Redonnez la primauté à la «vraie» relation professionnelle. Portez attention à l’individu (client, collègue, …) qui est en face de vous, en vous concentrant sur l’échange. Ignorez votre téléphone, vos courriels, ou toute autre distraction. Faites preuve de professionnalisme, de sérieux et d’implication dans vos conversations.

Évitez d’envoyer un courriel délicat ou émotif sur un coup de tête. Ne répondez pas à un message incendiaire de la même façon. Montrez-vous plus professionnel et plus courtois, ce qui pourra amener l’autre parti à modérer son ardeur.

Au cours de votre profession au service à la clientèle, il est probable que vous affrontiez des situations que vous auriez préféré éviter. Les « gros » problèmes comme un client en colère, menaçant, agressif constituent un défi de taille, mais sont quand même rares.Toutefois, nos journées sont souvent parsemées de « petits » problèmes ou de situations délicates qui s’avèrent difficiles à gérer, en raison de leur nature qui semble anodine et de l’absence de protocoles et lignes directrices. Qu’il s’agisse de dire « non » à un client, de lui annoncer une mauvaise nouvelle ou de lui présenter des excuses, rares sont les personnes qui sont à l’aise de devoir aborder ces situations délicates.

Cependant, ces situations sont inévitables: il faut les aborder. Si elles sont ignorées, elles risquent de devenir des situations difficiles à gérer et votre professionnalisme et votre crédibilité pourraient être remis en cause.

Parfois, vous vous retrouvez dans une situation où on vous pose une question dont vous ne connaissez pas la réponse. Vous ne voulez pas avoir l’air incompétent ou ignorant. Que faire dans ce cas?

Tout d’abord, on ne devrait jamais faire de suppositions (même si cela semble faire du sens). Si vous ne savez pas, ne devinez pas et ne mentez pas. C’est trompeur et malhonnête.

Ensuite, il ne faut jamais balayer la question du revers de la main avec un “je ne sais pas” et laisser le client chercher la réponse par lui-même. C’est votre responsabilité et ce serait impoli de votre part d’agir ainsi.

Finalement, il est parfaitement acceptable de ne pas avoir réponse à tout. Les gens apprécieront toujours une réponse honnête, même si vous devez dire:

 - Je ne suis pas certain, mais je vais m’informer!

 - Très bonne question. Je veux vous donner la bonne réponse, et je vais vérifier auprès de quelqu’un.

 - Voici ce que je sais, voici ce que je ne sais pas, voici ce que je vais faire pour trouver la réponse.

 - Je ne suis pas certain comment répondre à votre question. Attendez-moi un instant, et je vais trouver la personne qui pourra vous aider.

Et vous cherchez ensuite la réponse ou trouvez quelqu’un qui connaît la réponse.

On ne s’attend pas à ce que vous sachiez tout, mais on s’attend à ce que vous fassiez tout votre possible pour trouver la réponse. Sachez simplement où aller, ou à qui vous adresser, afin de la trouver.

Ce qui est important n’est donc pas d’avoir la réponse à toutes les questions, mais bien de traiter chaque question avec professionnalisme et de façon proactive.

La professeure de psychologie sociale Amy Buddy, de la Harvard Business School, affirme que les autres vous jugent en se basant sur 2 critères lorsqu’ils vous rencontrent pour la première fois:

* Puis-me fier sur cette personne?

* Puis-je respecter cette personne?

Les psychologues identifient ces deux critères comme étant la fiabilité et le respect. Idéalement, il est préférable d’être identifié comme possédant les deux. Il est intéressant de noter que la plupart des gens, surtout dans un contexte professionnel, croient que la compétence est le facteur le plus important. Après tout, ils veulent prouver qu’ils sont assez intelligents et talentueux pour faire face au travail qui leur est demandé. En fait, la fiabilité est le facteur le plus important dans la façon dont les gens vous évaluent.

Bien que la compétence ait beaucoup de valeur, elle est évaluée seulement lorsque la fiabilité a été établie. Mettre trop d’emphase sur la démonstration de vos forces pourrait vous nuire.

Abandonner peu à peu ne vous aide pas. Au travail, ou dans quoi que ce soit que vous entreprenez, les gens se souviendront de comment vous avez terminé les choses. Trop souvent, on prend graduellement du recul en se détachant émotionnellement et professionnellement, comme si en se rendant inutile ça facilitait la tâche aux autres.

Décidez, donnez un préavis, et faites en sorte que la transition fonctionne... en tout temps.

Si vous vous considérez comme un professionnel, vous vous verrez comme tel. Si vous vous voyez comme un professionnel, ce sera plus naturel pour vous de vous comporter comme tel. Et si vous vous comportez comme un professionnel, les autres vous verront comme tel. 

Les clients qui se plaignent vous donnent une nouvelle opportunité de leur prouver que vous offrez réellement un service de qualité malgré un pépin.

Soyez prêt à gérer les plaintes avec autant de professionnalisme et de grâce que possible. Lorsque vous le faites, les clients partageront leur nouvelle expérience avec leur entourage et souligneront la qualité du service reçu. Cette méthode peut paraître ancienne, mais ne se démode pas.

