Trucs & Astuces #471 - Erreurs

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Tout le monde fait des erreurs.
Ce qui est important, c’est la façon dont vous les gérez et ce dont vous en tirez.
Le président américain Ronald Reagan a dit : « Ce qui devrait arriver quand vous commettez une erreur est la suivante : vous encaissez les coups, vous apprenez la leçon, et vous passez à autre chose. »
Les erreurs ne font pas de vous un échec. L’erreur la plus grande qu’on peut commettre est d’avoir peur d’en commettre.
Il n’existe pas d’erreurs dans la vie, il n’y a que des leçons.
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Trucs & Astuces #470 - L’étonnante vérité sur les phobies

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Les 10 phobies les plus fréquentes
1) LA PHOBIE SOCIALE – Peur d’interagir avec les gens.
2) L’AGORAPHOBIE – Peur de la foule.
3) L’ÉMÉTOPHOBIE – Peur de vomir
4) L’ÉREUTOPHOBIE – Peur de rougir en public.
5) L’AMAXOPHOBIE – Peur de conduire une voiture
6) L’HYPOCONDRIE – Peur de la maladie
7) L’AÉRODROMOPHOBIE – Peur de l’avion
8) L’ARACHNOPHOBIE - Peur des araignées
9) LA ZOOPHOBIE – Peur des animaux
10) LA CLAUSTROPHOBIE – Peur des endroits clos.
(source : National Health Service britannique)
Difficile à croire, mais nous avons plus peur d’interagir avec les gens et de rougir en public que des araignées et de la maladie. Vu de la perspective des compétences relationnelles, c’est assez étonnant!
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Trucs & Astuces #469 - Et les clients faciles ?

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Nous avons tous des clients difficiles et nous investissons habituellement nos meilleurs efforts (temps, patience, énergie, émotions, etc.) en eux.
Et les clients faciles, gentils et sympathiques?
On peut parfois prendre avantage de leur bonne nature en investissant moins d’efforts, car ils accepteront moins d’efforts.
N’oubliez pas de récompensez les gens qui rendent votre travail plus facile et plus agréable et traitez vos clients faciles avec soin.  
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Trucs & Astuces #468 - Définir l'important

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«Tant qu’on ne ressent pas, en dedans de soi, un oui ardent qui définit ce qui est réellement important, on ne peut pas dire non, sereinement et avec le sourire, à tout ce qui est urgent mais pas réellement important. 
Notre culpabilité la plus profonde survient lorsque nous faisons le contraire : nous disons implicitement non à ce qui est réellement important, tout en disant oui, oui, oui à ce qui est urgent, mais pas si important que ça.» 
Stephen R. Covey
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Trucs & Astuces #467 - « Nonversation »

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La « Nonversation » est ... quand, au lieu d'accorder à votre interlocuteur toute votre attention, vous prétendez l'écouter tout en faisant autre chose.
 
Lorsque vous faites cela, vous êtes trop distrait pour vraiment comprendre. Vous feignez une réponse en émettant des 'hum, oui, ' et vous risquez de manquer des indices subtils mais importants.
Réservez un moment prédéterminé pendant la journée pour retourner tous vos appels et vous concentrer uniquement sur la personne au bout du fil avec une 'conversation' appropriée.
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Trucs & Astuces #466 - L’importance d’être persistant

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Lorsque vous êtes doué dans ce que vous faites, persistez!
Beaucoup de gens talentueux et travaillants n’ont pas de chance lors de leur première, ou seconde, ou même troisième tentative vers une réussite, une promotion ou une mention spéciale.
C’est facile de se convaincre que si l’on n’est pas chanceux, c’est que l’on n’est pas aussi doué que l’on croyait. Cette incapacité d’être reconnu à sa juste valeur dans ce que vous faites est une bonne occasion pour vous de parfaire votre art.
La persistance devient un élément essentiel du talent, parce que, sans elle, vous n’auriez jamais l’opportunité d’être enfin chanceux.
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Trucs & Astuces #465 - Communication efficace

