Dale Carnegie a dit que « le nom d’une personne est le son le plus doux et le plus important dans n’importe quelle langue pour cette personne. »

Une étude publiée dans le magazine Brain Research démontre que certaines parties de notre cerveau s’activent lorsque nous entendons notre propre nom. Cela crée des réponses spécifiques et uniques dans notre tête.

Lorsque vous avez besoin de ravoir l’attention de votre client, ou de revenir à la conversation, la meilleure façon est d’utiliser le nom de votre client. Nous sommes programmés dès la naissance à répondre à notre propre nom. Vous aurez toute l’attention de votre client et il aura tendance à écouter plus attentivement.

Mais faites attention de ne pas l’utiliser trop souvent. S’il est surutilisé, cela peut paraitre peu sincère et condescendant.

En identifiant 30 à 40 minutes perdues chaque jour et en les utilisant de façon plus productive, vous ajouterez l’équivalent d’environ 20 journées de 8 heures à votre rendement annuel.

L’approche du compromis est pertinente dans le cas de problèmes structuraux qui portent sur les processus, la tâche ou le contenu du travail. Ce sont des enjeux concrets, dans une relation non conflictuelle, où chacun renonce partiellement à son objectif ou à son intérêt dans le but d’atteindre ensemble un objectif ou un intérêt supérieur mutuellement satisfaisant.

L’approche du compromis s’avère inefficace dans le cas d’une relation conflictuelle. Le conflit relationnel se distingue du problème structurel par sa composante émotionnelle. Le compromis n’est pas une stratégie de gestion de conflit et quand il est utilisé dans ces circonstances, il laisse toujours un arrière-goût d’insatisfaction.

Des études suggèrent que nous sommes davantage originaux et créatifs lorsque nous avons la tête dans les nuages. Lorsque nous nous ennuyons, nous finissons par rêver les yeux ouverts et nos pensées errent en quête de stimulation. Nous nous connectons à notre subconscient qui nous propose des liens et des solutions qui vont au-delà des limites de la raison.

La prochaine fois que vous devrez élargir vos horizons, prenez votre temps tout en faisant une tâche fastidieuse, ce qui vous permettra de libérer la partie créative de votre cerveau, juste assez pour déclencher un éclair de génie.

Ou essayez une des ces activités qui ne demandent pas d’effort mental :

1. Améliorez vos compétences en écriture. Avec la croissance de la technologie et la correspondance par courrier électronique, les communications écrites sont devenues plus importantes que jamais. Utilisez un auto-correcteur si nécessaire.

2. Vous devez écrire clairement et de manière adaptée à la situation et à l’auditoire.

3. Assurez-vous que la ponctuation et l’utilisation des lettres majuscules soient adéquates et évitez l'utilisation des émoticônes.

4. Cela ne signifie pas que vous devez toujours écrire formellement, mais vous devez vous assurer que votre message ne ressemble pas à un texto envoyé à un ami. Gardez toujours vos communications professionnelles.

5. Si quelque chose semble inapproprié dans une lettre imprimée, ça le sera aussi dans un courriel.

Lorsque nous voulons démontrer à un client que nous sommes activement à l’écoute, nous nous penchons vers l’avant, nous sourions, nous soutenons un contact visuel, nous acquiesçons, nous bougeons nos sourcils, nous imitons son expression. Ce sont tous des indices non-verbaux qui nous aident à démontrer que nous sommes engagés, intéressés et à l’écoute.

Mais que se passe-t-il lorsque le client est au téléphone? La plupart d’entre nous continuons inconsciemment de donner des indices non-verbaux (comme hocher la tête).  Comme notre langage corporel ne peut être perçu, cela a souvent pour effet que le client nous demande « Êtes-vous toujours là? ». Cette question nous montre que le client doute que nous soyons toujours à l’écoute.

Essayez de remplacer votre langage non-verbal par des indices verbaux. Les indices verbaux sont ces énoncés qui prouvent que vous êtes toujours là, engagé :  un « Je vois » occasionnel, « Bien », « Ah », « Oui », ou « D’accord ». Quelques mots simples aideront à ce que le client sente que vous écoutez et que vous êtes attentif.

Mais n’exagérez pas. N’utilisez pas ces interjections afin de remplir la conversation ou ne répétez pas le même mot sans fin. Ça devient un « tic verbal ».

Lorsque les décisions ne se prennent pas, il en résulte de la procrastination.  Rien ne se fait et on gaspille du temps. L’évitement gaspille plus de temps que la prise de décision. Lorsque quelque chose doit être décidé ou fait, faites-le sans attendre.