Ce n’est pas politiquement correct de juger une personne selon son apparence, mais nous devrions accorder à notre apparence autant d’attention qu’à notre discours pour une présentation importante. Pensez à ce que vous voulez véhiculer, à l’impression que vous voulez donner. Que devriez-vous porter pour renforcer ce message?

Dès que vous prenez des notes durant une conversation, vous adoptez un rôle proactif. Vous envoyez un message que vous êtes à l'écoute de ce que dit votre interlocuteur (et non simplement en train d'entendre ce qu'il dit), et que vous avez l'intention de prendre action. 

Blâmer est souvent une réaction normale quand les choses ne vont pas comme prévu. La déception est que  cela ne fonctionne pas.  Il n'y a rien de plus professionnel que la capacité d'aller au cœur du problème et de le régler - sans se soucier d'attribuer le blâme.

Il n'y a pas de manière plus rapide de perdre la crédibilité que de faire des déclarations ou des promesses que vous ne pouvez pas, ou ne prévoyez pas livrer. 

Traitez avec les verbomoteurs en posant une question signalant que la conversation s’achève, telle que « Puis-je répondre à d’autres questions avant de me replonger dans mon travail? » ou en disant quelque chose préparant psychologiquement votre interlocuteur à la fin de la conversation, tel que:

« Avant de raccrocher, je désirais vous mentionner que… » ou

« Un dernier détail avant de raccrocher… ». 

Nous nous retrouvons souvent dans des discussions où notre ego se laisse prendre à tenter de triompher sur l’autre (client, collègue, supérieur, etc.). Il ne s’agit pas d’une partie de poker et s’engager dans ces batailles limitera vos options au travail.

Nous sommes souvent choqués, confus ou irrités lorsque nous voyons des gens se comporter différemment, puisque c’est facile de s’attendre à ce que tout groupe de gens se comporte de façon homogène. Mais ce n'est pas le cas . Traitez les gens différents de façon différente. Non pas parce qu’ils sont nés de cette façon, mais parce qu’ils choisissent d'être ainsi. 

Je crois que le client a le droit à un service de qualité.

Je suis proactif. Je suis confiant. Je suis empathique.

J’ai la conviction que je fais partie de la solution et non du problème.

Je suis fiable. Je suis disponible. Je suis serviable.

Je me laisse surprendre par tout ce que je peux faire.

Je donne mon meilleur à chaque client et je crée une atmosphère positive.

Je promets moins… et je donne plus!

Je suis patient. Je suis calme. Je suis courtois.

Je suis …. Un professionnel du service.

Une des causes les plus courantes de l'ingratitude des clients est qu'ils  perçoivent que vous et les personnes avec lesquelles ils transigent ne se soucient plus d'eux. Des données soulignent le fait que les clients vont cesser de nous apprécier quand ils sentent que nous avons cessé de les apprécier. C'est là qu'il devient important de mettre l'emphase sur  le service à la clientèle et sur la formation sur le service à la clientèle.

Si votre vocabulaire est limité, il n'y a plus de nuance.

I

l ne suffit pas d'utiliser le bon jargon professionnel.  Chaque industrie, commerce, métier ou service a son propre jargon.  En effet, parfois nous avons besoin de le simplifier pour être compris et parfois nous avons besoin de l'amplifier pour démontrer notre expertise.

Il s'agit aussi d'être en mesure d'utiliser le bon mot au bon moment. Les bons mots vous donnent l'occasion d'exprimer vos mœurs, votre attitude, votre professionnalisme, votre empathie, votre courtoisie ...

Votre vocabulaire reflète la façon dont vous pensez ! Lorsque vous avez le juste vocabulaire,  votre capacité de voir, d'expliquer et d'influencer devient exponentielle.

L’assurance est la capacité de croire, de façon réaliste et ponctuelle, détenir les ressources nécessaires pour faire face aux situations avec aisance.  Éprouver de la confiance en soi vis-à-vis de ses aspirations et croire en ses propres moyens.

Faire preuve d’assurance est une habileté essentielle pour la réalisation de son plein potentiel et de sa progression professionnelle. Que ce soit leur sérénité, leur confiance, leur charisme, leur habileté d’hasarder des nouvelles expériences ou leur capacité de demeurer en contrôle lorsque les choses deviennent difficiles, les gens qui démontrent cette précieuse disposition d’esprit ont des qualités que tout le monde admire.

L’assurance est fondamentale pour nous ouvrir aux autres, construire un espace partagé, bâtir un projet commun… C’est elle qui nous permet d’aller de l’avant et de créer des liens. Sans l’assurance, il est difficile d’envisager des rapports de travail collaboratifs, le travail d’équipe et la cohésion de groupe.  Les gens sont attirés vers quelqu'un qui prend des initiatives, parle clairement, garde la tête haute; quelqu’un qui répond aux questions avec conviction, assume ses responsabilités et admet volontiers quand il ne connaît pas quelque chose. Et lorsqu’on en fait preuve, la capacité à influencer et à inspirer monte en flèche. Les gens qui se font confiance inspirent confiance aux autres: à leur auditoire, leurs pairs, leurs patrons, leurs clients et leurs amis. Et mériter la confiance des autres et faire preuve d’assurance dans les rapports interpersonnels sont les principaux moyens par lesquels une personne confiante trouve le succès... et le cercle vertueux continue.