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Une communication est efficace seulement si le récepteur comprend le message de l’émetteur.
Le récepteur est le facteur clé de la communication – ce que nous avons communiqué n’est pas ce que nous avons dit, mais ce que l’autre a compris!
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Trucs & Astuces #464 - Transformer les émotions

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Une des raisons d’être du service à la clientèle est de transformer les émotions. Pas les faits, mais bien comment se sent le client.
La meilleure mesure du service à la clientèle est si, après l’interaction, le client vous recommanderait à un ami.
La période d’attente, le remboursement accordé, ou les détails de l’événement ne sont pas importants.
Les sentiments sont tout ce qui compte, et transformer ces sentiments demande de l’humanité et une connexion, et non de l’argent ou une vitesse d’exécution.
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Trucs & Astuces #463 - Lequel crée le plus d’inefficacité - Un manque ou un excès de motivation ?

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Il est évident qu'un manque de motivation est nuisible. Il sape la persévérance essentielle à la réalisation de la tâche.
Cependant, un excès de motivation est aussi à redouter. Il va encourager la personne à canaliser son énergie dans des modèles de pensée très étroits, à tourner les coins ronds, et délaisser les autres activités.
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Trucs & Astuces #462 - Les petits gestes subtils

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Regardez les gens dans les yeux et souvenez-vous de leur nom. Ces petits gestes subtils témoignent de façon éloquente de votre respect envers l’autre personne et déclenchent les éléments nécessaires afin de nouer des relations de confiance.

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Trucs & Astuces #461 - On apprends dans la tempête ...

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« Une mer calme ne forme pas de bons marins » – proverbe africain

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Trucs & Astuces #460 - Messages incendiaires

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Évitez d’envoyer un courriel délicat ou émotif sur un coup de tête. Ne répondez pas à un message incendiaire de la même façon. Montrez-vous plus professionnel et plus courtois, ce qui pourra amener l’autre parti à modérer son ardeur.

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Trucs & Astuces #459 - L’étiquette du service à la clientèle

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Appliquer une étiquette du service permet de gagner la confiance de la clientèle et d’augmenter le degré de confort entre les clients et le préposé au service.
Voici quelques critères de politesse :
  • Traiter les appels internes et externes de la même façon.
  • Personnaliser les appels en mentionnant occasionnellement le nom de l’interlocuteur au cours de la conversation.
  • Utiliser le vouvoiement, à moins d’être très familier avec l’interlocuteur ou que ce dernier vous le demande.
  • Ne jamais corriger la prononciation ou le vocabulaire de votre interlocuteur.
  • Respecter la langue utilisée par l’interlocuteur même s’il éprouve de la difficulté.
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Trucs & Astuces #458 - Sous-promettez et sur-délivrez !

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Une des règles les plus efficaces que vous pouvez appliquer est de fixer des dates d’échéances qui ne sont pas seulement possibles, mais aussi supportables.
En d'autres termes, c'est une bonne idée de surestimer le temps nécessaire à l’accomplissement d’un travail afin de (1) s’assurer de respecter la date malgré les imprévus et (2) de surprendre et d’enchanter votre directeur, vos clients, vos collègues... en terminant plus tôt que prévu.
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Trucs & Astuces #457 - Appel en attente

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Parfois, vous aurez besoin de mettre un appel en attente. Avant de la faire, assurez-vous d’expliquer au client la raison de cette attente et de lui demander la permission.
Attendez de recevoir une confirmation. Certains préfèreront rappeler ou être rappelés.
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Trucs & Astuces #456 - Comment réorienter et redéfinir une interruption

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Aux prises avec une interruption, mieux vaut la réorienter et la redéfinir.
(1) Reformulez ce que l’autre a dit en vos propres mots : « Oui, nous devons nous voir pour parler de la réunion. »
(2) Puis, redéfinissez cette exigence en favorisant votre horaire : « Je serai disponible aujourd’hui après 15 h 30 ou tous les autres matins de cette semaine entre 10 h et midi. Quel bloc d’une demi-heure te conviendrait le mieux? Dis-le-moi par courriel cet après-midi; je te répondrai avant la fin de la journée pour confirmer notre rendez-vous. »
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Trucs & Astuces #455 - Pas toujours facile