Savoir prendre soin de son équipe signifie entrer en contact, s’occuper, considérer, soigner, s’intéresser, se dévouer, se mettre dans la peau de, faire preuve d’empathie, démontrant ainsi aux membres de l’équipe qu’ils sont reconnus dans leur individualité au-delà de leur rôle, de leurs responsabilités et de leur prestation.

Ces soins sont positifs quand c’est une attention momentanée qui ne prend pas la forme d’un suivi psychologique ou, pire encore, qui crée une relation de dépendance. Il ne faut pas en abuser et il faut s’assurer que les soins n’absorbent pas toute l'énergie de l’équipe.

Tous les membres d’une équipe peuvent offrir des soins et tous peuvent en recevoir: l’attention donnée circule avec fluidité.  Elle ne suit pas les lignes hiérarchiques et elle doit permettre de donner et de recevoir simultanément.

Au travail, il est difficile de trouver où vous pouvez faire une différence. Il y a probablement des gens avec plus d’expérience que vous, plus de connaissances que vous, et même plus d’habiletés que vous.

Souvent, ce ne sont pas vos habiletés directement liées à votre travail qui constituent votre valeur, mais plutôt vos habiletés interpersonnelles.

Vous pouvez apporter plus de générosité, plus d’enthousiasme, plus de gentillesse, plus de résilience, plus d’énergie positive, plus de courage que n’importe qui d’autre, du moins pour le moment.

Cela peut être ce qui vous démarque, simplement parce que vous en faites le choix.

Lorsque nous travaillons avec des clients de cultures différentes de la nôtre, nous devons être conscients que la façon dont nous communiquons et le message que nous communiquons peuvent être interprétés de façon différente.

Par exemple, vous expliquez quelque chose et le client dit « oui » et hoche la tête pendant toute l’interaction. Dans notre culture, nous avons tendance à présumer que ces indices verbaux et non-verbaux signifient qu’il est d’accord et qu’il comprend ce qu’il y a à faire.Cela peut être frustrant de finalement réaliser qu’il n’est pas d’accord ou qu’il n’a pas compris.

Il s’agit d’une situation courante lorsque nous travaillons avec d’autres cultures qui privilégient la politesse plutôt que la franchise.  Particulièrement dans les pays asiatiques, il est commun de donner son accord pour effectuer une tâche même lorsqu’elle n’est pas comprise, plutôt que de demander plus d’explications.

Afin d’éviter de deviner si le client a compris ou non ce que vous expliquez ou demandez, faites-lui répéter l’information. De cette façon, vous pourrez déterminer si vous devez modifier ce que vous dites afin que votre message soit bien transmis.

Rappelez-vous que privilégier la politesse plutôt que la franchise pourrait faire en sorte qu’il soit difficile d’avoir des conversations ou de recevoir de la rétroaction. Ne vous attendez pas à ce que cela vienne naturellement, soyez proactif.

Dans toute organisation de plus de deux personnes, il y a une opportunité de remonter un problème à des niveaux hiérarchiques supérieurs.

Lorsque quelque chose ne fonctionne pas, ou lorsque le client est mal pris, vous pouvez remonter le problème dans la chaîne de commandement. Ceci non seulement dynamise la situation, mais passe aussi le mot dans l’organisation.En plus, cela vous évite de perdre le client. 

Mais voilà: les organisations entraînent leurs employés à ne pas remonter les problèmes. Elles craignent que leurs employés ne crient au loup, ou qu’ils n’aient plus envie d’intervenir.

Dès que cela se produit, vous commencez à abandonner vos clients.

Donnez le pouvoir aux employés de première ligne de régler la situation, ou encouragez- les à demander du renfort lorsque c’est nécessaire.

Le désordre peut être une distraction et tout ce qui distrait ne permet pas une utilisation efficace de votre temps.

Si votre espace de travail principal (physique ou virtuel) est brouillon, vous finirez par gaspiller du temps à chercher des choses ou à être constamment distrait par des tâches non prioritaires.

Rappelez-vous qu’un espace de travail dispersé est fait pour un esprit dispersé… n’attendez plus, allez faire le grand ménage du printemps!

Une équipe n’est pas automatiquement efficace juste parce qu'un groupe de gens compétents et talentueux sont appelés à travailler ensemble.

Les groupes doivent passer à travers une évolution essentielle, qui débutera par un regroupement d’individus pour en arriver à former une équipe entièrement développée et performante.

