Issue du monde moderne, cette manière de penser vous dicte que si quelque chose ne peut être fait en 5 minutes ou moins, elle ne vaut pas la peine d'être effectuée.

Malheureusement, la plupart des tâches importantes au travail (ou dans la vie) prennent plus que quelques minutes de notre temps.

Divisez des tâches intimidantes ou des corvées en plusieurs mini-tâches, chacune d'elles devant prendre environ 5 minutes à accomplir.

Même les personnes avec une « mentalité micro-ondes » devraient être capables d'atteindre de plus gros objectifs en un rien de temps.

L'esprit humain est exceptionnel pour résoudre des problèmes mais moins impressionnant quant au stockage des données. Nous pouvons retenir, selon certaines estimations, environ 1 gigabyte de mémoire, peut-être jusqu'à 10. Mais notre tête n'est pas un ordinateur. Elle ne repose pas entièrement sur la mémoire et son objectivité comme les machines ; mais elle se base sur sa capacité de reconnaître des schémas et percevoir des symboles.

La plupart de nos connaissances résident hors de notre tête - dans notre corps, dans l'environnement ; et plus encore dans les autres personnes. En fait, le monde fait partie de notre mémoire.

Nous n'avons pas nécessairement tout le savoir, mais nous savons où l'information se trouve, et nous savons comment y accéder ou la récupérer.

Nous avons un cerveau social, nous ne sommes pas construits pour nous reposer sur un seul cerveau. Notre espèce a perduré et réussi car nos communautés de cerveaux ont travaillé ensemble et nous avons partagé cette intention. Nous sommes collectivement capables de génie.

Si nous ne pouvons utiliser le savoir des autres, nous ne pouvons réussir. Nous pouvons à peine fonctionner.

Les décisions impulsives sont une nécessité biologique héritée de nos ancêtres. Souvent, un coup d'œil rapide était la seule manière d'évaluer leur environnement et calculer le risque. Mais dans notre monde moderne, n'est-il pas un peu étrange de traîner cet héritage plein de préjugés qui façonnent et déforment notre perception?

La sociologue Janis Prince, PhD ne suggère pas de remettre en cause chaque expérience mais plutôt d'essayer de prendre conscience des idées biaisées ou imparfaites que notre inconscient nous laisse supposer.

La prochaine fois que vous êtes sur le point de porter un jugement hâtif au sujet d'un client ou d'un collègue, essayez de poser ces questions :

Lorsque vous vous trouvez dans la situation où échanger avec votre interlocuteur représente un défi interculturel, suivez ces étapes:

1. Définissez les faits et non votre perception des faits.

2. Analysez vos propres réactions et émotions. D'où proviennent-elles? De vos valeurs, croyances, de la façon dont VOUS voyez le monde?

3. Analysez les réactions et émotions de votre interlocuteur. D'où proviennent-elles? De ses valeurs, croyances, de la façon dont IL voit le monde.

4. Ensemble, cherchez un moyen d'engager une conversation qui vous aidera à valider/comprendre, pour trouver ensemble des solutions

Une menace consiste à déclarer à quelqu'un son intention de porter atteinte à sa personne. La menace peut être de nature personnnelle (par exemple un coup de poing) ou adressée à l'organisation (par exemple une bombe). Qu'un client veuille parler à votre superviseur, écrire une plainte ou contacter les journaux locaux n'est pas une menace. C'est son droit.

Les personnes qui font des menaces les mettent souvent à exécution. Chaque organisation/département devrait avoir une politique de sécurité en place, donnant les lignes directrices pour agir face à une menace et indiquer comment la signaler, afin de garantir la sécurité des employés.

Les participants à des formations se présentent souvent avec leur téléphone intelligent ou leur ordinateur portable… Pour vérifier rapidement les courriels ou planifier la prochaine réunion. Même si cela peut paraître honorable et scrupuleux - c'est tout à fait inefficace.

Avec le « multitâches », de larges parties de la mémoire-tampon du cerveau sont engagées. Si nous ne les libérons pas, nous ne pouvons pas réussir à retenir de nouvelles informations. En bref, « multitâches » et apprentissage ne peuvent avoir cours simultanément de manière efficace.