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Donner et recevoir une critique n’est pas chose facile, mais cela représente un outil de grande valeur lorsqu’il est question d’améliorer et maintenir les standards de performance.
Si vous adoptez une attitude passive, ou réagissez de façon agressive à la critique, vous n’améliorerez pas la situation.
Personne ne s’est jamais étouffé en avalant son propre orgueil! Admettez que vous n’êtes pas parfait. En optant pour une attitude positive envers la critique, vous pourrez atteindre un niveau supérieur de développement personnel et découvrir vos points faibles.
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Trucs & Astuces #454 - La technique du sandwich

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Quand vous avez une mauvaise nouvelle à annoncer, ou une rétroaction d’amélioration à donner, vous pouvez adoucir le coup en commençant toujours par de l’information positive.
S'il y a quelque chose de négatif à dire, placez cette information au milieu d'une conversation.
En d'autres termes, commencez par des commentaires positifs, puis le négatif, et finissez toujours avec du positif.
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Trucs & Astuces #453 - Lorsque le client a tort

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Il arrive que vous devez prendre position, mais pas aussi souvent que vous ne le croyez. Un vieux proverbe dit : « Le monde est divisé entre peuples croyant avoir raison. »
Résistez à l’envie de prouver que l’autre a tort; son ego ne sera pas sur la défensive, il sera prêt à écouter, et cela causera moins de conflit
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Trucs & Astuces #452 - La procrastination

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Procrastiner veut dire avoir tendance à remettre au lendemain. Cette tendance augmente le stress, car elle nous met régulièrement devant l'obligation de travailler à la dernière minute. Le rendement est donc moindre et les résultats le reflètent. Ce que vous mettez de côté aujourd'hui sera un vrai fardeau pour vous demain. Les problèmes s'envolent rarement. Il faut prendre des décisions.

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Trucs & Astuces #451 - Trois versions d'une histoire

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Il y a habituellement trois versions d’une histoire ou d’une situation conflictuelle : la vôtre, celle de l’autre, et la réalité.
En vous ouvrant à envisager toutes les facettes d’une situation, vous vous permettez d’explorer une multitude de possibilités et de solutions.
De plus, vous vous révélerez équitable, réfléchi et respectueux - sans compter que vous mériterez la confiance et le respect des autres.
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Trucs & Astuces #450 - Ces gens qui ne sont pas amicaux

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Il y a des gens qui ne sont tout simplement pas amicaux. Ils ont des amis, c’est vrai, mais ils gardent à distance tous ceux qui ne le sont pas. Ils sont distants; avec des étrangers, ils ne sourient pas, ne parlent pas – ils ne les regardent pas dans les yeux!
Je vous conjure de faire cette petite expérience : pendant une semaine, souriez à tout le monde et répondez chaleureusement à quiconque vous adresse la parole. Vous pourriez bien commencer à voir votre vie personnelle et professionnelle d’un autre œil.
En modifiant votre comportement, vous modifiez aussi votre perception du monde qui vous entoure. Allez-y, profitez de cette nouvelle sensation : vous serez surpris de constater à quel point vous passiez à côté de bien des choses!
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Trucs & Astuces #449 - Lorsque la blague est choquante ou de mauvais goût

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Devant une blague choquante ou de mauvais goût, dites clairement qu’elle vous rend inconfortable. Adoptez un vocabulaire neutre, un ton impartial, un langage corporel adéquat, et dites, par exemple : « Je ne sais pas quoi dire lorsqu’une blague te fait rire, mais pas moi » ou « Ce n’est pas mon genre d’humour. »

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Trucs & Astuces #448 - Arrêtez et écoutez

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La plupart d’entre nous font souvent face aux mêmes plaintes ou problèmes jour après jour : nous avons donc tendance à arrêter d’écouter pour nous mettre à présenter des solutions.
Mais le client n’est pas encore rendu à l’étape de résolution de problèmes; il désire faire comprendre son point de vue et sentir que vous l’écoutez vraiment. Si vous sautez trop rapidement cette étape, le client refusera vos solutions, reviendra à son histoire, mettra l’accent sur les aspects négatifs, etc.
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Trucs & Astuces #447 - La « paralysie d'analyse »

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Arrivés au moment de décider, beaucoup de gens retardent ou remettent à plus tard afin d’éviter de trancher. Ce syndrome a été appelé « paralysie d'analyse ».
Plus longtemps on repousse une décision difficile, plus difficile il devient de la prendre.
S’il y a erreur, chaque délai diminue le temps disponible pour corriger la situation.
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Trucs & Astuces #446 - Conflit avec un collègue ?