Lorsque des individus sont réunis dans le but de créer une équipe, chacun a sa propre vision, ses propres idées et son agenda personnel. Puis, ils commencent à développer des buts communs et, en unissant leurs efforts pour atteindre le succès, ils deviennent un groupe. Ce n’est que lorsqu’ ils sont entièrement unis et intégrés, et qu’ils se sentent tous responsables des résultats, qu’ils peuvent être réellement appelés « une équipe ».

Depuis toujours notre éducation priorise la lecture, l’écriture et la conversation comme étant les principales compétences de communication, en dépréciant ainsi les habiletés d’écoute.

La plupart des gens accordent très peu d’importance à l’apprentissage de l’écoute, et lorsqu’ils écoutent, ils se concentrent à préparer une réponse et à reprendre la parole plutôt qu’à comprendre. Cette habitude engendre souvent des clients mécontents et des employés et collègues contrariés.

La capacité d’écouter activement est considérée comme une des qualités clés dans notre contexte de travail. Le problème est que la plupart des gens ne se rendent pas compte de la manière dont leurs mauvaises habitudes peuvent affecter et obstruer leur capacité d'écoute, et en conséquence, leur efficacité de communication.

Plusieurs d'entre nous croyons être de bons auditeurs, alors que ce n'est pas le cas. Des études démontrent que l'auditeur non-formé écoute en moyenne avec un taux d'efficacité de seulement 25%. Écouter est une habileté qui peut être apprise - une compétence qui peut être améliorée.

Les organisations font de grandes promesses, et les fournisseurs de service ont de la difficulté à les livrer. Tôt ou tard, cela mène à une situation où une promesse est brisée.

À ce moment, ce que le client veut plus que toute autre chose est quelqu’un à qui ça tient à cœur. 

Les professionnels exercent un labeur émotionnel en tout temps. Ils présentent la meilleure version d’eux-mêmes.

Si ça vous tient à cœur, c’est génial. Si ce n’est pas le cas, du moins pour le moment, il s’agit tout de même de votre travail.

Exécuter votre travail avec effort et constance est ce dont vos clients ont besoin.

Le changement est inévitable, et le secret de transformer cet inconfort initial en succès est d’accepter et de s’adapter.

Rappelez-vous que vous ne pouvez pas tout contrôler et acceptez qu’il y a des facteurs externes au-delà de votre contrôle.

Vous avez toujours le choix de résister ou de vous adapter.

« La synergie produit une troisième alternative – pas ma façon, ni la tienne, mais une troisième voie qui est mieux que ce à quoi nous pouvons arriver individuellement. C’est le fruit du respect mutuel, de la compréhension et même de la célébration de nos différences dans la solution de problème et dans la saisie d’opportunités. Les équipes et les familles synergiques réussissent grâce aux forces individuelles qui s’unissent pour devenir plus grandes que la somme de chacune. De telles équipes renoncent aux rivalités (1+1=1/2). Elles ne s’entendent pas sur un compromis (1+1=1 ½) ou sur une simple collaboration (1+1=2). Elles préfèrent une coopération créative (1+1=3 ou plus). »

Stephen Covey – Les 7 habitudes des gens efficaces

Compatir avec les autres n’est pas chose facile.  Nous ne naissons pas empathiques, et ce n’est donc pas notre premier instinct. Nous ne sommes simplement pas programmés à nous mettre à la place des autres.

Démontrer de l’empathie est difficile et exigeant, mais c’est précisément ce que nous devons faire afin de vraiment comprendre les autres.

La rétroaction est une réponse consciente et réfléchie aux actions, résultats, méthodes, attitudes ou comportements de quelqu’un. C’est une communication qui donne à une personne de l’information sur la façon dont elle affecte les autres.

Il existe deux différents types de rétroaction :

La rétroaction positive (d’encouragement) sert à souligner et renforcer un comportement jugé désirable et efficace et met l’accent sur la considération, l’estime de soi et la valorisation personnelle. Elle constate les points forts, elle apprécie les compétences et les efforts déployés et encourage à continuer.

La rétroaction corrective (d‘amélioration) aborde les éléments qui nécessitent un ajustement, voire une amélioration. Elle vise la réflexion critique, la considération de solutions de rechange, l’élargissement des possibilités et la remise en question des façons de faire. Ce n’est ni un reproche, ni une critique et ni une punition.

La rétroaction dans toute ses formes, doit être utilisée de manière bienveillante afin de permettre au receveur de progresser de façon saine. Cet outil de communication est d’abord et avant tout, une intention d’amélioration, de développement et de croissance.

