Organisme Formateur agréé par Emploi-Québec - Agrément # 0057911

Le blogue de Solutions & Co.

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Trucs & Astuces #295 - La pause «performance»

Lors de nos journées de travail, nous sommes constamment sollicités par des courriels, des tâches, des échéanciers… au point d’être complétement saturés. Avec parfois un effort surhumain, nous continuons sans jamais nous questionner si nous sommes vraiment performants, ou simplement productifs.

Ces moments sont des passages à vide… nous sommes là, mais pas vraiment… nous faisons du présentéisme.

Lors de ces moments, il vaudrait beaucoup mieux prendre quelques minutes pour se changer les idées. En effet, il suffit souvent de quelques minutes pour reprendre le travail là où nous l’avions laissé, avec les idées plus claires afin d’être plus performants.

Allez… levez-vous… allez boire de l’eau – c’est votre pause « performance »!

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Ce quotidien qui entrave notre efficacité

Ce quotidien qui entrave notre efficacité

Malgré votre volonté, vos efforts et votre engagement à être efficace, vous n’y arrivez tout simplement pas! Les jours se suivent et se ressemblent. Vous rentrez au bureau avec toutes vos bonnes intentions - «aujourd'hui je vais travailler sur...» - mais le téléphone sonne, les collègues vous interrompent, les urgences surviennent, les courriels rentrent sans répit! Et à la fin de la journée vous êtes épuisé, mais  vous n’avez rien fait de ce que vous aviez planifié. Vous vous sentez comme un hamster dans une roue  qui a couru sans cesse. À la fin de la journée, vous vous rendez compte que vous êtes demeuré sur place. Aucun sentiment d’accomplissement - quel effet décourageant!

Le principe de progression

Selon le Harvard Business Review (Mai 2011), afin de maintenir notre motivation et notre satisfaction au cours d'une journée de travail, il faut qu’on ait le sentiment de progresser dans un travail qui nous est significatif.

Plus les gens éprouvent ce sentiment d’accomplissement, plus ils sont susceptibles d'être efficaces - même lorsque le progrès est minime. Simplement avoir le sentiment de progresser peut faire toute la différence dans la façon dont ils se sentent à la fin de la journée et performent tout au long de leur quotidien.

Bref, le principe de progression dénote que si une personne est heureuse et satisfaite de ce qu’elle a accompli à la fin de la journée de travail, on peut parier qu’elle a progressé vers l’atteinte de ses objectifs. Si au contraire, elle termine la journée découragée et démotivée, c'est sans doute qu'elle a fait le hamster et a le sentiment qu'elle n'a pas progressé.

En faisant une analyse minutieuse de l’usage que vous faites de votre journée (activités qui composent une journée typique), vous vous rendrez compte que votre journée est remplie de tâches d’entretien et que vous n’y retrouvez pas assez de tâches de progrès.

Commençons par différencier les tâches d'entretien des tâches de progrès, et de comprendre l'impact qu'elles peuvent avoir sur notre efficacité.

Une tâche d'entretien est une tâche que vous avez à répéter constamment.  Elle n’a jamais de fin et une fois complétée, elle vous maintient dans la même position qu’avant;  elle vous permet tout simplement d’éviter de reculer. C’est quelque chose que vous devez faire même si cela ne vous permet aucune amélioration. Ce sont ces tâches quotidiennes qu’on se doit de faire pour effectuer notre travail:  vérifier nos courriels, retourner nos appels, préparer l’horaire, assister à une réunion, rédiger un rapport, etc… elles doivent être faites. Elles se répètent sans cesse.

Par ailleurs, une tâche de progrès est une tâche qui vous permet d’atteindre une position qui est fondamentalement meilleure que celle où vous vous trouvez.  Ce sont ces tâches qui ouvrent de nouvelles pistes, qui vous permettent de réaliser vos objectifs et qui vous amèneront à un prochain niveau.

Sachez différencier ce qu'est une tâche d’entretien et une tâche de progrès. Si elle vous permet de survivre, c’est une tâche d’entretien. Si elle vous rapproche de vos objectifs, c’est une tâche de progrès. Évidemment pour les différencier il faut connaître ses objectifs!  Car pour certaines personnes, analyser les problèmes, quantifier les échecs et les documenter seraient des tâches d’entretien. Mais, si un de vos objectifs est – tel que pour un spécialiste en informatique – d’éviter les problèmes récurrents et d'améliorer la performance des systèmes, ces tâches deviendraient des tâches de progrès!