Si vous pensiez être efficace en faisant du multitâches à votre formation, vous étiez en fait en train de perdre votre temps. Vous auriez plutôt dû rester au bureau.

La prochaine fois que vous allez en formation, évitez la tentation d'utiliser ces appareils qui vous distraient en les laissant à votre bureau (ou dans un sac), afin de pouvoir vous concentrer pleinement sur la session d'apprentissage.

Selon Geert Hofstede, psychologue social, définit la culture ainsi : « Nous sommes des animaux de groupe. Nous utilisons le langage et l’empathie, et pratiquons la collaboration et la compétition entre groupes. Les règles non écrites décrivant comment faire ces choses diffèrent d’un groupe d’humains à l’autre. La ‘’Culture’’ est la manière dont nous appelons cet ensemble de règles non écrites qui définissent comment être un bon membre du groupe. »

Communiquer avec diverses cultures peut être une expérience difficile. Lorsque nous avons affaire à des personnes issues de cultures avec lesquelles nous ne sommes pas familiers, il est facile de mal interpréter les significations et les intentions. Cela peut engendrer de la confusion, du mécontentement et de la frustration. Pour que le résultat d’une communication soit réussi, il faut que nous comprenions le sens et l’intention de ce que l’autre personne a dit. Plus on comprend l’influence de la culture et « ses ensembles de règles non écrites », plus la communication sera efficace.

« Ce client est toujours si ______ (pointilleux, difficile, insistant, en colère, etc.) » ou « Ce collègue est toujours si ______ (têtu, insolent, arrogant, etc.). »

Cette étiquette fait ricochet et revient régulièrement, jusqu'à ce que vous soyez finalement convaincu qu'elle définit véritablement la personne.

Mais pourquoi ne pas peaufiner ces étiquettes péjoratives et ajuster ainsi la façon dont vous percevez ces personnes?

Nos cerveaux ont la capacité de se modifier en fonction de nos pensées à travers un processus appelé neuroplasticité.

En donnant un regard nouveaux à vos perceptions des événements quotidiens et les interprétations que vous en faites, vous pouvez faire de votre cerveau un espace plus invitant et bienveillant.

Changez votre vocabulaire. Remplacez « pointilleux » par « méticuleux », « difficile » par « exigeant », « têtu » par « déterminé »,  « insistant » par « passionné » ou « insolent » par « décidé », etc. Avec ce simple changement de perspective, les personnes vont soudain vous paraître différentes.

La seule évocation du mot « négociation » fait surgir chez certains des images de combat acharné et de lutte sans merci.

Selon les recherches de Jard Curhan de l’Institut technologique du Massachussetts, les sujets (issus des domaines professionnels ou négociateurs professionnels) ne faisaient pas du résultat objectif ou monétaire la priorité absolue.

À leurs yeux, d’autres facteurs plus subjectifs étaient au moins aussi importants : par exemple, maintenir une bonne relation avec leur partenaire de négociation; faire en sorte que le résultat n’entre pas en contradiction flagrante avec leurs valeurs morales, ne pas se sentir humilié et avoir été entendu par la partie adverse.

On peut cultiver la bienveillance au sein du service à la clientèle en incitant les membres de l'équipe à s'inspirer les uns des autres et encourager l'émulation.

C'est lorsque l'employé croit en ce qu'il fait et fait ce qu'il faut. Lorsqu'il prend position avec courage et conviction.

La bienveillance au sein du service à la clientèle est un état d'esprit difficile à mettre en place mais durable. Prendre des raccourcis ou faire preuve d'inattention ternissent cette culture. Inversement, la formation continue, l'investissement et l'attention la nourrissent.

Lorsque nous sommes fatigués, nous sommes moins bien équipés pour faire face à la vie. Manquer de sommeil peut affecter nos aptitudes à contrôler et réguler nos émotions, ainsi que notre capacité à réfléchir de façon proactive.