Parfois, vous vous retrouvez dans une situation où on vous pose une question dont vous ne connaissez pas la réponse. Vous ne voulez pas avoir l’air incompétent ou ignorant. Que faire dans ce cas?

Tout d’abord, on ne devrait jamais faire de suppositions (même si cela semble faire du sens). Si vous ne savez pas, ne devinez pas et ne mentez pas. C’est trompeur et malhonnête.

Ensuite, il ne faut jamais balayer la question du revers de la main avec un “je ne sais pas” et laisser le client chercher la réponse par lui-même. C’est votre responsabilité et ce serait impoli de votre part d’agir ainsi.

Finalement, il est parfaitement acceptable de ne pas avoir réponse à tout. Les gens apprécieront toujours une réponse honnête, même si vous devez dire:

 - Je ne suis pas certain, mais je vais m’informer!

 - Très bonne question. Je veux vous donner la bonne réponse, et je vais vérifier auprès de quelqu’un.

 - Voici ce que je sais, voici ce que je ne sais pas, voici ce que je vais faire pour trouver la réponse.

 - Je ne suis pas certain comment répondre à votre question. Attendez-moi un instant, et je vais trouver la personne qui pourra vous aider.

Et vous cherchez ensuite la réponse ou trouvez quelqu’un qui connaît la réponse.

On ne s’attend pas à ce que vous sachiez tout, mais on s’attend à ce que vous fassiez tout votre possible pour trouver la réponse. Sachez simplement où aller, ou à qui vous adresser, afin de la trouver.

Ce qui est important n’est donc pas d’avoir la réponse à toutes les questions, mais bien de traiter chaque question avec professionnalisme et de façon proactive.

Warren Bennis a abordé le rôle de la responsabilité individuelle pour devenir un meilleur leader lorsqu’il a déclaré: “Le leader ne se ment jamais à lui-même, surtout à propos de lui-même, il connait ses faiblesses aussi bien que ses atouts, et il les adresse directement. Vous êtes votre propre matière première. Lorsque vous savez de quoi vous êtes fait et ce que vous voulez en faire, vous pouvez vous inventer vous-même.”

Bennis, Warren (1989). “On becoming a leader”

En tant que membre d’une équipe, vous ne pourrez pas toujours faire les choses à votre façon. Beaucoup de gens laissent leur égo entraver le compromis, en le percevant comme une faiblesse, un scénario où une des parties ressort perdante, un abandon de principes et de valeurs ou un manque d’assurance.

En réalité, la capacité de faire des compromis est un acte de force et de confiance en soi, accompagné de la conviction que ce qu’on a à perdre n’est pas aussi important que ce qu’on a à gagner. Il ne s’agit pas de sacrifier à contrecœur, mais plutôt de renoncer de bon gré. Vous donnez un peu afin d’obtenir quelque chose de plus grand en retour. Il s’agit d’avancer sans hésitation.

Considérez pourquoi il serait requis d’exécuter les choses différemment de ce que vous aviez en tête.  Soyez prêt à voir les mérites de ce qu’on vous propose et soyez ouvert à changer d’idée. Posez des questions afin de mieux comprendre le point de vue de l’autre ou la raison pour laquelle vous devriez faire les choses autrement.

 - Parle-moi de ____.

 - Pourquoi te sens-tu comme ça?

 - Comment est-ce que je nuis à la performance de l’équipe?

 - Comment pourrais-je le faire mieux?

 - Aide-moi à mieux comprendre la situation.

Lorsque vous comprendrez mieux ce que vous avez à gagner (ou ce que vous devrez perdre), vous serez en meilleure position pour faire un compromis.

Lorsque vous faites des compromis avec vos collègues, vous donnez l’exemple en démontrant que l’équipe travaille ensemble et non chacun de son côté, ce qui en fait une situation gagnant-gagnant à tout coup.

Les gens qui ont du succès considèrent que d’aller vers les autres pour demander du support est une force. Ces gens reconnaissent la peur pour ce qu’elle est.  Ils n’essaient pas de la nommer stress, anxiété ou nervosité.

Lorsqu’on l’appelle stress, on a tendance à blamer les situations et les autres pour nos réactions. Cela cause un sentiment d’impuissance et nous encourage à nous lamenter au lieu d’agir. Par contre, dès que nous reconnaissons que c’est de la peur, nous sommes amenés à poser des actions puisque nous adressons directement la situation.