Malheureusement, le contraire devient un cercle vicieux. Les gens qui manquent de confiance en eux réussissent difficilement. Après tout, les gens hésiteront à s’engager, à soutenir un projet ou encourager une idée présentée par quelqu’un qui est nerveux, qui tâtonne et qui hésite. Mais que faire si vous n'êtes pas naturellement confiant, ou si vous avez laissé vos insécurités prendre le contrôle? Ne vous inquiétez pas - l’assurance s’apprend et se bâtit! Et les résultats et bénéfices retirés en valent vraiment les efforts.

La confiance en soi est d'une importance vitale pour votre réussite. Sans elle, vous aurez du mal à vous épanouir professionnellement. Bien que certaines personnes semblent être nées avec une abondance de confiance en soi, ce n'est pas une prédisposition génétique, et il est parfaitement possible de la développer.

Deux habiletés principales contribuent à la confiance en soi: l'estime de soi et la compétence. La confiance en soi c’est le sentiment de sécurité qui résulte d’une évaluation positive de soi et de ses capacités: elle suppose un sentiment de valeur personnelle et un sentiment de compétence. L’individu qui a confiance en soi-même possède la certitude d’avoir ce qu’il faut pour réussir ce qu’il entreprend. Pour réussir, il faut d’abord croire qu’on en est capable.

Les gens qui démontrent de l’assurance pensent, ressentent et se comportent d'une manière qui contribue à leur succès. Ils voient les obstacles comme des défis à surmonter et récupèrent rapidement des revers. Ils savent qu'ils peuvent être encore plus s’ils essaient - et ils essaient, encore et encore avec courage et brio!

Nous connaissons tous l'importance des premières impressions. Nous savons aussi que nous n'avons jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression et que les impressions sont parfois faciles à faire, mais difficiles à changer.

Faites bonne impression dès le départ. L’interaction personnalisée dès le premier contact est l’occasion parfaite de montrer votre sens de la courtoisie, du respect et de la considération envers votre interlocuteur.

• Démontrez-vous de l’intérêt pour le client?
• Posez-vous les bonnes questions et écoutez-vous soigneusement ?
• Êtes-vous patient, compréhensif et serviable?
• Essayez-vous sincèrement de faire quelque chose de positif pour votre client?
• Démontrez-vous une prise en charge de la requête ou de la situation?

Servir la clientèle implique d’accepter les clients tels qu’ils sont et non tels que vous souhaiteriez qu’ils soient.

Vous pouvez être si occupé à répondre aux appels de vos clients que vous n'avez pas le temps de penser au service que vous offrez. Prenez le temps d’écouter vos clients et de découvrir ce qu'ils veulent vraiment. Une fois que vous comprenez ce qu’ils veulent, ce sera beaucoup plus facile de rejoindre leurs attentes et de fournir un service de qualité.

Être prêt au contact client est l’étape qui précède tout contact avec un client. L’étape où l’on doit être prêt psychologiquement, émotivement et matériellement.  C’est une préparation qui se doit d’être faite consciemment, plutôt que de rentrer en contact avec le client en mode de pilote automatique.

Démontrez un intérêt sincère en écoutant activement. Au-delà d’écouter avec  vos oreilles, vos yeux et votre cœur…

Écoutez avec votre instinct –Est-ce que vous sentez que la personne ne communique pas quelque chose d'important?

Posez des questions – Soutenez et encouragez l’autre en lui montrant qu'il vaut la peine que vous preniez le temps d'essayer de le comprendre.

Démontrez un intérêt sincère en écoutant activement la totalité du message que l'autre personne essaie de communiquer.

Écoutez avec vos oreilles - Ce qui est dit et remarquez les mots clés et les expressions que les gens utilisent.

Écoutez avec vos yeux - Ce que la personne fait tout en parlant, ses expressions, ses gestes, sa posture …

Écoutez avec votre cœur – Quelles émotions exprime l'autre personne?  Par son ton, son volume, son débit, …

Les clients sont les juges. Ces juges s'attendent à un haut rendement de performance.  Si vous voulez obtenir 'des scores de 10' avec vos clients, vous devez être prêt à investir du temps, de l'énergie et des efforts.

1. Remerciez le client d’avoir appelé.
2. Dites au client que vous appréciez qu’il fasse affaire avec votre organisation.
3. Rassurez-le que toute promesse faite sera honorée.
4. Laissez le client avec une bonne impression.

La  "Nonversation '' est ... quand, au lieu d'accorder à votre interlocuteur toute votre attention, vous prétendez l'écouter tout en faisant autre chose. Lorsque vous faites cela, vous êtes trop distrait pour vraiment comprendre, vous feignez une réponse en émettant des 'hum, oui, ' et vous risquez de  manquer des indices subtils mais importants.
Réservez un moment  prédéterminé pendant la journée pour retourner tous vos appels et vous  concentrer uniquement sur la personne au bout du fil avec une 'conversation' appropriée.