Il en est de même pour les interruptions téléphoniques. Si elles grugent une grande partie de votre journée et vous empêchent de finaliser votre budget, elles sont des tâches d’entretien. Tandis que pour une réceptionniste, elles seraient des tâches de progrès!

Les tâches d'entretien semblent souvent urgentes tandis que les tâches de progrès sont habituellement très importantes. C'est connu, si les choses ne nous semblent pas urgentes, nous avons l’habitude de les remettre à plus tard.

Les tâches d’entretien vous permettent d’être productif et efficient. Tandis que les tâches de progrès vous permettent d’être performant et efficace!

Être efficace n'exige pas que vous soyez toujours occupé. Il s’agit plutôt d’être capable de progresser vers vos objectifs, sans laisser la journée se combler seulement par des tâches d'entretien.

Afin d’être efficace et d’avoir un sentiment d’accomplissement, vous aurez besoin d’équilibrer les tâches d'entretien et les tâches de progrès.

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Combien vaut votre temps?

Le dicton «Le temps c’est de l’argent» est tellement répété que nous avons tendance à oublier qu’il est bel et bien vrai. En fait, le temps est la ressource la plus précieuse que vous possédez.

Une bonne gestion de votre temps ne peut vous donner plus de temps, mais elle peut vous aider à utiliser votre temps de façon beaucoup plus productive.

Le Temps : Une ressource limitée

Je suis toujours surprise de voir tellement de personnes utiliser un nombre considérable de leurs précieuses heures à accomplir des tâches qui ne valent qu’une fraction du temps investi. Il faut se rappeler  que : vous ne pouvez emprunter du temps; vous ne pouvez en accumuler; vous ne pouvez même pas travailler plus fort pour en gagner plus.

Le Temps : L’investir judicieusement

Vous ne pouvez vous permettre de perdre du temps. Le temps, utilisé de façon productive, c’est de l’argent. En identifiant 30 à 40 minutes perdues chaque jour, et en les utilisant de façon plus productive, vous ajouterez l’équivalent d’environs 22 journées de huit (8) heures à votre rendement chaque année.

Le Temps : Sa valeur monétaire

Pour évaluer précisement la valeur de votre temps, consultez le tableau ci-haut, et déterminez la valeur moyenne d’une heure de votre temps au travail. Ce tableau indique la valeur de votre temps par heure, sur la base de 242 journées de huit (8) heures par année (supposant des semaines de cinq (5) jours moins 2 semaines de vacances et congés).

Combien de tâches, parmi celles que vous accomplissez chaque jour, valent effectivement ce taux?

Lorsque vous avez déterminé la valeur d’une heure, vous pouvez juger de la façon d’utiliser chacune d’entre elles afin d’obtenir une productivité et un rendement maximum.

La démarche : Améliorer son efficacité

Premièrement, analysez votre mode de travail et examinez toutes les activités qui composent votre journée. Évaluez quelle tâche vaut moins que la valeur en temps que vous devez investir pour l’accomplir. Puis décidez si cette activité devrait être éliminée, simplifiée ou déléguée à quelqu’un dont le temps coûte moins par heure que le vôtre. Réservez votre temps à des activités qui valent votre taux d’investissement horaire. 

Dès que vous comprenez la valeur de votre temps, vous êtes en mesure de concentrer vos efforts sur les activités à plus haut rendement.

Les bénéfices

1. Plus de résultats pour le même nombre d’heures.

2. Les mêmes résultats mais en moins de temps.

De quoi en valoir la peine d’essayer ! Non?

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Les Mythes de la Gestion du Temps (Partie I)

Les recherches ont mené à une série de mythes reliant la gestion du temps  et à l’efficacité de la gestion. Dans ce bulletin vous trouverez 7 des 13 mythes. Les autres 6 suivront dans le bulletin de novembre.

1) Le Mythe de l’activité.

Les directeurs «les plus actifs» obtiennent  les meilleurs résultats. FAUX!

Souvent les directeurs (middle management) ont tendance à confondre l’activité avec les résultats.  Dans de pareilles circonstances, l’activité, initialement conçue pour atteindre un objectif précis, devient l’objectif à atteindre.

2) Le Mythe du Niveau de Décision.

Plus la décision est prise à niveau élevée, meilleure elle. FAUX!

