Lorsque le client est en colère, il nous est parfois difficile de le calmer. Dans ces cas, la technique de répétition polie s’avère efficace et aide le client à se réorienter vers la résolution de problèmes plutôt que se concentrer sur son émotion négative.
La technique consiste à répéter calmement ce que vous venez de dire, à continuer de le répéter jusqu’à ce que le client comprenne. Il ne faut pas élever la voix, ni se défendre, mais conserver un ton égal et poli.
Exemple:
- Client: «Le service que vous offrez est horrible. J’ai envoyé le formulaire et je n’ai jamais eu de vos nouvelles.»
- Vous: «Quand avez-vous envoyé le formulaire, Monsieur Tremblay?»
- Client: «J’ai attendu assez longtemps, là, je n’ai plus de patience.»
- Vous: «Quand avez-vous envoyé le formulaire, Monsieur Tremblay?»
- Client: «Vous ne survivriez pas deux minutes dans l’organisation privée avec un service comme celui-ci»
- Vous: «Monsieur Tremblay, afin de vous aider je dois savoir quand vous avez envoyé le formulaire.»
La répétition polie peut être également utilisée lorsque les clients n’acceptent pas votre réponse. Ils croiront peut-être qu’en continuant à insister, ils peuvent vous amener à changer d’idée ou à vous faire contourner les règles pour eux. La répétition polie permet alors de laisser savoir au client que votre réponse est ferme.
À la longue, le client comprendra et acceptera la réponse.
