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Le blogue de Solutions & Co.

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Trucs & Astuces #362 - Écrire des courriels efficaces

Un employé de bureau reçoit en moyenne 80 courriels chaque jour. Cet afflux d'informations entrantes peut provoquer du stress, de la tension, et ainsi l'amener à passer à côté de messages importants ou mal les interpréter.

Suivez ces règles simples :

  • Faites bon usage des lignes de sujet. La ligne de sujet de votre courriel devrait avoir deux fonctions : attirer l'attention du destinataire et résumer le courriel, afin d'en décider sa lecture ou non.
  • Rédigez des messages clairs et courts. Les courriels doivent être clairs et concis. Le corps du message devrait être direct, informatif, et contenir les informations pertinentes. Evitez d'utiliser un langage informel, l'argot ou un jargon. N'utilisez des emoticons qu'avec les personnes que vous connaissez bien. Gardez en tête que les destinataires de vos courriels pourraient les partager avec d'autres collègues voire avec des clients.
  • Soyez poli. Les gens pensent souvent qu'il est possible d'être moins formel dans un courriel que dans un courrier traditionnel. Mais les messages que vous envoyez sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs, de votre attention au détail ; un certain niveau de formalité est donc nécessaire.
  • Vérifiez le ton de votre courriel. Les mots que vous choisissez, la longueur de vos phrases, la ponctuation et l'utilisation de majuscules peuvent facilement être mal interprétés sans les signaux visuels et auditifs. Refléchissez à la manière dont votre courriel « passe » émotionnellement parlant et formulez vos phrases de la façon la moins ambiguë possible.
  • Relisez-vous. Enfin, avant de cliquer sur « envoyer », prenez un moment pour relire votre message. Vos courriels font partie de votre image professionnelle autant que les vêtements que vous portez ; vous perdez de la crédibilité en envoyant un message contenant des fautes de frappe.

Trucs & Astuces #361 - Faire preuve d'empathie avec un client mécontent

Lorsqu’un client est mécontent, il est essentiel qu’on lui fasse savoir qu’on le comprend et que l’on se soucie de lui. Écoutez-le et répondez-lui avec empathie pour reconnaître ses sentiments et les faits qu’ils traduisent. Pour faire preuve d'empathie, il faut :

• reconnaître les sentiments du client;
• reconnaître les faits du dossier;
• faire savoir au client qu'il est entendu;
• faire savoir au client que vous comprenez pourquoi il se sent ainsi.

Quoi faire

• Donner à la personne amplement le temps de s’exprimer
• Utiliser des réponses courtes et sincères
• Utiliser un timbre de voix neutre
• Essayer de vraiment comprendre les besoins exprimés par l’autre
• Utiliser les paraphrases, reformulations, et un langage approprié pour démontrer votre compréhension

Quoi ne pas faire

• Ne pas donner de conseils
• Ne pas interrompre la personne
• Ne pas faire semblant de comprendre
• Ne pas répondre avec un cliché
• Ne pas avoir un timbre de voix condescendant
• Ne pas sauter aux conclusions
• Ne pas dire simplement « Je vous comprends »

Trucs & Astuces #360 - L'impolitesse peut prendre de nombreuses formes

L'impolitesse est généralement définie comme une démonstration d'irrespect, une rupture des normes ou attentes sociales, une faille dans l'étiquette, ou l'ignorance d'un comportement « acceptable ». Cela peut aussi prendre la forme d'une personne agissant de façon inconsidérée, agressive ou volontairement offensive.

Le mot « acceptable » est important, car l'impolitesse ou la grossièreté peuvent être interprétées différemment selon les gens, les organisations ou l'environnement. Par exemple, crier et jurer peut être considéré comme normal dans la cuisine d'un restaurant achalandé ou sur un chantier de construction, mais serait inapproprié voire inacceptable dans la plupart des bureaux.

De la même façon, il y a des différences culturelles à considérer. Par exemple, au Japon, quelque chose d'aussi anodin que rire la bouche ouverte ne se fait pas. Il est donc important d'êre conscient des faux-pas culturels, d'autant plus si vous travaillez dans un contexte d'équipe multiculturelle.

L'impolitesse peut être une démonstration de pouvoir, un moyen d'arriver à ses fins ou de provoquer une réaction. Cela peut aussi être une réponse au stress, à la pression, à la frustration ou à toute autre forme de mécontentement, et pourrait même aller jusqu'à un comportement agressif ou de l'intimidation.

Selon une étude publiée dans l'Academy of Management Journal, l'impolitesse peut sérieusement nuire au moral et à la performance de l'équipe, réduire l'entraide, la collaboration et avoir un impact négatif sur les relations et la productivité du lieu de travail.

Pour en savoir plus sur la politesse au travail, nous vous invitons à jeter un coup d'oeil sur l'article « Faire preuve de courtoisie et de respect en milieu de travail ».

Trucs & Astuces #359 - Apprendre à s'adapter

Attendu que leur espèce occupe les océans depuis plus de 200 millions d'années, vous pourriez dire que les requins à maquereaux sont les doyens du monde marin.

Une des raisons pour lesquelles ils sont présents depuis si longtemps est la suivante : même s'ils restent la plupart du temps en eaux profondes, ils remontent de temps en temps pour localiser de la nourriture et des partenaires.

En d'autres mots, ils acceptent d'aller au-delà de leur zone de confort afin de trouver ce dont ils ont besoin pour se développer. Nous devrions être aussi courageux.

Dr. Christopher Lowe, Directeur du Laboratoire des requins de l'Université d'Etat de Californie, Long Beach.

Question du mois - Mai 2019

Nos participants ont répondu à la question du mois de mai. Et vous, quelle serait l'une des choses sur votre «bucket List »?

Les participants le disent…


« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

Ville de Québec

Témoignages des participants

…et nos clients aussi!

« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

Témoignages des clients

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