Les nouvelles pratiques d’affaires gagnantes rapprochent la prise de décision importante au niveau de la personne qui sert le client. L’employé bien formé est en mesure de bien saisir les besoins du client et de prendre des décisions sur le produit ou la façon d’offrir le service. C’est celui qui est le plus près du client, qui peut le mieux répondre à ces besoins.

3) Le Mythe des Décisions Différées.

Le délai améliore la qualité des décisions. FAUX!

Au moment de la prise de décision, beaucoup de directeurs instinctivement  délaient ce moment pour éviter l’engagement qui suit la dernière décision. Ce syndrome a été appelé «paralysie d’analyse» par les observateurs. Plus longtemps une décision difficile est repoussée,  plus difficilement cette décision sera prise. Chaque délai diminue le temps disponible pour  prendre une action corrective s’il y a erreur.

4) Le Mythe de la Délégation.

La délégation sauve du temps, de l’inquiétude et diminue la responsabilité. FAUX!

À la fin, une délégation efficace économise du temps, mais initialement il faut prendre le temps pour organiser ce qui devrait être délégué, sélectionner et former le personnel compétent qui acceptera la responsabilité, communiquer ses attentes, entraîner et conseiller pour une performance améliorée, impliquer l’équipe dans les décisions qui affectent leur travail et pour mesurer et récompenser les résultats accomplis. Par conséquent, la délégation exige du temps initialement et économisera du temps par la suite si cela est fait efficacement. La responsabilité ultime repose en permanence et inévitablement sur le directeur.

5) Le Mythe du Travail Ardu.

Plus on travaille fort, plus on accomplit! FAUX!

Les résultats finaux sont rarement proportionnels à l’effort investi. Comme dans le «mythe de l’activité», les directeurs ont tendance à confondre la transpiration avec la réalisation. Le principe de la gestion du temps  indique que chaque heure dépensée dans une organisation efficace sauve trois à quatre fois plus de temps dans l’exécution et assure de meilleurs résultats. La clé au syndrome du «Travaille Fort» est de travailler plus intelligemment, pas plus difficilement.

6) Le Mythe d’Omnipotence.

En faisant vos tâches vous-même elles seront accomplies plus vite et mieux. FAUX!

L’illusion dans ce raisonnement est qu’en refusant de déléguer la tâche à quelqu’un d’autre, tout en s’assurant qu’il sache comment effectuer cette tâche, le directeur n’aura d’autre choix que de faire encore cette tâche la prochaine fois. Et pendant que la direction s’occupe à effectuer un travail qu’elle pourrait déléguer, le travail de la direction ne se fait pas.

7) Le Mythe du Cadre Surmené.

La plupart des cadres sont surmenés. FAUX!

Beaucoup de cadres nourrissent l’illusion d’indispensabilité. En concluant que l’entreprise ne pourrait survivre sans leur attention continue, ils ne prennent pas de vacances et travaillent de longues heures.  Ces gens s’étonnent qu’on ne  les apprécie pas plus. Leur besoin de contrôler toutes les décisions et leur préoccupation des détails encombre leurs bureaux déjà bien remplis.  Leur refus de déléguer efficacement force tout le monde à les consulter pour les réponses aux questions sur les plus petits détails.

Faites une analyse de votre gestion du temps. Bien gérer son temps c’est gagner en efficacité. Agissez – Soyez Proactifs!
On se revoit le mois prochain pour la deuxième partie!!!

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Conseils sur la gestion des interruptions au travail

Scénario : Il est 11 heures et vous êtes frustré. Depuis votre arrivée au travail, on vous a constamment interrompu. D’abord, plusieurs collègues se sont arrêtés, tasse de café à la main, pour savoir ce que vous pensez de la nouvelle procédure. Puis, un par un, vos subordonnés sont venus vous consulter au sujet des projets que vous leur avez confiés. Ajoutez à cela de longs appels de vos clients. Et chaque fois que vous levez les yeux du rapport que vous cherchez à terminer, vous êtes distrait par la pile de travail sur votre bureau.

Les interruptions sont un mal nécessaire à toute journée de travail. D’ailleurs, pour plusieurs d’entre nous, les interruptions (comme les appels téléphoniques) sont notre travail. Le danger survient lorsque ces interruptions commencent à affecter notre productivité.

Voici une bonne méthode pour transformer les récriminations en actions proactives.