Selon William Killgore, PhD, professeur en psychiatrie, psychologie et imagerie médicale à l'Université de l'Arizona, une simple mauvaise nuit peut compromettre votre capacité à «mettre les freins sur le centre émotionnel de votre cerveau».

Cela vous rend susceptible de sur-réagir (en bien ou en mal) dans certaines situations. Vous êtes plus enclin à vous sentir frustré, blessé et hypersensible, ou encore anxieux ou dépassé.

Lorsque vous êtes fatigué, chaque interaction peut paraître pire qu'elle n'est vraiment et miner votre bonheur.

Alors, avant de démissioner ou, pire, rester dans un travail que vous pensez détester, essayez d'améliorer de façon significative votre sommeil et voyez si vous vous réveillez en étant une nouvelle personne, plus en forme et plus allumée.

Un proverbe africain dit : « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » . Une équipe va plus loin et réussit mieux qu’un individu lorsque la tâche est complexe, le processus n’est pas clair ou lorsque plusieurs compétences sont requises.

Travailler en équipe est un atout lorsqu’on a besoin de :

• - Créativité
• - Coopération
• - Innovation
• - Performance
• - Efficacité

Mais ce n’est pas simplement en regroupant des personnes qu’on bâti une équipe. Dans une équipe qui va loin, les membres de l’équipe contribuent volontairement leurs compétences . La relation qui s’établit entre les membres d’une l’équipe, tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel, crée une synergie qui permet à chacun de dépasser ses capacités individuelles.

C’est à l’image de la nage synchronisée où les membres de l’équipe nagent de concert! C’est peut-être plus long à maîtriser, mais définitivement plus impressionant.

La théorie du bol à poissons stipule que les poissons tropicaux peuvent grandir autant que leur aquarium le leur permet; plus grand est l’aquarium, plus les poissons grandiront. La théorie du bol à poissons est applicable aussi pour les humains.

Concevoir le prochain aquarium vous procure le même sentiment que d'avoir une vision, de créer une image pour votre vie ou vous pourrez grandir.

Changer pour un aquarium plus grand, implique de savoir s’étirer vers la prochaine étape même avant d’être vraiment prêt.

Cette théorie peut se mettre en pratique si on a une vision claire et définie, et si l’on prend un risque calculé et prémédité, car si l’aquarium que vous voulez aménager est démesuré, vous allez probablement sauter dedans et vous noyer.

Lorsque le haut-parleur est en fonction dans la salle de conférence, parlez-vous différemment ? La plupart des gens le font.

Ils respirent et se tiennent différemment, ont une prononciation différente... Et ils crient comme si leur voix devait porter jusqu'à l'endroit où se trouve leur interlocuteur.

Mais quand notre corps est statique, nous parlons moins vite, nous élevons la voix et notre façon de parler sonne différemment, plus agressive et moins crédible. Cela peut influencer la façon dont notre interlocuteur nous perçoit.

La plupart des haut-parleurs modernes ne requièrent pas cet effort supplémentaire (ils ont des écouteurs et microphones réglables), vous devriez donc parler de façon normale et authentique... Vos mots seront crédibles, les gens vous écouteront et vous communiquerez de manière plus efficace.

Si vous offrez fréquemment des ventes, des rabais ou promotions de dernière minute, ne soyez pas surpris si vos clients arrêtent de faire des achats en avance. Vous les «éduquez» à attendre.

Si vous annoncez les événements plusieurs fois, un peu plus fort à chaque fois, ne soyez pas surpris si vos clients ignorent les premières annonces que vous faites. Vous les «éduquez» à attendre vos relances.

Si vous n'offrez pas à vos clients un service à la clientèle de qualité jusqu'à ce qu'ils se plaignent, ne soyez pas surpris que vos clients soient difficiles. Vous les «éduquez» à taper du poingt ou crier pour obtenir un bon service.

La façon dont vous agissez avec vos clients les informe sur leurs interactions futures avec vous.