Le courriel semble être l'outil de communication professionnelle de prédilection pour nombre d’entre nous.

Cela nous donne du temps pour réfléchir. C'est rapide et concis. Et surtout, il y a une preuve écrite.

Mais même s'il semble que les téléphones sont en voie d’extinction, il y a des moments où ils sont encore essentiels – surtout lorsque le problème est complexe ou le sujet inconfortable.

Lorsque nous communiquons par téléphone (en comparaison au courriel) nous améliorons les chances de nous comprendre. Choisissez ce canal de transmission lorsqu’il y a des possibilités de malentendu ou de confusion.

Si vous devez avoir une entente écrite (car les écrits restent), vous pouvez envoyer un courriel de confirmation suite à l’appel téléphonique. Cela deviendra aussi une deuxième validation.

Nous essayons tous de bien faire les choses. Personne ne cherche à mal faire lors du service à la clientèle. Mais les erreurs peuvent survenir. Lorsqu’une erreur survient, nous avons également une opportunité d’améliorer la fidélité client et de bâtir une relation de valeur.

Lorsque quelque chose cloche, la plupart des gens veulent simplement être écoutés et reconnus. Donc, écoutez activement, offrez des excuses sincères, ne vous inventez pas des excuses et demandez ce que vous pouvez faire pour remédier à la situation.

Le redressement du service est une stratégie qui a fait ses preuves et un investissement qui vous permettra de redevenir crédible et de regagner la confiance de vos clients.

Lors de nos journées de travail, nous sommes constamment sollicités par des courriels, des tâches, des échéanciers… au point d’être complétement saturés. Avec parfois un effort surhumain, nous continuons sans jamais nous questionner si nous sommes vraiment performants, ou simplement productifs.

Ces moments sont des passages à vide… nous sommes là, mais pas vraiment… nous faisons du présentéisme.

Lors de ces moments, il vaudrait beaucoup mieux prendre quelques minutes pour se changer les idées. En effet, il suffit souvent de quelques minutes pour reprendre le travail là où nous l’avions laissé, avec les idées plus claires afin d’être plus performants.

Allez… levez-vous… allez boire de l’eau – c’est votre pause « performance »!

Tout le monde souhaite faire partie d’une bonne équipe au travail. Une bonne équipe a l’énergie, la motivation et les moyens de miser sur l’excellence afin de réussir.

Cependant, si vous désirez faire partie d’une telle équipe, vous devez être, avant tout, un joueur d’équipe hors-pair.

Les joueurs d’équipe sont véritablement investis dans leur organisation, dans leur équipe et dans ses membres. Ils incluent les autres et sont impliqués. Ils sont présents et généreux de leurs connaissances et habiletés. Ils arrivent préparés et apportent des solutions aux problèmes.

Il n’est pas suffisant de simplement s’asseoir en silence et compléter votre travail. Ce n’est pas dans votre intérêt si vous souhaitez faire partie d’une bonne équipe au travail.

Quelles caractéristiques de votre personnalité feront de vous une personne heureuse et épanouie?

Des psychologues de l’Université de Londres ont identifié les « compétences de vie » des gens épanouis. Ces compétences de vie regroupent cinq caractéristiques qui aident à gérer sa vie :

• La détermination,
• Le contrôle de soi
• L’optimisme
• Le caractère consciencieux
• La stabilité émotionnelle.

Les chercheurs ont constaté que le niveau de bien-être subjectif, les revenus, la qualité des relations sociales, la santé physique et mentale, sont prédits par le nombre de compétences de vie dont une personne dispose. Et elles peuvent être cultivées!

Cerveau & Psycho (Juin 2017)

La communication interpersonnelle implique deux dimensions : la dimension du contenu explicite et la dimension relationnelle qui véhicule des significations liées à l’état affectif des interlocuteurs et leur relation.

En résumé :

• La dimension du contenu correspond à ce qui est dit ou exprimé
• La dimension relationnelle correspond à la façon dont cela est dit et surtout reçu

La dimension relationnelle de la communication comporte des significations qui ont autant de poids et d’impact que le contenu du message. Ces significations passent souvent par la communication non-verbale et para-verbale.

L’essence même de la communication ne réside pas dans le transfert d’information d’un émetteur à un récepteur, mais plutôt dans le processus relationnel et les résultats de l’interaction.

S’en tenir uniquement à la dimension du contenu équivaut à amputer l’interaction de significations essentielles… Les problèmes de « communication » sont rarement une simple mésentente au sujet du contenu!