Limitez la durée des interruptions :

  • Établissez une durée : « Oui, j’ai 5 minutes pour te parler ». Respectez cette durée.
  • Mettez la table – Vous êtes vraiment occupé.
  • Faites connaître à l’interrupteur votre priorité A-1.
  • Annoncez la conclusion : « __, avant de raccrocher, est-ce que je peux faire autre chose pour toi? »
  • Gardez un crayon à la main.
  • Laissez vos mains sur le clavier.
  • Avec ceux qui « débarquent » dans votre bureau, demeurez debout; s’ils s’assoient, asseyez-vous sur le coin de votre bureau.
  • Rencontrez les gens dans leur bureau. Ainsi, vous pouvez partir!
  • Rencontrez les visiteurs dans la salle de conférence, dans l’aire de réception ou dans le corridor.
  • Lorsque vous êtes occupé, évitez le papotage qui éternise les interruptions.

La plupart des interruptions impliquent des gens.

Soyez impitoyable avec le temps, mais courtois avec les gens.

  • Essayez de ne pas vous sentir irrité.
  • Accorder toute votre attention à l’interrupteur. Écoutez attentivement.
  • N’interrompez pas.
  • Ne vous laissez pas distraire, cela gaspille du temps.
  • Si la personne qui vous parle semble s’égarer, ramenez-la au vif du sujet. Par exemple, demandez-lui : « D’après toi, quel est le vrai problème? » ou « Quelle est la raison de cette rencontre? ». Vous pouvez aussi chercher à paraphraser ses propos, mais assurez-vous toujours que vous avez bien compris.
  • Soyez franc : « Désolé, je dois y aller ». « Désolé, autre chose m’attend. »

Par contre :

  • Ne les laissez pas partir les mains vides. Promettez d’y revenir plus tard. Expliquez que vous devez vous consacrer à d’autres priorités. Référez-les à une autre personne.
  • Proposez des alternatives pour réduire la durée de l’interruption : « Est-ce que nous pourrions y revenir lorsque je serai moins débordé? », « Peut-on mettre tout ça dans un mémo? », « Et si on dormait là-dessus, d’accord? », « Je ne te dérangerai pas plus longtemps. »
  • Jetez quelques coups d’œil à l’horloge. Rappelez votre rendez-vous de 14 h 00. Levez-vous. Tendez la main. Reconduisez la personne à la porte. Dites « Désolé, c’est tout le temps dont je dispose! »
  • Si votre patron vous interrompt en vous confiant un nouveau travail, il est sage de lui demander quel est son degré de priorité, surtout si vous travaillez déjà à un projet jugé prioritaire.

Après l’interruption, remettez-vous au travail.Ne perdez pas votre vitesse de croisière : Nous trouvons dans les interruptions des excuses pour procrastiner. Évitez de vous plaindre ou de prendre des pauses superflues.

Évitez les interruptions :

  • Réorganisez votre environnement de travail.
  • Placez votre bureau à un angle de 90 degrés de la porte ou de l’entrée de votre cubicule, afin de pouvoir voir les gens qui entrent sans être distrait par les gens qui passent devant votre bureau.
  • Soyez moins disponible.
  • Évitez de garder trop de chaises près de votre bureau.
  • Étouffez les bruits extérieurs.
  • Baissez le volume de la sonnerie du téléphone.
  • Ayez à votre disposition un écriteau « Ne pas déranger » (ou un mot humoristique) à mettre à votre porte.
  • Une politique « porte ouverte » peut consommer beaucoup de temps. Modifiez votre politique « porte ouverte » en fermant votre porte pendant les périodes de concentration.
  • Triez les appels et les visiteurs. Déterminez qui peut et ne peut pas vous interrompre.
  • Dites aux gens ce que vous faites et ce qu’il vous reste à faire.
  • Rassemblez vos messages téléphoniques et accordez-vous une plage de temps pour rappeler tout le monde en même temps. Plutôt que de jouer au répondeur ping-pong, laissez un message complet et mentionnez le meilleur temps pour vous rejoindre.

Nous sommes souvent la cause de nos interruptions; nous les nourrissons. Examinez vos façons de faire. Analysez votre travail. Trouvez des moyens pour surmonter les blocages. Peut-être êtes-vous facilement en proie à l’interruption et à la distraction. Travaillez ces techniques; vous en verrez l’effet sur votre productivité!

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Les participants le disent…


« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

Ville de Québec

Témoignages des participants

…et nos clients aussi!

« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

Témoignages des clients

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