À chaque fois que vous dites «Je n’ai pas le temps», ce que vous dites vraiment est «Ce n’est pas assez important pour être en tête de ma liste». Nous avons tous la même quantité de temps disponible, soit 24 heures par jour, 168 heures par semaine.  Pourtant, certaines personnes réussissent à atteindre leurs objectifs et d’autres courent toujours après leur temps. L’efficacité, c’est déterminer ce qui est une priorité pour nous, c’est faire des choix.

De nos jours, les milieux de travail demandent la collaboration de cinq générations. Un des plus grands défis est de faire en sorte que ces générations voient au-delà de leurs préjugés et apprennent à travailler ensemble afin d’atteindre des objectifs communs, puisqu’elles ont tendance à être différentes sur plusieurs aspects, dont les horaires de travail, le travail à distance, et la dynamique entre bureaux.

Les trucs suivants sont utiles afin de travailler efficacement avec n’importe quelle génération.  

Dès qu’une personne se fixe deux objectifs simultanément, chacun d’eux est analysé et pris en charge dans un hémisphère du cerveau. Or, il n’existe, par définition, que deux hémisphères. Au-delà de deux buts, le cerveau humain sature et ne semble plus gérer l’information. Évitez d’accomplir trop de tâches à la fois.

La technique du disque rayé est une technique efficace dans l’affirmation de soi. C’est probablement une des meilleures méthodes pour commencer à vous affirmer. Son principe est très simple… La technique consiste à répéter la même chose autant de fois que nécessaire. On doit se montrer de plus en plus gentil et aimable à chaque répétition. A l’image d’un disque rayé qui répète sans arrêt les mêmes paroles, jusqu’à ce que l’autre abandonne. Car ce n’est pas parce que vous demandez quelque chose UNE fois, que vous allez l’obtenir. Et ce n’est pas parce que vous refusez UNE fois que l’autre ne va pas vous relancer. La technique du disque rayé peut donc être utilisée aussi bien pour une demande que pour un refus.

1. 1. Sachez reconnaître le message que vous voulez exprimer.
2. 2. Au cours de la conversation, réaffirmez votre message en utilisant le même langage, encore et encore, aussi souvent  que nécessaire.
3. 3. À chaque répétition de votre message, soyez de plus en plus concis, courtois et gentil.
4. 4. Ne fléchissez pas.
5. 5. Sans dériver ni vous justifier, expliquez de manière adaptée au contexte.
6. 6. Finalement, la personne constatera que vous pensez vraiment ce que vous dites.

Soyez prudent avec la technique du disque rayé. Si vous l'utilisez pour éviter qu’on vous exploite, c’est une bonne chose. Toutefois, si vous l'utilisez pour intimider, c'est manipulateur et malhonnête.

Au cours de votre profession au service à la clientèle, il est probable que vous affrontiez des situations que vous auriez préféré éviter. Les « gros » problèmes comme un client en colère, menaçant, agressif constituent un défi de taille, mais sont quand même rares.Toutefois, nos journées sont souvent parsemées de « petits » problèmes ou de situations délicates qui s’avèrent difficiles à gérer, en raison de leur nature qui semble anodine et de l’absence de protocoles et lignes directrices. Qu’il s’agisse de dire « non » à un client, de lui annoncer une mauvaise nouvelle ou de lui présenter des excuses, rares sont les personnes qui sont à l’aise de devoir aborder ces situations délicates.

Cependant, ces situations sont inévitables: il faut les aborder. Si elles sont ignorées, elles risquent de devenir des situations difficiles à gérer et votre professionnalisme et votre crédibilité pourraient être remis en cause.

« Gare à vos pensées, car elles deviendront des mots.

Gare à vos mots, car ils deviendront des actions.

Gare à vos actions, car elles deviendront des habitudes.

Gare à vos habitudes, car elles feront partie intégrale de votre caractère.

Gare à votre caractère, car il dicte votre destin. »

(Auteur inconnu)

Être un bon communicateur est une compétence indispensable à tout individu qui souhaite atteindre ses objectifs dans un contexte professionnel. Pour engendrer la coopération, la collaboration, l'échange de connaissances et l'innovation, il ne suffit plus de savoir bien s'exprimer: il nous revient aussi de savoir bien communiquer. Or, bien communiquer exige de bien se connaître en tant que communicateur et de bien comprendre la dynamique d'une relation interpersonnelle.

