para-verbale.

L’essence même de la communication ne réside pas dans le transfert d’information d’un émetteur à un récepteur, mais plutôt dans le processus relationnel et les résultats de l’interaction.

S’en tenir uniquement à la dimension du contenu équivaut à amputer l’interaction de significations essentielles… Les problèmes de « communication » sont rarement une simple mésentente au sujet du contenu!

  1398 lectures
1398 lectures

Les participants le disent…


« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

Ville de Québec

Témoignages des participants

…et nos clients aussi!

« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

Témoignages des clients

Prêt à passer à l’action?

Contactez-nous pour planifier votre formation

Contactez-nous par téléphone au 514 365-8397, par courriel au info@solutionsandco.com ou remplissez le formulaire ci-contre et nous communiquerons avec vous dans les plus brefs délais pour discuter de votre projet de formation.

Form by ChronoForms - ChronoEngine.com