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En commençant à résoudre un conflit avec un collègue, trouvez d’abord quelque chose sur quoi vous pouvez être d’accord (même si c’est seulement le fait que vous avez un problème et qu’il doit être résolu).
S’entendre, même sur un détail, crée un lien, apporte du positif, et démarre la conversation sur le bon pied.
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Trucs & Astuces #445 - Ne perdez pas votre temps à mémoriser la carte ...

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Tout ce qui nous entoure change constamment et, de nos jours, il est plus facile que jamais de s’aventurer hors-piste.
Par contre, on n’a jamais eu autant besoin d’une boussole. Sans boussole, comment savoir où on va? Comment savoir si on sort de la piste? Comment savoir si on est rendu à bon port?
Peaufinez régulièrement votre boussole, calibrez-la. C’est la meilleure manière de vous rendre à destination!
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Trucs & Astuces #444 - Les binettes dans vos courriels

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Vu que les humeurs, les personnalités et les émotions sont difficilement visibles par courriel, les binettes (angl. Smileys-émoticons) ont été créées pour transcrire les états d'esprit (humour, sarcasme, ironie, etc.) et rajouter un peu de chaleur dans les messages.
Si elles peuvent être amusantes pour certains types d'utilisateurs et dans certains contextes pour exprimer un côté subjectif, les binettes sont normalement inappropriées dans des échanges sérieux et peuvent conduire à une familiarité qui peut paraître déplacée pour votre correspondant. Leur usage est généralement réservé à des messages non professionnels.
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Trucs & Astuces #443 - Identifiez le problème

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Vous serez incapable de résoudre les problèmes si vous ne savez pas qu’ils existent.
Une étude a révélé que seulement 4% des clients insatisfaits se plaignent. Pour chaque personne qui porte plainte, 24 clients insatisfaits ne s’expriment pas. Afin de découvrir les problèmes de service à la clientèle, vous devez avidement vous mettre à la recherche de leurs impressions.
Ceci vous aidera à encourager les clients à donner leurs commentaires. Au lieu de leur demander « Comment s’est déroulée votre expérience avec nous? », demandez « Avez-vous remarqué quelque chose que nous pourrions améliorer? »
Ceci vous permettra d’obtenir des réactions qui vous pointeront dans la bonne direction.
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Trucs & Astuces #442 - Apprendre à dire « Non »

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Apprendre à dire « Non » fait partie des règles d’or de la gestion du temps. Dans 80 % des cas, vous n’aurez pas besoin de dire « Non ». Proposez un « Oui conditionnel » et votre interlocuteur sera satisfait : « J’aimerais bien pouvoir t’aider »; déclinez poliment sa demande en expliquant pourquoi : « mais je dois terminer ce dossier »; mais ne le laissez pas repartir les mains vides : « je peux t’aider seulement …je te suggère... as-tu pensé à… la prochaine fois… »
Proposez deux options réalisables et laissez votre interlocuteur choisir celle qui lui convient le mieux.
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Les participants le disent…


« Vraiment une formation extraordinaire, et habituellement, je suis très critique! Tout le personnel devrait suivre cette formation, il y aurait un gain d’efficacité! »

Ville de Québec

Témoignages des participants

…et nos clients aussi!

« C’est avec un grand professionnalisme que l’entreprise a offert une formation attrayante et de qualité à nos employés. Nous sommes particulièrement satisfaits des résultats obtenus grâce à cette intervention et il nous fera plaisir de retravailler avec Solutions & Co. dans l’avenir. »

Xavier Aymé, Chef des opérations | Mercator Canada Inc.

Témoignages des clients

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