Si nous souhaitons générer des relations professionnelles productives, il est impératif de comprendre chacun de nos interlocuteurs et de savoir composer avec leur style personnel de communication.

Lorsqu’un client vous remercie pour votre service, évitez de répondre “Pas de problème” ou “Pas de souci ». Même si votre intention est bonne, certains clients pourraient s’offenser. Ils pourraient se demander pourquoi y aurait-il un problème si la tâche fait simplement partie de votre travail. Insinuez-vous que vos clients pourraient potentiellement être un ennui ou un inconvénient?

Voici quelques alternatives pour un bon échange d’appréciation :

• • « À votre service. »

• • « Je vous en prie. »

• • « Ça me fait plaisir. »

• • « Heureux d’avoir pu vous aider. »

Les mots sont importants. Choisissez-les avec soin, surtout lorsque vous répondez à un « Merci ».

Les réunions sont une partie essentielle de la gestion. Mais si elles sont mal gérées, elles peuvent malheureusement être une perte de temps colossale.

On l’appelle la « réunionite » – La définition (par dérision) est la propension excessive à organiser des réunions inutiles. Le mot « réunionite » est maintenant accepté et il est même valide au Scrabble. Donc, ce n’est pas seulement votre impression, c’est un fléau réel auquel il faut réagir.

Ceci est plus facile à dire qu'à faire, bien sûr. Disons que vous êtes persuadé que votre suggestion résoudrait le problème que votre équipe est en train de vivre. Vous pensez sûrement que votre façon de penser est la meilleure et que vous n'avez pas à la changer. Mais écoutez les arguments des autres membres de votre équipe pour comprendre ce qu’ils disent. Vous pourriez découvrir qu'ils ont également de très bonnes idées et, si ce n'est pas le cas, vous serez conforté dans votre opinion.

Informez-vous sur la façon dont les autres font les choses. Cela peut vous donner une meilleure compréhension d’une situation. Faites une liste des raisons exprimées et voyez si elles changent votre opinion. 

Cela ne veut pas dire que vous devriez changer d'avis, mais cela vous aidera à avoir une vision plus ouverte.

Si vous cherchez à créer un changement positif au travail, il est fort probable que vous créerez aussi de l’inconfort.

Normalement, lorsque nous voulons suggérer / imposer / appliquer quelque chose de nouveau, nous disons « C’est une très bonne idée, ça améliorera notre travail, c’est une meilleure façon de faire les choses. »

Ce qui est plus difficile (mais utile) est de dire tout ça en plus de dire « et ça rendra quelques personnes inconfortables. » Poursuivez ensuite cette conversation.

Les différences de communication entre générations, sexes, origines ethniques et cultures ont toujours été un défi. Le problème avec la communication est qu’on interprète les messages en se basant sur notre bagage personnel, nos croyances, nos présomptions, nos attitudes et nos valeurs. Nos perspectives sont formées par ces caractéristiques et, par conséquent, notre interprétation diffère.

Nos présomptions sur ce qui se passe sont basées sur nos expériences personnelles ou sur des contextes culturels familiers qui influencent nos actions.

Par exemple, si nous croyons que quelqu’un qui ne nous regarde pas dans les yeux n’est pas amical ou est malhonnête, notre réponse à l’individu reflètera cette croyance.

Dans les cultures occidentales, le contact visuel est essentiel à une interaction sociale qui démontre l’intérêt et l’engagement d’une personne envers votre conversation.  Il est souvent vu comme un signe de confiance et de sincérité.

Mais pour plusieurs cultures à travers le monde, le contact visuel n’est pas considéré essentiel à l’interaction sociale.  Au contraire il est souvent considéré agressif, de confrontation ou irrespectueux.

Dans une société où les différents comportements et pratiques ont une signification aussi diverse que les gens qui les démontrent, des présomptions incorrectes mènent souvent à une mauvaise communication.